Öffentliche Verwaltungen sind durch gesetzliche Vorgaben gefordert, die Digitalisierung voranzutreiben, und auch Bürgerinnen und Bürger erwarten eine beschleunigte Entwicklung – dennoch läuft nach wie vor vieles auf Papierwegen. Christoph Lubinus fächert auf, wie Scanner hier weiterbringen.
Öffentliche Verwaltungen tun sich aufgrund struktureller, kultureller und organisatorischer Besonderheiten oft immer noch schwer damit, die Digitalisierung konsequent umzusetzen. Dabei birgt sie nicht nur Herausforderungen, sondern vor allem auch eine Chance – nämlich, den Bürgerservice zu optimieren, Kosten zu senken und Prozesse zu verschlanken. Dies führt zu kürzeren Bearbeitungszeiten, einer höheren Datenverfügbarkeit und mehr Transparenz innerhalb der Verwaltung.
Besonders in Zeiten des Fachkräftemangels ermöglicht eine digitale Aktenführung in Verbindung mit automatisierten Abläufen, Personalressourcen gezielter einzusetzen und Mitarbeiter zu entlasten. Anstatt in meterlangen Aktenregalen nach den relevanten Dokumenten zu suchen, können Mitarbeiter sie direkt aus ihrer Fachanwendung heraus aufrufen. So bleibt mehr Zeit, um Bürgeranfragen kompetent zu beantworten.
Parallel dazu bedeutet die digitale Kommune für Bürgerinnen und Bürger vor allem einen einfacheren Zugang zu Dienstleistungen – unabhängig von Örtlichkeiten und Öffnungszeiten. Anträge werden schneller bearbeitet, was die Zufriedenheit zusätzlich steigert.
Wie Scannen effizient werden kann
Voraussetzung dafür ist, dass sowohl Bestandsakten als auch der tägliche papierbasierte Posteingang mit leistungsfähigen Scannern digitalisiert werden. Die am Markt verfügbaren Geräte sind mittlerweile in der Lage, auch große Dokumentenmengen in hoher Qualität zu verarbeiten. Auch beim Bedienkomfort gibt es keine großen Unterschiede.
Indes sollten Kommunen darauf achten, dass der gewählte Scanner mit Papierschutzfunktionen ausgestattet ist, die eine störungsfreie Verarbeitung großer Dokumentenstapel gewährleisten und dabei Fehl- oder Mehrfacheinzüge verhindern.
Umgang mit Urkunden
Zudem sollte das Gerät Dokumente in unterschiedlicher Größe verarbeiten können, etwa kleinformatige Urkunden aus dem Standesamt. Wenn der Scanner die „Technische Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen“ (TR-RESISCAN) umsetzt, werden die Digitalisate rechtsverbindlich und revisionssicher erstellt, sodass die Originale anschließend vernichtet werden können. Dies ermöglicht eine effizientere Verwaltung und gleichzeitig den Abbau von Papierbergen.
Scanner sind jedoch nur ein Teil der Gesamtlösung zur Prozessoptimierung. Mit der Digitalisierung von Papierdokumenten und deren Bereitstellung als PDF-Datei haben Kommunen außer einem geringeren Platzbedarf und einem schnelleren Zugriff auf ihre Dokumente noch nicht viel gewonnen. Wenn sie den Scanner jedoch über eine Plattform mit ihren Fachverfahren integrieren können, sind sie in der Lage, das Potenzial der Digitalisierung voll auszuschöpfen.
Prozessautomatisierung als Ziel
Idealerweise ist das Scanner-Display konfigurierbar, sodass mit einem Knopfdruck entweder einzelne Funktionen oder komplexe Prozesse ausgelöst werden können. Benutzer melden sich beispielsweise per Kartenleser oder PIN am Scanner an und erhalten ihre personalisierte Benutzeroberfläche mit allen für sie relevanten Funktionen. Das verringert manuelle Arbeitsschritte, sorgt für höchste Datensicherheit und eliminiert Fehlerquellen. Vor allem aber können neue Funktionen von Fachanwendungen bedarfsgerecht über die Integrationsplattform eingebunden werden, sodass Kommunen für künftige Anforderungen flexibel aufgestellt sind.
Die Digitalisierung ist für Kommunen nicht nur eine gesetzliche Notwendigkeit, sondern bietet auch die große Chance für mehr Effizienz und Bürgernähe. Damit dieses Vorhaben gelingt, müssen Papierdokumente mit einem leistungsfähigen Scanner digitalisiert werden. Wird er über eine Plattform mit den Fachverfahren verbunden, lassen sich ganze Abläufe automatisieren und damit die Effizienz maßgeblich steigern. Gleichzeitig bleibt die Verwaltung flexibel, da sich neue Funktionen einfach in den Scanner integrieren lassen. Damit ist das Fundament für eine moderne und zukunftssichere Verwaltungslandschaft gelegt.
Christoph Lubinus
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