Inseln der Digitalisierung

Keine Akten- und Papierstapel mehr, dafür Erleichterungen für Bürger wie für Mitarbeiter: Darum geht es bei den Veränderungsprozessen des Amtes Föhr-Amrum. Foto: Adobe Stock/NAMPIX

Noch steht manches aus, viele Kommunen sind aber längst unterwegs auf dem Weg der Digitalisierung. Zum Beispiel Föhr-Amrum: eine der ersten Verwaltungen im Kreis Nordfriesland mit einem eigenen Bürgerportal. Zudem ist ein Dokumenten­­­­­managementsystem in der Erprobung.

Längere Zeit wurde es vorbereitet, Anfang März 2023 war es soweit: Das Bürgerportal des Amtes Föhr-Amrum ist an den Start gegangen. Hintergrund ist das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (OZG), das Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen auch digital anzubieten.

Das Ziel der digitalen Informations- und Serviceplattform: Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen sollen Verwaltungsvorgänge von nun an online und unabhängig von Ort und Zeit sicher und bequem erledigen können. Prozesse sollen so vereinfacht und die Servicequalität gesteigert werden. Von Gewerbean-, um- oder abmeldungen, Baumfäll- oder Standplatzgenehmigungen bis zur Anmeldung als Wahlhelfer werden eine Vielzahl digitaler Angebote gebündelt.

Künftig sollen alle die Bevölkerung betreffenden Onlinedienste zentral unter diesem Portal erreichbar sein. Mehr als 500 sind es insgesamt, die überwiegend Bund, Länder und Kreise betreffen. Dienstleistungen, die auf die jeweilige Kommune entfallen, wurden und werden vom IT-Verbund Schleswig-Holstein sowie dem Informations- und Kommunikationsdienstleister Dataport entwickelt und vom Amt Föhr-Amrum für die eigenen Bedürfnisse konfiguriert.

Dafür wurde auf den Einsatz eines externen Dienstleisters verzichtet, der Digitalisierungsmanager des Amtes realisiert die Umsetzung. Damit ist das Amt Föhr-Amrum eine der ersten Verwaltungen im Kreis Nordfriesland, die ein eigenes Portal eingerichtet haben, um sich auf die Bedarfe ihrer Bürgerinnen und Bürger einzustellen.

Mit der Digitalisierung einher geht auch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Ziel ist die papierlose Verwaltung, mit E-Akten und der digitalen Bearbeitung der Anträge von Bürgern bis zum Bescheid sowie der einheitlichen Verarbeitung von Dokumenten jeder Art. Alle Daten werden an einem zentralen Ort gespeichert, die Abteilungen können auf die für sie freigegebenen Bereiche zugreifen.

Alles wird zusammengeführt

Doch der damit verbundene Aufwand ist enorm, und es wird dauern, bis die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente Realität ist. Zwar sind schon heute viele Arbeitsschritte digitalisiert, doch sie sind häufig in viele unterschiedliche Programme ausgelagert. Diese sogenannten Insellösungen gilt es zusammenzuführen, um einen einheitlichen Arbeitsfluss zu gewährleisten: Alle Verwaltungen müssen untereinander kommunizieren können, die Schnittstellen entsprechend einheitlich und die genutzten Programme kompatibel sein.

Im Amt Föhr-Amrum kommt die Verwaltungssoftware „Enaio“ der Optimal Systems GmbH zum Einsatz, die nach der Ausschreibung den Zuschlag erhalten hatte. Die Basisinstallation ist abgeschlossen. In der zweiten Märzwoche fanden die ersten Schulungen zur Schriftgutverwaltung statt. Folgen soll eine umfangreiche Test- und Einführungsphase in einem ausgewählten Fachbereich.

Wenn sie erfolgreich verläuft, wird das Datenmanagementsystem sukzessive auch in den anderen Fachbereichen eingeführt. Mit der Schaffung eines zentralen Empfangs wird die Eingangspost zunehmend digital erfasst, um abschließend über automatisierte Workflows in den Fachbereichen weiterverarbeitet zu werden.

Peter Schulze


Der Autor

Peter Schulze ist Pressesprecher des Amtes Föhr-Amrum



Infos und Diensteistungen

Das digitale Bürgerportal des Amtes Föhr­Amrum ist erreichbar unter: https://amtfa.buergerportal.sh/buergerportal