Zwischen Euphorie und Endzeitstimmung: Künstliche Intelligenz ist in aller Munde, aber mit sehr unterschiedlichen Einschätzungen. Frederic Schubert vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO ordnet das Potenzial für die öffentliche Verwaltung ein.
In nur wenigen Jahren hat sich Künstliche Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung von einer Nischentechnologie zu einem hochrelevanten Gestaltungsinstrument entwickelt, das aus keiner Digitalstrategie mehr wegzudenken ist. Den entscheidenden Impuls dafür gaben die Veröffentlichungen generativer Modelle wie ChatGPT und Google Gemini in den Jahren 2022/23, die eine breite Nutzbarkeit ermöglichten und arbeitsplatznahe Assistenzszenarien in den Fokus rückten.
Seither sind zahlreiche neue Lösungen in die Praxis eingezogen. Laut einer aktuellen Civey-Befragung von 1500 Entscheidern aus der Kommunalverwaltung setzen bereits rund 37 Prozent KI ein oder planen dies. Bei der Bürgerschaft stößt das auf Anklang: Im eGovernment MONITOR 2024 befürwortete eine Mehrheit von 75 Prozent den behördlichen Einsatz von KI, sofern die Entscheidungshoheit beim Menschen liegt.
Gleichzeitig gilt: Die meisten Behörden – vor allem in kleineren Kommunen – stehen noch am Anfang und fühlen sich unzureichend auf die künftige Implementierung vorbereitet.
Großes Potenzial für Behörden
Trotz des zweifellos teils überzogenen KI-Hypes und erster erkennbarer Grenzen ist das behördliche Einsatzpotenzial enorm. Im Frontoffice ermöglicht KI eine Optimierung der Bearbeitung von Bürgeranfragen, indem sie automatisiert Auskünfte erteilt und bei der Antragstellung assistiert. Gleichzeitig erleichtert sie die Personalisierung von Bürgerdiensten, zum Beispiel durch Sprachübersetzung und -vereinfachung, sowie das Feedback-Management.
Zu den Anwendungsmöglichkeiten im Backoffice zählen die Beschleunigung des Dokumentenmanagements und dynamische IT-Wissensdatenbanken. Bei der Wissensarbeit unterstützt KI durch Ideengenerierung, Recherche, Zusammenfassung und Protokollierung. Im Projektmanagement kann sie Projektpläne und Zuständigkeiten vorschlagen sowie Risiken und offene Fragen identifizieren.
Eine weitere Anwendungsebene ist die Entscheidungsunterstützung, beispielsweise durch Notrufanalysen, Katastrophenprognosen, Betrugserkennung und Fallpriorisierung in Genehmigungsprozessen sowie die Simulation von Stadtentwicklungsszenarien. Bei klar geregelten Verfahren wie der Ausstellung von Anwohnerparkausweisen ist zudem eine rechtssichere Entscheidungsautomatisierung möglich. Kommunen, die all diese Chancen ergreifen, steigern ihre Effizienz und Entscheidungsqualität sowie die Bürger- und Mitarbeiterzufriedenheit. Dies wurde vielerorts bereits erkannt.
Hürden, die zu überwinden sind
Den vielfältigen Chancen stehen ebenso vielfältige, überwiegend strukturelle Hürden gegenüber. Es mangelt auf allen Ebenen an verbindlichen Standards. Daraus resultieren unter anderem fragmentierte und unzugängliche Datenbestände, inkonsistente Datenqualität sowie heterogene Infrastrukturen, die Vendor-Lock-in-Risiken begünstigen.
Zudem bremsen Personal-, Budget- und Kompetenzengpässe, eine unzureichende Innovationskultur, behäbige Beschaffungsprozesse sowie Regelungslücken und komplexe Vorgaben zu IT-Sicherheit, Datenschutz, Haftung und Ethik. Hinzu kommen die oft begrenzte Erklärbarkeit und unklare Zuverlässigkeit komplexer KI-Modelle, Souveränitätsrisiken durch Abhängigkeiten von Auslandsanbietern sowie Nachhaltigkeitsanforderungen bezüglich Rechenlast und Energieverbrauch.
Lösungsansätze, die helfen können
Gegensteuern lässt sich, indem verbindliche Standards für Daten, Schnittstellen und Prozesse geschaffen sowie offene und gepflegte Datenbestände gewährleistet werden. Darauf können dann interoperable, modulare Infrastrukturen mit Exit-Fähigkeit aufbauen. Parallel dazu sind eine Governance und Sicherheit zu gestalten, die auf klaren Rollen, Human-in-the-Loop, Zero Trust, Protokollierung sowie Privacy by Design und Datenschutz-Folgenabschätzung basieren.
Ebenso wichtig sind ein gezielter Kompetenzaufbau sowie Beschaffungen, die nach Souveränitäts- und Nachhaltigkeitskriterien erfolgen. Konkrete Zielsetzungen, streng nach Nutzen priorisierte Use Cases, klare Kennzahlen mit ständigem Monitoring, Reallabore und MVP-Pilotierungen, interkommunale Kooperationen, transparente Rechts- und Ethikklärungen sowie Partizipation sichern Wirkung und Akzeptanz.
Was sich in der Praxis bewährt
Zudem lohnt sich die Orientierung an Vorhaben, die bereits umgesetzt werden. In Wien werden beispielsweise Baugenehmigungen durch KI-gestützte Antragsdatenextraktion und -validierung sowie Meldung von Unstimmigkeiten und einen rechtsquellenbasierten Chatbot beschleunigt. Oder Wertheim: Dort verkürzt ein KI-Programm die Erstellung von Ratsprotokollen um 50 bis 60 Prozent.
Schorndorf wiederum überzeugt mit einem ganzheitlichen Befähigungsansatz: Das Spektrum reicht von Grundlagenkursen über Fachtrainings und Prompt-Workshops bis hin zu Angeboten für Senioren, alles eingebettet in eine öffentlich zugängliche Dienstanweisung.
Das Heilbronner Stadtarchiv nutzt KI, um Personen und Gebäude auf Fotos zu erkennen und somit die Erschließung historischer Bestände und den Zugang zum Kulturerbe zu verbessern. Und ein weiteres Beispiel: In Nordrhein-Westfalen steht allen Kommunen seit April 2025 ein Rahmenvertrag für die KI-gestützte Ausschreibungsvorbereitung mit der Plattform GovRadar zur Verfügung.
Frederic Schubert
Der Autor
Frederic Schubert ist Wissenschaftler am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO in Stuttgart.
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