Jetzt wird es ernst mit der Umstellung auf die E-Rechnung

Ende November 2019 beginnt für die Rathäuser zwangsläufig das Zeitalter der elektronischen Rechnungsverarbeitung. Für die Umstellung müssen jetzt schnellstens die Arbeiten starten. Was in diesem Zusammenhang wichtig ist, fasst dieser Beitrag zusammen.

Zu teuer und zu kompliziert: Kommunen haben gegenüber der Digitalisierung von Rechnungsprozessen viele Vorbehalte. Allerdings müssen sie sich zwangsläufig mit der elektronischen Rechnungsverarbeitung anfreunden. Denn das im Juli 2016 beschlossene und im September 2017 verabschiedete E-Rechnungsgesetz sieht vor, dass E-Invoicing (invoice, engl.: Rechnung) in der öffentlichen Verwaltung zur Pflicht wird. Ab November 2018 muss zunächst der Bund und ab November 2019 jede Kommune in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Damit die Umstellung bis zum Stichtag gelingt, sollten sich die Rathäuser schnellstmöglich über den notwendigen Prozess informieren und dabei insbesondere die folgenden vier Punkte beachten.

1. Analyse der Ausgangssituation

Die Umstellung auf E-Invoicing bedarf zunächst einer Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur und der Festlegung eines konkreten Zeitplans. Nur so kann die reibungslose Einführung von elektronischen Rechnungsprozessen im Rathaus sichergestellt werden.

Im Hinblick auf die Anforderungen an die IT sind folgende Fragen zu klären:

  • Wird die IT inhouse oder extern über ein kommunales Rechenzentrum betrieben?

  • Welche technische Infrastruktur liegt vor?

  • Welche Schnittstellen müssen geschaffen werden?

  • Gibt es bereits einen elektronischen Workflow?

  • Welche fachliche Expertise ist in Bezug auf digitale Finanzprozesse intern vorhanden, welche braucht es zusätzlich?

  • Soll die Umstellung eigenständig oder mit Hilfe eines Providers erfolgen?

2. Rechnungsformat

Grundsätzlich muss jede elektronische Rechnung die gleichen gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen wie eine Papierrechnung. Besonders für kommunale Betriebe gilt es, vor allem die Kriterien des Paragrafen 14 (4) des Umsatzsteuergesetzes (UStG) einzuhalten. Auch digital braucht es eine „ordentliche“ Rechnung, um hieraus die Vorsteuer abziehen zu dürfen. Dazu muss die Rechnung folgende Bedingungen erfüllen: Echtheit der Herkunft (diese ist gewährleistet, wenn die Identität des Rechnungsausstellers sichergestellt ist), Unversehrtheit des Rechnungsinhalts (diese ist gewährleistet, wenn die nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Pflichtangaben während der Übermittlung der Rechnung nicht geändert wurden), Lesbarkeit der Rechnung, Erfüllung sämtlicher Voraussetzungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Für eine automatisierte Verarbeitung der elektronischen Rechnungen müssen zudem Informationen wie Bestell- oder Lieferantennummer ergänzt werden. Das deutschlandweit angestrebte Format ist dabei „XRechnung“. Es ist aber davon auszugehen, dass daneben auch andere, der europäischen Norm entsprechende Formate beim Empfänger ankommen werden, die es dann zu verarbeiten gilt.

Ob die Rechnungen als Anhang per E-Mail empfangen oder online heruntergeladen werden, steht jedem Rechnungsempfänger frei. Generell gilt: Nur Rechnungen mit Strukturdaten werden als E-Rechnung gewertet. Reine Bilddateien oder PDF-Dokumente gelten nicht als elektronische Rechnung.

3. Gesetzeskonforme Archivierung

Auch bei elektronischen Rechnungen ist die Archivierung Pflicht. Laut Paragraf 14b UStG muss sichergestellt werden, dass sie mindestens zehn Jahre, beginnend vom Zeitpunkt der Gültigkeit des Jahresabschlusses, gespeichert und jederzeit ohne größeren Aufwand gelesen und geprüft werden können. Außerdem müssen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleistet sein.

Dabei ist es nicht ausreichend, die Rechnungen auszudrucken und abzuheften. Elektronische Rechnungen müssen digital in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Und damit sie nicht nachträglich geändert werden können, dürfen zur Archivierung nur Speichermedien genutzt werden, die nur einmal beschreibbar sind, beispielsweise auf CD-ROM.

4. Die Wahl des Providers

Die Einführung von E-Invoicing kann sowohl in Eigenregie als auch mithilfe eines externen Dienstleisters erfolgen. Bei der Zusammenarbeit mit einem Provider gelingt die Umstellung in der Regel schneller und ist weitaus kostengünstiger. Denn der Anbieter nimmt beim Rechnungsempfänger zunächst eine Situations- und Bedarfsanalyse vor und übernimmt anschließend die Steuerung des individuellen Transformationsprozesses.

Zu seinem Portfolio gehören zudem die Übertragung und die Anbindung an die lokalen ERP-Systeme aufseiten des Rechnungsversenders und -empfängers, möglicherweise anfallende Wartungsarbeiten und die Archivierung der Rechnungen. Beauftragt die Kommune für ihr E-Invoicing einen Provider, sind bei ihr keine Anpassungen der IT-Infrastruktur erforderlich.

Darüber hinaus bieten Provider oft diverse Zusatzleistungen an, wie beispielsweise eine Datenkonvertierung. Diese hilft Kommunen dabei, die strukturierten Daten immer im vorgeschriebenen europäischen Standard zu verarbeiten – unabhängig davon, ob Lieferanten ihre Rechnungen als „XRechnung“, in „CEN“-Formaten, als „ZUGFeRD“ oder in anderen Formaten zusenden, die sich auf Basis der europäischen Vorgaben entwickeln.

Das Kernkriterium bei der Auswahl eines geeigneten Providers sollte die Erfüllung nationaler und internationaler steuerrechtlicher Anforderungen inklusive entsprechender Zertifizierungen sein. Zudem ist vonseiten der Kommune darauf zu achten, dass der Anbieter den Umgang mit den hochsensiblen Rechnungsdaten gemäß aller Compliance-Richtlinien und Sicherheitsanforderungen beherrscht.

Marcus Laube

Der Autor
Marcus Laube ist Gründer und Geschäftsführer des auf elektronisches Rechnungswesen spezialisierten IT-Dienstleisters Crossinx in Frankfurt am Main