Neue Strukturen für die Smart City von Morgen

Intelligente Systeme bringen die digitale Transformation voran. Ein Hindernis auf diesem Weg: Kommunale Verwaltungsstrukturen sind häufig nicht darauf ausgelegt, die komplexen Anforderungen von Smart City-Vorhaben zu erfüllen. Wie kommt man hier weiter? Antworten aus dem Deutschen Institut für Urbanistik.

Smart City
Getrennte Themen-, Aufgaben- und Amtsbereiche passen nicht mehr in der digitalen, vernetzten Welt. Die Empfehlung: neue Organisationsmodelle für Smart Cities und smarte Regionen. Foto: Adobe Stock/Yingyaipumi

Die Entwicklung der Smart City – oder der smarten Region – geht weit über den Einsatz digitaler Technik im Rahmen der Stadtentwicklung hinaus. Denn diese digitalen Instrumente bringen Fragen neuer Arbeitsweisen und Verfahren in der Kommunalverwaltung mit: Digitalisierung und Smart City erfordern einen integrierten und vernetzten Ansatz, der jedoch häufig im Widerspruch zu einer durch Spezialisierung geprägten traditionellen Organisation der kommunalen Verwaltung steht.

Um die Smart City effizient und effektiv voranzubringen, braucht man passende oder auch neue Formen der Organisation, die ein Miteinander unterschiedlicher Verwaltungseinheiten möglich machen. Solche Veränderungen im etablierten Aufbau von Verwaltungen zu bewirken und umzusetzen, gestaltet sich allerdings selten leicht.

Die Auswahl des passenden Organisationsmodells

Für Verantwortliche in den Kommunen liegt die Herausforderung bereits in der Auswahl potenzieller neuer Organisationsmodelle und -formen. Es gibt eine Vielfalt an möglichen Organisationsformen: Steuerkreise, Digitalisierungsbeauftragte oder Chief Digital Officer (CDO), Stabsstellen bei der Verwaltungsspitze, Smart City-Büros, der Aufbau einer Projekt-Matrix-Struktur für eine stärkere horizontale Zusammenarbeit oder eigene Ämter für Digitalisierung sowie Digitallotsen und Digitalagenturen. Daraus entstehen Unsicherheiten in den Kommunen bei der Wahl der „richtigen“ Strukturen: Welche Formen passen bei uns?

Das Deutsche Institut für Urbanistik zeigt in einer Arbeitshilfe, wie Kommunen effiziente Organisationsmodelle entwickeln können: „Organisation und Management in smarten Städten und Regionen“. Die Handreichung bietet einen detaillierten Überblick über Organisationsmodelle der Smart City mit ihren Vorzügen und Nachteilen und zugleich ein Orientierungsraster, um gewählte Modelle anderer Kommunen zu verstehen.

Drei zentrale Ebenen auf dem Weg zur Smart City

Hierbei wird deutlich, dass Smart City-Projekte nur dann wirkungsvoll realisiert werden können, wenn das Zusammenspiel von drei zentralen Ebenen organisatorisch sichergestellt wird:

  • Die politisch-strategische Ebene – etwa Gemeinderat, Stadtrat, Ausschuss oder Lenkungskreis – ist für Grundsatzentscheidungen und die politische Legitimation verantwortlich.
  • Auf der koordinierenden Ebene geht es zumeist um die Strukturierung und Leitung, wofür beispielsweise eine Stabsstelle oder ein Amt verantwortlich ist.
  • Auf der Umsetzungsebene – zum Beispiel in Form eines Fachamts, einer als GmbH organisierten Digitalagentur oder einer Projektgruppe – werden entsprechende Maßnahmen geplant und umgesetzt.

Besondere Bedeutung kommt dabei der koordinierenden Ebene in den Kommunen zu: Die Smart City-Teams und -Büros in den Kommunen – Stabsstelle, Amt oder Digitalisierungsgesellschaft – übernehmen eine entscheidende Rolle dabei, den Smart City-Prozess der Stadt, der Gemeinde oder des Landkreises voranzubringen. Dies gilt es, bei der Wahl ihrer Organisationsform, ihrer Handlungsmöglichkeiten sowie bei der Rolle und Besetzung ihrer Leitungsfunktion zu beachten.

Smart City
Für eine erfolgreiche Digitalisierung in den Kommunen braucht es den politischen Willen und Verantwortliche, die den verteilten Prozess koordinieren. Foto: Adobe Stock/insta_photos

Der Weg von der Smart City zur smarten Region

Während viele Städte nach der Verwaltungsdigitalisierung nun auch ihre Entwicklung zur Smart City organisatorisch absichern und beginnen, Strukturen herauszubilden, scheinen die zukünftigen organisatorischen Herausforderung vor allem im Feld der regionalen Kooperationen zu liegen. So zeigt etwa der „Trendreport Digitaler Staat“, dass insbesondere in den kreisangehörigen Städten und Gemeinden sowie den Landkreisen entsprechende Strukturen und Verantwortlichkeiten für die Smart City fehlen.


Zum Weiterlesen

Wie wird die Verwaltung fit für die Transformation? Zu dieser Frage stellt das Deutsche Institut für Urbanistik eine Arbeitshilfe zur Verfügung: „Organisation und Management in smarten Städten und Regionen — Kommunale Arbeitshilfe zu verwaltungsbezogenen Modellen für das Management von Smart-City-Vorhaben“.
ww.smart-city-dialog.de/forschung/fachpublikationen


Es wächst aber das Bewusstsein für eine smarte Region, die mit digitalen Ansätzen dazu beiträgt, den spezifischen Herausforderungen zu begegnen. Smart City ist nicht nur ein Privileg von größeren Städten, sondern muss auch bei kleinen Gemeinden und in ländlichen Regionen greifen.

Die Stärken der „Kleinen“

Dabei haben kleinere Gemeinden innerhalb ihrer Grenzen häufig gute Voraussetzungen für ein Arbeiten, das über die Fachbereiche hinausgeht. So zeichnet sich beispielsweise die Arbeitsebene in kleineren Kommunen meist durch einen intensiven Austausch im Tagesgeschäft aus: Die geringe Akteursdichte begünstigt unmittelbare und persönliche Kontakte. Personelle Mehrfachfunktionen innerhalb der Verwaltung sowie außerhalb – etwa im lokalen Vereinswesen – sind nicht ungewöhnlich. Verwaltungsintern in der Gemeinde erfolgt eine frühzeitige Einbeziehung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu speziellen Themenfeldern meist „von selbst“.

Gestärkt werden muss der kooperative Gedanke einer smarten Region. Es gilt, eine Vertrauenskultur der interkommunalen Zusammenarbeit aufzubauen, Spielregeln der Zusammenarbeit zu entwickeln und einen Taktgeber zu etablieren. So können regionale Initiativen gestartet werden.

Hier gilt es, aufgezeigte Organisationsmodelle für die interkommunale Zusammenarbeit zu nutzen, um gemeinsam getragene Lösungen umzusetzen. Beispiele dafür gibt es bereits: wie der Verbund „5 für Südwestfalen“ oder der Landkreis Mayen-Koblenz im Rahmen der Modellprojekte Smart Cities.


Die Autoren

Jan Abt ist wissenschaftlicher Projektleiter am Deutschen Institut für Urbanistik (Difu). Theresa Hohmann ist dort wissenschaftliche Mitarbeiterin. Sie sind Teil der Koordinierungs- und Transferstelle des Förderprogramms Modellprojekte Smart Cities des Bundesministeriums für Wohnen, Stadtentwicklung und Bauwesen.


Jan Abt, Theresa Hohmann

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