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Die Stadt Leipzig organisiert ihren indirekten Einkauf komplett neu: intelligente Systeme und ein angeschlossener Marktplatz setzen Spontankäufen ein Ende, schonen wichtige Ressourcen und schaffen eine solide Datengrundlage für weitere Innovationen.
„Wenn ich weniger Ressourcen habe, auch Personal, und wenn ich gute Software für mich arbeiten lassen kann, warum soll ich es nicht machen?“ Steven Schulz, Abteilungsleiter Einkauf im Amt für Digitalisierung und Organisation der Stadt Leipzig, begleitet aktuell eine bahnbrechende Transformation der indirekten Beschaffung der Kommune. Die Verwaltung ersetzt eine sperrige interne Einkaufslösung auf Basis einer Lotus-Notes-Datenbank. Diese bildete Einkaufsprozesse „mehr schlecht als recht“ ab, es gab viele Medienbrüche und keine durchgängige Verbindung zu den relevanten Softwaresystemen. Damit ist nun Schluss. Schulz, seine Kolleginnen und Kollegen fanden ein effizienteres „neues Sorglospaket“: „Wir wollen Einkauf sexy machen.“
„Sorglospaket“ gefunden
Erklärtes Ziel bei der Transformation war ein möglichst medienfreier und sicherer Einkaufsprozess, in dem Vergabemanagement, Einkaufsmanagement und Haushaltskassenprogramm zusammenspielen. Ein Vergabeverfahren später fiel die Wahl auf Unite, eine europäische Plattform für indirekte Bedarfe mit Firmenhauptsitz in Leipzig.
Die Unite Plattform beinhaltet einen Marktplatz mit mehr als 700 verifizierten und vorgeprüften Lieferanten aus Deutschland, die sich über einen Kreditor abrechnen lassen. Sorgloser geht’s nicht. Der Unite Marktplatz wurde per OCI-Schnittstelle in die Systemlandschaft von Administration Intelligence bei der Stadt Leipzig eingebunden. „Einen sicheren Prozess zu haben und dann schnell auch den Bedarf gedeckt zu bekommen, das war sozusagen der Anspruch an Unite“, sagt Schulz.
In der neuen Systemkombination werden Leistungsverzeichnisse digital zur Angebotsabgabe bereitgestellt. Der Lieferant gibt diese bepreist zurück; daraus kann anschließend automatisch ein Katalog entstehen. „Wir wollen doppelte Arbeit unbedingt vermeiden“, erklärt Schulz. Bei jedem Bedarf wird zudem automatisch überprüft, ob das Produkt nicht auch in einem Rahmenkatalog vorhanden ist. Falls nicht, wird gegebenenfalls auf Unite bestellt. Mitarbeitende der Kernverwaltung, Schulen und Kitas melden ihre Bedarfe, der operative Einkauf bestellt. Alle Lieferanten auf dem anbieterneutralen Unite Marktplatz treten anonymisiert mit Lagernummern auf. Alle Angebote werden direkt katalogübergreifend miteinander verglichen. Das ist eine Kernfunktion von Unite.
Automatische Dokumentation zu jeder Bestellung
„Was uns auch extrem hilft, ist, dass wir im Hintergrund eine vergaberechtskonforme Dokumentation zu jedem Vorgang haben“, so Steven Schulz zum automatischen, revisionssicheren Einkaufsprotokoll zu allen Einkaufsentscheidungen auf Unite. „Unsere neue Systemkombination ist vor allen Dingen intuitiver und schafft damit mehr Akzeptanz.“
Nutzerakzeptanz ist ein entscheidender Schlüsselfaktor dafür, ob Prozesse umgangen oder gelebt werden. Aktuell rollt die Stadt die Lösung weiter aus. Schulz verspricht sich eine erhebliche Entlastung und endlich einheitliche, digital abgebildete Abläufe, die jede Ausgabe und jede Bestellabwicklung transparent und nachvollziehbar machen. Rückblickend auf die Transformation und die Auswahl von Unite für die Stadt Leipzig sagt Schulz, dass er es ganz genau noch einmal so machen würde. „Für große Kommunen kann ich das nur empfehlen.“
Die ganze Erfolgsgeschichte mit mehr Details und einmaligen Einblicken erzählt am 18. September 2026 10:45 Uhr auf der Campfire Stage beim KGSt-Forum in Leipzig: Patrick Schönig, Sachgebietsleiter Zentrale Ausschreibungsstelle Lieferungen und Dienstleistungen der Stadt Leipzig.
Alle Infos zum Unite Auftritt auf dem KGSt hier
Mehr Informationen zu Unites Einkaufslösung für öffentliche Auftraggeber in Erfolgsstories von echten Kunden wie z.B. der Universität Bielefeld oder der Jülicher Entsorgungsgesellschaft für Nuklearanlagen.
Kontakt:
Unite Procurement Deutschland AG
Museumsgasse 4-5
06366 Köthen
E-Mail: beratung@unite.eu
www.unite.eu
