Wie zugänglich ist Verwaltungssprache? Die Ergebnisse einer aktuellen Studie sind eindeutig: Die untersuchten Internettexte waren mangelhaft. Eine leichter verständliche Verwaltungssprache ist aber nicht so schwierig umzusetzen, wie viele glauben. Man kann bewährte Methoden sowie technische Lösungen nutzen.
Verwaltungen informieren Bürgerinnen und Bürger zu vielen Themen. Diese Informationen sind die Grundlage, um Gesetze und politische Entscheidungen zu vermitteln. Damit die jeweiligen Informationen bei den Menschen ankommen können, müssen sie so verständlich wie möglich sein.
Verständliche Informationen ermöglichen eine Teilhabe an politischen und gesellschaftlichen Prozessen. Unverständliche Sprache führt dagegen oft zu Politikverdrossenheit. Die Menschen wenden sich vom Staat und seinen Institutionen ab, wenn Entscheidungen nicht verstanden werden.
Neues Gesetz für barrierefreie Sprache tritt in Kraft
Ein weiterer Grund, sich mit barrierefreier Sprache zu beschäftigen: Am 28. Juni 2025 tritt das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz (BFSG) in Kraft. Spätestens dann wird Verständlichkeit zu einer Grundbedingung der Verwaltungskommunikation.
Eine aktuelle Studie der H&H Communication Lab GmbH hat untersucht, wie verständlich die Webseitentexte von Städten und Ministerien sowie Körperschaften und Behörden sind. Das Ergebnis: Vor allem Ministerien, Körperschaften und Behörden kommunizieren unverständlich. Doch auch Kommunen machen es den Bürgerinnen und Bürgern oft nicht leicht, Informationen zu verstehen.
Schlechte Noten für Internettexte von Behörden
Die Werte der formalen Verständlichkeit auf dem Hohenheimer Verständlichkeits-Index (HIX) liegen bei der Studie zwischen 4,6 und 9,0 Punkten. Dabei misst der HIX die Verständlichkeit auf einer Skala von 0 (sehr schwer verständlich) bis 20 (sehr leicht verständlich). Für Texte im Web sollte eine Verständlichkeit von mindestens 16 Punkten erreicht werden – ein Ergebnis, das keine untersuchte Einheit im Durchschnitt erreicht. Das Fazit: Der Staat muss deutlich verständlicher kommunizieren.
Zu den häufigsten Verstößen – und damit Sprachbarrieren – gehören laut Studie lange Schachtelsätze, Fachsprache und der für Verwaltungen typische Nominalstil. Die Sprache war häufig passiv-distanziert und unnötig komplex. Das erschwert es, Informationen schnell und vollständig zu verstehen.
Zum Glück gibt es Lösungsansätze. Beispielsweise lassen sich lange Sätze in mehrere Sätze aufteilen. Dadurch werden sie lesbarer. Fachbegriffe können erklärt oder durch einfache Formulierungen ersetzt werden. Nominalstil oder Passiv lassen sich durch eine aktive Sprache vermeiden. Hierfür müssen die Einrichtungen ihre Mitarbeitenden sensibilisieren. Auch Künstliche Intelligenz (KI) kann ein effektives Hilfsmittel für bessere Texte sein.
Wie Verwaltungssprache leichter verständlich wird
In der Studie gibt es aber auch Lichtblicke: Im Hinsicht auf die barrierefreie Kommunikation zeigen sich bei vielen Kommunen, Behörden und Ministerien bereits gute Ansätze. Informationen in Leichter Sprache sind grundsätzlich verfügbar.
Die Bandbreite, wie umfangreich sie angeboten wird, ist jedoch groß. Hier gibt es einige untersuchte Einheiten, die bislang nur rudimentäre Informationen in Leichter Sprache anbieten. Nicht nur mit Blick auf das BFSG ist darum schon jetzt Handlungsbedarf geboten.
Auch bei Gebärdensprache und bei Informationen in anderen Sprachen gibt es bei den Verwaltungen immer mehr Angebote. Dies ist sehr positiv zu werten. Zwar steckt die Entwicklung noch in den Kinderschuhen. Künstliche Intelligenz, wie die Machine Translation, wird es Verwaltungen aber künftig ermöglichen, ihre Informationen multilingual zu publizieren. Auf diese Weise können auch hier deutlich mehr Menschen erreicht werden.
Tipps für leichter verständliche Verwaltungssprache
Sprache muss nicht kompliziert sein. Wichtig ist, klare Regeln für verständliche Texte zu definieren:
- Satzlänge: klar festlegen, dass etwa Sätze im Internet nicht länger als 14 Wörter sein dürfen.
- Fachsprache: Auf unbekannte Fachbegriffe wie „Survivorship“ oder „Dual-Use-Projekte“ verzichten und verständlich übersetzen.
- Bewusstsein schaffen und sensibilisieren: Mitarbeitende regelmäßig zu den Themen verständliche und barrierefreie Sprache schulen.
- Software und KI nutzen: Es gibt Programme, die darauf trainiert sind, komplexe Texte in verständliche Sprache zu übersetzen. Auch wandeln sie Texte in andere Sprachen oder in Leichte Sprache um.
Mit Hilfe von konkreten Schreibregeln und KI-gestützten Tools kann es jeder Behörde gelingen, komplexe Inhalte bürgerfreundlich zu vermitteln.
Die Autoren
Dr. Anikar Haseloff und Oliver Haug sind Gründer der H&H Communication Lab GmbH, Institut für Verständlichkeit. Anikar Haseloff ist Geschäftsführer, Oliver Haug ist Direktor des Instituts.
Anikar Haseloff, Oliver Haug
Mit individuellen Angeboten lebenslanges Lernen fördern
Studie: Wie fit sind Städte und Behörden für das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz?
