Von Chatbots über automatisierte Wohngeldprüfung bis zur DeutschlandAPP: Nürnberg setzt Künstliche Intelligenz bereits in vielen Verwaltungsbereichen ein. Olaf Kuch erläutert, warum der Schlüssel zum Erfolg nicht die Technologie selbst ist, sondern die konsequente Modernisierung von Abläufen und Strukturen.
Nürnberg treibt die digitale Transformation seit vielen Jahren konsequent voran und steht im kommunalen Vergleich gut da. Auch KI kommt zum Einsatz. Warum?
Olaf Kuch: Kommunen stehen vor riesigen Herausforderungen. Übertragenen und eigenen Aufgaben stehen knappe Haushalte sowie fehlende Fachkräfte gegenüber. Von der Generation, die in den nächsten Jahren in Ruhestand geht und deren Wissen zum Teil verloren geht, ganz zu schweigen. Unser Ansatz ist daher, Effizienz in die Prozesse zu bringen. KI und Automatisierung können hierbei eine große Unterstützung sein.
Wie und wann kommen diese bei Ihnen zum Einsatz?
Olaf Kuch: Wichtig ist mir vorauszuschicken: Künstliche Intelligenz und Automatisierung sind keine Heilmittel. Beides setzt auf bestehende Informationen, Daten, Prozesse und Strukturen. Deshalb prüfen wir immer zuerst den Prozess, aus Sicht der Nutzer und der Mitarbeiter. Welcher Mehrwert entsteht? Neben einer monetären Dimension sollen unsere Services und Abläufe qualitativ besser werden und natürlich rechtskonform sein. Erst wenn diese Vorarbeiten geleistet sind – und glauben Sie mir, das ist oft der größere Aufwand – suchen wir die dazu passende Technik. Das Motto ist: Ein schlechter analoger Prozess wird auch digitalisiert schlecht bleiben. Also müssen wir es besser machen.
Vom Datencheck zur praktischen Anwendung
Wie läuft das ab?
Olaf Kuch: Wir fragen uns: Sind die Informationen, mit denen die KI trainiert werden soll, neutral oder haben wir Bias drin? Sind die vorhandenen Daten konsistent, valide und ausreichend für einen sinnvollen KI-Einsatz? Was genau am bestehenden Prozess ist notwendig und macht auch digital noch Sinn, was kann weg? Auch die Abstimmung mit Datenschutz, Informations- und IT-Sicherheit ist eine notwendige Voraussetzung. Wenn wir das alles geklärt haben, können KI oder Automatisierung sinnvoll unterstützen.
Wie sieht das konkret aus?
Olaf Kuch: Wir nutzen Voice- und Chatbots im Kundenservice beim Umweltamt oder bei den Bürgerämtern. Im Sozialamt prüft ein KI-gestütztes System Wohngeldanträge automatisiert auf Vollständigkeit. Wir erproben Tools von Fachverfahrensherstellern und vieles mehr. Wo Arbeitsschritte sich nicht ändern, prüfen wir immer den Einsatz von KI oder Automatisierung.
Zwischen Governance, Datenschutz und Förderalismus
Wo sind Hürden beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz?
Olaf Kuch: Rechtliche Rahmenbedingungen, Governance, Change, Prozesse, Daten – die Liste ist lang. Aber all dies ist lösbar und macht eine Verwaltung letztendlich fitter und resilienter. Es gibt viele Perspektiven auf das Thema. Wir haben bereits vor langer Zeit begonnen, uns mit der digitalen Transformation auseinanderzusetzen und entsprechende Strukturen, Wissen und auch eine Haltung aufgebaut.
Doch auch die Rahmenbedingungen entlang der föderalen Kette Bund-Land-Kommune sind herausfordernd. Kommunen setzen in vielen Bereichen weisungsgebunden um. Vor Ort entstehen direkte Rückmeldungen seitens der Bürgerschaft. Wir alle machen Erfahrungen und könnten Verbesserungen oder Synergievorschläge liefern. Doch ein schneller Rückkanal fehlt dieser Top-down-Struktur vom Bund über das Land zur Kommune. Damit geht wertvoller Input in Verbindung mit Zeit und Geld verloren.
Was könnte noch besser gemacht werden?
Olaf Kuch: Ein Beispiel: Datenschutzbeauftragte jeder Kommune müssen ihre Onlinedienste – egal ob mit KI oder ohne – freigeben. Wir alle nutzen aber Onlinedienste des Freistaats Bayern – warum muss dann bei gleichen Diensten jede Kommune diesen nochmal datenschutzrechtlich prüfen und freigeben?
Erfolgsfaktoren für KI in der Verwaltung
Gibt es auch positive Entwicklungen?
Olaf Kuch: Ja, durchaus. Das Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung ist sehr aktiv im Gespräch mit allen Beteiligten wie zum Beispiel Herstellern oder Verwaltungen der unterschiedlichsten Ebenen. Dort werden derzeit viele Anforderungen gebündelt, strukturiert und Neues erprobt. Wir sind beispielsweise Pilotkommune bei der DeutschlandAPP. Daten aus Nürnberg trainieren die KI und tragen damit zu einer höheren Qualität der angebotenen Onlinedienste bei. Dieser unmittelbare Draht, kommunale Erfahrungen direkt bei gesetzgebenden Ministerien einspeisen zu können, ist aus unserer Sicht sehr gut.
Welche Ihrer KI-Erfahrungen könnten für andere besonders wichtig sein?
Olaf Kuch: Der Einsatz von KI oder Automatisierung ist vor allem dann effizient und effektiv, wenn die Prozesse vorher optimiert wurden. Dafür müssen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Interessenvertretungen, Politik, Fachdienststellen und gegebenenfalls auch Fachverfahrenshersteller an einen Tisch. Digitalisierung ist eine klassische Querschnittsaufgabe. Jeder Bereich trägt seine Expertise bei, und nur dann kommt ein optimaler Prozess heraus, der auch digital für unsere Bürgerinnen und Bürger sinnvoll, einfach und transparent ist.
Und was ist für Sie in der Stadt Nürnberg beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz vor allem wichtig?
Olaf Kuch: KI-Nutzung ist nach wie vor neu und erzeugt Ängste oder Unsicherheiten. Um darauf einzugehen, schulen wir mittlerweile inhouse. So können wir auf die Bedarfe möglichst individuell eingehen. Und: Fehler und Rückschläge gehören dazu. Als wir voller Elan anfingen, kam bei jedem Termin eine lange Liste an neuen Themen und Problemen auf. Das kann frustrieren. Mein Tipp: Durchhalten und Erfolge feiern, denn Erfolge sind der allerbeste Multiplikator!
Interview von Fabienne Acker
Zur Person
Olaf Kuch (CSU) ist Referent für Personal, Organisation, Sicherheit und Bürgerservice in der Stadt Nürnberg.
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