Am Ende lohnen sich die E-Rechnungen

Kommunale Verwaltungen und Betriebe müssen bereits jetzt elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten können – eigentlich. Ab Januar aber führt kein Weg mehr an E-Rechnungen vorbei. Kay Höhmann schlüsselt auf, was kommunale Verwaltungen tun können und sollten, um gerüstet zu sein.

Die verpflichtende elektronische Rechnung für alle Nicht-Verbraucher-Geschäfte kommt – und das schon in wenigen Monaten: Ab 1. Januar 2025 sind neben der Öffentlichen Hand (fast) alle Unternehmen der deutschen Privatwirtschaft verpflichtet, „echte“ elektronische Rechnungen anzunehmen. Und das immer, wenn sie ihnen in einem EU-konformen Format zugestellt werden. Ablehnen ist nicht mehr möglich.

Die zunächst wie eine buchhalterische Randnotiz wirkende Empfangsverpflichtung hat es in sich. Denn nach einer kurzen Übergangsfrist, in der „klassische“ Rechnungsvarianten per Post, als PDF per E-Mail oder Electronic Data Interchange (EDI) noch unter Auflagen möglich bleiben, werden auch diese obsolet. Letzteres allerdings nur dann, wenn sich aus dem verwendeten EDI-Datenformat kein EU-konformer Datensatz erzeugen ließe.

Spätestens ab 2028 dürfen B2B-Rechnungen dann nur noch in EN16931-konformen digitalen Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD (aktuelle Version 2.2) empfangen werden. Das bedeutet: Die betroffenen Lieferanten aus der Privatwirtschaft werden sicherlich bereits lange zuvor auf den elektronischen Rechnungsversand umstellen. Schließlich dürften inhaltlich unstrittige Rechnungen aus reinen Formgründen dann einfach unbeglichen bleiben.

Ein Umstand, der auch die kommunale Verwaltung und viele kommunale Betriebe aufhorchen lassen sollte. Denn schließlich müssten diese schon seit mehr als vier Jahren in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und digital weiterzuverarbeiten, mitunter sogar über ein spezielles E-Rechnungsportal des Landes.

Zudem dürfte das Aufkommen an ausschließlich maschinenlesbaren XRechnungen schon 2025 sprunghaft ansteigen. Spätestens dann sollten die geltenden Vorgaben zur elektronischen Rechnungsverarbeitung in alle deutschen Amtsstuben Einzug gehalten haben – optimalerweise in Form eines digitalen Kreditorenmanagements.

Die Mitarbeiter ins Boot holen

Doch für eine solche Umstellung brauchen kommunale Auftraggeber nicht nur Zeit und Geld, sondern auch Übung und eine zukunftssichere wie anforderungsoffene technische Basis. Ersteres, um die eigenen Buchhaltungsprofis in den neuen, digitalen Prozessen zu schulen – und sie davon zu überzeugen. Denn eins steht fest: Richtig aufgesetzt und individuell angepasst macht sich ein digitales Kreditorenmanagement innerhalb kürzester Zeit bezahlt. Nicht nur finanziell, sondern auch in Form von weniger Arbeitsbelastung, Fehlern und Stress bei den Mitarbeitenden.

Ausgerechnet das ist jedoch die Krux – zumindest für einen beachtlichen Teil der deutschen Gemeinden und Kommunalbetriebe. Befinden sie sich nämlich in einem Bundesland, das sich gegen eine allgemeine Portallösung für den zentralen elektronischen Rechnungseingang entschieden hat, müssen sie selbst für Abhilfe sorgen. Und das schnell.

Je nach Bundesland, interner Organisation und verfügbarer Arbeitskraft sorgen vor allem die drei folgenden Ansätze dafür, dass kommunale Entscheidungsträger auch jetzt noch die Kurve in Richtung E-Rechnung kriegen:

1. Die Anbindung an den zentralen Rechnungseingang

Befindet sich der kommunale Rechnungsempfänger in einem der Bundesländer mit landesweit einheitlicher Lösung für den elektronischen Rechnungseingang, stellt eine Anbindung auch für „Nachzügler“ meist kein größeres Problem dar. Eventuell ist jedoch mit Engpässen auf der landeseigenen IT-Seite zu rechnen. Informationen und zuständige Kontaktdaten erhalten Betroffene unter anderen über e-rechnung-bund.de (E-Rechnung in den Bundesländern).

2. Manuelles Empfangen und Verarbeiten von E-Rechnungen

Kommunale Auftraggeber, die nur wenige Rechnungen empfangen, könnten zunächst ein dediziertes E-Mail-Postfach zum Empfang von elektronischen Rechnungen nutzen. Mittels zusätzlichem E-Rechnungs-Viewer (um die Rechnungsdaten menschenlesbar zu machen) und E-Rechnungs-Validator (um Form- und Syntaxfehler zu erkennen) könnten vereinzelte E-Rechnungen zumindest für den Anfang verarbeitet werden. Bei diesem manuellen Workaround gilt es allerdings zu bedenken, dass auch die revisionssichere digitale Archivierung des elektronischen Originalbelegs gesetzlich vorgeschrieben ist. Auch hierfür wäre unter Umständen eine gesonderte Lösung nötig.

Selbst wenn diese Methode zunächst gangbar erscheint, sollte sie aber nur als Übergangslösung angesehen werden. Denn das manuelle Zutun mit zunehmender Belegmenge könnte schnell unverhältnismäßig werden. Zudem wirkt dieses Handling generell dem angestrebten elektronischen Automatismus entgegen.

3. Verarbeitung mit automatisierter Datenübergabe

Bei dieser Variante bleibt in gewisser Hinsicht fast alles beim Alten. Denn eine vorgeschaltete E-Service-Lösung übernimmt alle Schritte vom digitalen Empfang verschiedener E-Rechnungsformate (wahlweise auch mit Peppol) über die Decodierung bis hin zur formalen Validierung. Die so aufbereiteten Rechnungsdaten werden dann an die bestehende ERP- oder Buchhaltung zur Weiterverarbeitung übertragen – während der digitale Originalbeleg revisionssicher und GoBD-konform archiviert wird.

Je nach Anbieter lässt sich eine solche Rechnungseingangslösung zeitnah über vorhandene, standardisierte API-Schnittstellen anbinden. Damit sorgt sie innerhalb kürzester Zeit für volle „E-Rechnungsfähigkeit“ in der Kommune. Einziger Nachteil: Die Lösung verursacht laufende Kosten – ähnlich wie bei anderen SaaS-Angeboten. Natürlich haben kommunale Auftraggeber mit starker IT-Abteilung auch die Möglichkeit, selbst eine Lösung zu entwickeln. Je knapper die Zeit jedoch wird, desto weniger sinnvoll erscheint ein solches IT-Projekt.

Um die komplexen technischen wie rechtlichen Vorgaben rund um den E-Rechnungsempfang zum Stichtag und darüber hinaus zukunfts- und technologiesicher zu erfüllen, bedarf es zudem erheblicher Ressourcen. Ein Umstand, der sich nur bei extrem hohen Rechnungsvolumina und prall gefülltem Gemeindesäckel lohnen dürfte.

Kay Höhmann