Digitalisierung bringt einen enormen Entwicklungsschub für die Verwaltung, heißt aber auch: Jobbeschreibungen und Mitarbeiter sollten sich mitentwickeln, (Weiter-)Bildung ist zentral. Wie umfassend das sein kann und wie Karlsruhe diese Aufgabe meistert, schlüsselt Bürgermeister Albert Käuflein auf.
Karlsruhe ist die Stadt des Rechts. Das Bundesverfassungsgericht und der Bundesgerichtshof sind
vor Ort. Karlsruhe ist weiter UNESCO City of Media Arts, mithin die Stadt der Medienkunst. Und Karlsruhe ist die Stadt der klugen Ideen, der Innovationen, das KIT, das Karlsruher Institut für Technologie, sowie viele weitere Hochschulen und Forschungseinrichtungen prägen ein innovatives Klima.
Dieses innovative Klima strahlt auch auf die Stadtverwaltung aus. Wir digitalisieren, weil wir die Arbeit erleichtern, den Service verbessern und weil wir, auf Dauer und aufs Ganze gesehen, Ressourcen sparen.
Was digitalaffine Mitarbeiter leisten
Das 2017 gegründete Amt für Informationstechnik und Digitalisierung bündelt die zentralen IT- und Digitalisierungsaufgaben der Stadtverwaltung Karlsruhe. Seit Verabschiedung der Digitalstrategie im Jahr 2022 hat sich die Verwaltung organisatorisch, technisch und kulturell spürbar weiterentwickelt.
Zur Unterstützung dieses Wandels wurden neue Rollen wie die Digital Change Advisor (DCA) etabliert. Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Fachlichkeit und IT und fördern die Akzeptanz digitaler Lösungen in den Dienststellen. Digital Change Advisor sind digital affine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung, die an einem internen Qualifizierungsprogramm teilnehmen oder bereits teilgenommen haben.
Personell hat sich das IT-Amt deutlich entwickelt: Die Beschäftigtenzahl wuchs von ursprünglich rund 25 auf inzwischen etwa 100 Mitarbeitende. Dieses Wachstum unterstreicht die zunehmende Bedeutung der Digitalisierung innerhalb der Stadtverwaltung.
Ergänzend sichern Gremien wie die gemeinderätliche IT-Kommission und der verwaltungsinterne IT-Beirat eine strukturierte politische Abstimmung sowie eine transparente Priorisierung von Digitalisierungsprojekten.
Vielfältige Digitalisierungsprojekte
Zur Umsetzung der Digitalstrategie wurden zahlreiche Projekte realisiert oder befinden sich in Umsetzung. Mobiles Arbeiten und die damit verbundene Ein-Gerät-Strategie ist technisch abgeschlossen und wird durch die geplante Einführung von Softphone-Telefonie weiter unterstützt. Auch die technische Infrastruktur wird kontinuierlich modernisiert: Die TK-Anlage ist erneuert, der Glasfaserausbau weitgehend abgeschlossen und die Anbindung an das städtische Netz erfolgt schrittweise nach Rolloutplan.
Für interne Prozesse wurden zentrale Fachverfahren auf- und ausgebaut: Rechnungseingangsworkflow und E-Ausgangsrechnung, die etablierte E-Personalakte sowie die fast flächendeckend eingeführte E-Akte (Enaio), deren Module wie E-Workflow und E-Posteingang schrittweise in den Dienststellen ausgerollt werden. Dadurch wird das städtische Beschlusswesen digitalisiert und hat zu einer deutlichen Reduktion des stadtinternen Papierumlaufs beigetragen.
Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Automatisierungswerkzeugen (Robotic Process Automation) gewinnt stark an Bedeutung. Die städtische Webseite nutzt bereits KI-gestützte Übersetzungen (DeepL). Weitere KI-Anwendungen werden derzeit pilotiert, der normative Rahmen hierzu (KI-Strategie und KI-Dienstvereinbarung) befindet sich in Erarbeitung.
Zukunftsfähige Verwaltung
Auch die Automatisierung von repetitiven und damit fehleranfälligen Standardaufgaben ist ein strategisches Handlungsfeld der Stadt Karlsruhe. Hier kommen in einem Pilotprojekt Softwarebots (RPA-Bots) zum Einsatz, um die Mitarbeiter von ermüdenden Routineaufgaben zu entlasten.
Der sichere Betrieb der städtischen Infrastruktur und der Fachanwendungen steht aufgrund der vielfältigen Bedrohungslagen zunehmend im Fokus des Handelns. Angesichts der angespannten Haushaltslage mussten andere Vorhaben jedoch pausiert werden, um Investitionen in das vitale Thema IT-Sicherheit für einen sicheren IT-Betrieb zu ermöglichen.
Seit Einführung der Digitalstrategie ist die Zahl der erfassten digitalen Verwaltungsleistungen deutlich gestiegen – von 456 im Jahr 2022 auf 1180 im Jahr 2025.
Ausbau der digitalen Barrierefreiheit
Eine Besonderheit ist die umfassende Serviceübersicht auf karlsruhe.de, die nicht nur städtische, sondern alle relevanten Leistungen für die Bevölkerung abbildet. Sie erleichtert die Orientierung und dient zugleich als Wissensbasis für die 115-Servicehotline.
Die digitale Barrierefreiheit wird kontinuierlich ausgebaut; aktuell wird eine KI-basierte Sprachsynthese (TTS „text-to-speech“) getestet, deren geplanter Livegang im Februar 2026 insbesondere Älteren und Personen mit Sehbeeinträchtigungen den Zugang erleichtert.
Mit alledem schafft Karlsruhe die Grundlage für ein durchgängig digitales Arbeiten in der Stadtverwaltung und verbessert zugleich den Service für die Bürgerschaft.
Albert Käuflein
Der Autor
Dr. Albert Käuflein (CDU) ist Bürgermeister der Stadt Karlsruhe, zuständig unter anderem für Personal und Organisation, Digitalisierung und Moderne Verwaltung.
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