Wie sich Rechnungsvorgänge digitalisieren lassen, zeigt eine 35.000-Einwohner-Stadt in Nordrhein-Westfalen: Geldern setzt bereits seit über einem Jahrzehnt auf papierlose Workflows – die Abläufe im Finanzwesen konnten so nachhaltig optimiert werden. Eine Zwischenbilanz mit Ausblick in die nächste Zukunft.
Rund zwölf Jahre ist es her, dass Papierberge, lange Bearbeitungszeiten und umständliche Dienstwege die Finanzprozesse der nordrhein-westfälischen Stadt Geldern prägten. Mittlerweile ist das jedoch Geschichte. Bereits seit 2013 setzt die Stadt auf einen Rechnungsworkflow, der alle Schritte von der Digitalisierung eingehender Rechnungen über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Buchung abdeckt. Damals nahm die Kommune noch eine Vorreiterrolle in der Region ein und zeigte, wie digitale Verwaltung gelingt.
Ein weiterer Meilenstein der Digitalisierungsreise in der Geldener Verwaltung war 2021 die Einführung eines neu entwickelten Versand-Managers. Als Teil des Prozesses „Steuerbescheide“ übernimmt er automatisiert den Versand. So konnte bereits im Januar 2022 die Jahressteuerbescheide komplett digital versendet werden.
Digitale Strategie rund um den Rechnungsworkflow
Wo sich früher Dokumente in Papierstapeln sammelten, haben die Mitarbeiter heute Zugriff auf einen komplett digitalen Prozess, in dem Informationen sofort für alle Beteiligten zugänglich sind. Dabei werden Eingangsrechnungen sowohl über E-Mail als auch das E-Rechnungsportal des Landes Nordrhein-Westfalen empfangen und direkt in den elektronischen Workflow eingespeist.
Die Poststelle scannt zudem die verbliebenen Papierrechnungen ein, sodass keine Verzögerungen mehr entstehen. „Das hat uns nicht nur deutlich schnellere Durchlaufzeiten beschert, sondern sichert auch eine zuverlässige Einhaltung von Skontofristen“, sagt Marcel Schüren aus dem Bereich Finanzen und Liegenschaften der Stadt Geldern.
Der Rechnungsworkflow bildet dabei das Kernstück der digitalen Strategie. Relevante Rechnungsdaten werden so etwa über den E-Rechnungs-Manager automatisiert erkannt und in das System übernommen. Damit schafft Geldern eine nahtlose medienbruchfreie Verarbeitung. Anschließend wird jede Rechnung mittels digitaler Prüfung und Genehmigung weiterverarbeitet.
Die Digitalisierung bewährt sich
„Insbesondere der Verzicht auf Unterschriften war für alle Beteiligten ungewohnt. Es gab viel Unsicherheit, ob ersetzendes Scannen, elektronische Zeichnung und Archivierung, beispielsweise auch in Klageverfahren, Rechtssicherheit bieten. Rückblickend hat es aber nie Probleme gegeben“, erklärt Schüren. Durch die automatisierten Prozesse wurden Fehlbuchungen stark reduziert, während Transparenz und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten stiegen.
Die Stadt Geldern nutzt das System ebenfalls für den digitalen Rechnungsausgang: Ausgangsrechnungen können dezentral erfasst und sofort umsatzsteuerkonform erstellt werden. Auch Gutschriften und andere debitorische Prozesse lassen sich nahtlos integrieren.
„Das ist besonders wichtig, weil wir uns bis 2027 auf die generelle Umsatzsteuerpflicht vorbereiten müssen“, betont Schüren. „Mit dem neuen Workflow werden die buchhalterischen Vorgaben automatisch eingehalten, ohne dass die Sachbearbeitung jedes Detail im Blick haben muss.“ Die Belege sind anschließend in der App jederzeit abrufbar und werden in den meisten Fällen digital versandt.
Der praktische Mehrwert durchgängig digitalisierter Prozesse zeigte sich während der Coronapandemie besonders deutlich: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten problemlos ins Homeoffice wechseln.
Dass Geldern sehr früh auf den Weg zur smarten Verwaltung eingeschwenkt ist, zahlt sich aber auch abseits von Ausnahmesituationen aus. Bürgerinnen und Bürger profitieren von kürzeren Bearbeitungszeiten und einer zuverlässigen Abwicklung, während die Verwaltung deutlich effizienter agieren kann. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist es für die Gelderner Stadtverwaltung Gold wert, standardisierte Abläufe durch intelligente Workflows zu beschleunigen.
Die Mitarbeiter an Bord holen
Um sie reibungslos umzusetzen, galt es jedoch immer wieder, besondere Anforderungen umzusetzen. So musste der Umgang mit großformatigen Plänen oder umfangreichen Anlagen geklärt werden, etwa bei Rechnungen für städtische Bauprojekte.
Zudem erforderte die Einführung des digitalen Rechnungsworkflows einen Kulturwandel in den Fachbereichen und Teams. „Wir mussten nicht nur die Technik aufsetzen, sondern auch die Mitarbeiter schulen, ihnen das Vertrauen in die elektronischen Freigaben vermitteln und Abläufe vereinheitlichen. Gleichzeitig benötigten wir genug Flexibilität für Ausnahmen“, so Schüren.
Mit einer engen Abstimmung zwischen IT-Abteilung, Kämmerei und Fachbereichen sei es gelungen, Bewährtes ins Digitale zu übertragen. Gleichzeitig betont Marcel Schüren, dass die Digitalisierung bei neuen und zukünftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein klares Plus sei: „Viele jüngere Beschäftigte sind ohnehin keine Papierprozesse mehr gewohnt und wollen nicht mehr so arbeiten. Da können wir als Arbeitgeber punkten.“
Deutlich mehr Effizienz
Mit der digitalen Lösung werden in Geldern nicht nur Rechnungen effizient verarbeitet, sondern auch weitergehende Anwendungen verknüpft. So profitieren etwa die Finanzbuchhaltung und Haushaltsausführung von konsistenten Daten und die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR), die Anlagenbuchhaltung sowie die zentrale Adressverwaltung kommunizieren reibungslos miteinander.
„Diese Integration sorgt dafür, dass Daten nur einmal erfasst werden müssen, das erspart uns viele doppelte Arbeitsschritte“, sagt Schüren. Zudem eröffnen die Lösungen smarte Optionen für die Zukunft, etwa das Freigabeworkflow-Modul, das in Geldern perspektivisch für weitere Geschäftsvorfälle – etwa Tages- oder Monatsabschlüsse – genutzt werden soll.
Einen großen Schritt nach vorn erwartet die Stadt Geldern zudem durch das KI-gestützte Smart Add-on „Teilworkflowzuordnung“: Es wird die automatische Zuordnung von Rechnungen zu den jeweiligen Fachbereichen übernehmen. Auf Basis historischer Buchungsdaten und Textanalysen erkennt das System selbstständig, welche Kostenstellen angesprochen werden und leitet den Vorgang direkt an die richtigen Mitarbeiter. So wird der manuelle Aufwand weiter verringert, und die Bearbeitungszeiten sinken erneut.
„In Verbindung mit den E-Rechnungsdaten ist das ein perfektes Zusammenspiel, da ein Großteil aller relevanten Informationen schon digital vorliegt“, sagt Schüren. Besonders für wiederkehrende oder standardisierte Rechnungen verspricht das Verfahren hohe Zeitersparnis und noch weniger fehleranfällige Buchungen.
Jörg Kleindopp
Generative KI in der Verwaltung: Mensch und Maschine im Einklang
Digitalisierung in Verwaltungen beschleunigen
