Die Stadt Holzminden nutzt bereits seit April 2026 die RPA-Lösung „Emma“ zur Automatisierung standardisierter Verwaltungsaufgaben. Die digitale Assistenz unterstützt unter anderem die Wohngeldstelle, die Bearbeitung von SEPA-Lastschriftmandaten und die Postverteilung.
Bereits seit April 2026 nutzt die Stadt Holzminden die Robotic-Process-Automation-Lösung (RPA) „Emma“ als digitale Unterstützung in der Stadtverwaltung. Die Anwendung übernimmt standardisierte und repetitive Arbeitsschritte und entlastet damit die Beschäftigten bei ihren Tätigkeiten.
„Emma“ ist als kognitive Künstliche Intelligenz konzipiert und unterscheidet sich damit von generativen KI-Systemen. Die Anwendung führt ausschließlich vorab definierte und angelernte Arbeitsschritte aus; eine eigenständige Erstellung von Inhalten erfolgt nicht.
Die fachliche Verantwortung sowie die Entscheidungsbefugnis verbleiben unverändert bei den jeweils zuständigen Sachbearbeitenden. Dies berichtet die Stadt Holzminden in einer Mitteilung.
Digitale Unterstützung für wiederkehrende Verwaltungsaufgaben
Zu Beginn des Projekts erhielten fünf Pilotanwenderinnen und -anwender eine Schulung. Im Anschluss wurden drei Anwendungsfälle realisiert: die automatisierte Erfassung digital eingereichter Wohngeldanträge, das Auslesen digital übermittelter SEPA-Lastschriftmandate sowie die automatisierte Verteilung digital eingehender Post.
- Für die Wohngeldstelle erfasst EMMA digital eingehende Anträge mit ihren umfangreichen Anlagen automatisiert und überträgt die Daten in die Fachanwendungen. Damit kann die digitale Assistenz die Sachbearbeitenden künftig bei jährlich über 600 Anträgen zuarbeiten.
- „Emma“ unterstützt zudem die Bearbeitung von rund 900 SEPA-Lastschriftmandaten pro Jahr, indem sie das automatisierte Herunterladen und Auslesen übernimmt. Dies trägt zu einer zügigeren Verarbeitung in der Finanzsoftware bei.
- Die digitale Postverteilung ordnet eingehende Anliegen automatisiert den zuständigen Bereichen zu. Eine manuelle Sichtung und Weiterleitung ist dadurch nicht mehr erforderlich. Das reduziert den Aufwand im Arbeitsalltag und beschleunigt die Weitergabe an die zuständigen Kolleginnen und Kollegen.
„Emma“ soll überall in der Stadtverwaltung eingesetzt werden, wo standardisierte Abläufe bestehen, auch über Fachbereichsgrenzen hinweg. Die Stadt Holzminden verfolgt das Ziel, weitere geeignete Prozesse zu automatisieren und die vorhandenen personellen Ressourcen angesichts des zunehmenden Fachkräftemangels gezielt einzusetzen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung bleibt ausgeschlossen.
Digitaler Gewerbesteuerbescheid erweitert das Serviceangebot
Die Stadt Holzminden treibt die Digitalisierung ihrer Verwaltungsprozesse auch im Bereich der Gewerbesteuer voran. Unternehmen und Steuerberater können Gewerbesteuerbescheide ab dem Erhebungszeitraum 2022 ab sofort vollständig digital empfangen und maschinell weiterverarbeiten.
Der digitale Gewerbesteuerbescheid ist ein weiterer Schritt auf dem Weg zu einer modernen und effizienten Verwaltung in Holzminden. Ziel der Digitalisierung ist es, interne Prozesse zu vereinfachen und zugleich Unternehmen sowie Steuerberatern den Umgang mit Verwaltungsverfahren zu erleichtern.
Red.
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