Das kaufmännische Rechnungswesen ist kein Selbstzweck, um Rechtskonformität sicherzustellen. Vielmehr ist die Doppik eine wichtige Datengrundlage, um betriebswirtschaftliche Entscheidungen der öffentlichen Verwaltung zu unterstützen.
An die Einführung der Doppik knüpften sich vielfach hohe Erwartungen insbesondere mit Blick auf die Verbesserung der wirtschaftlichen Situation in Kommunen. Aus heutiger Sicht hat sich die Doppik im öffentlichen Sektor etabliert. Das kaufmännische Rechnungswesen inklusive Kosten- und Leistungsrechnung mit seinen verbesserten Möglichkeiten zur Darstellung der Finanz-, Vermögens- und Ertragslage ist alles andere als ein Selbstzweck, um Rechtskonformität sicherzustellen. Vielmehr ist das doppische Rechnungswesen eine wichtige Datengrundlage, um betriebswirtschaftliche Entscheidungen der öffentlichen Verwaltung auch mit Blick auf das gemeinwirtschaftliche Ziel und der sachzielorientierten Herausforderungen der Gebietskörperschaften zu unterstützen.
Insofern ist nun ein zweiter Schritt anzugehen, um diese Datenbasis für verschiedene Steuerungsmechanismen zu nutzen. Der Aufbau eines mehrperspektivischen Controllings sowie Veränderungen in der Aufbau- und Ablaufstruktur im Zuge des Digitalisierungstrends sind hier exemplarisch zu nennen.
Auf Basis der doppischen Rechnungslegung ist ein Controlling zu etablieren, welches die Entscheidungen der Politik, Verwaltungsführung inklusive Kämmerei unterstützt. Je nach Fragestellungen müssen außerdem die kaufmännischen Einzeldaten analysiert werden, um weitere Daten ergänzen und in einem Berichtswesen adressatengerecht aufbereiten zu können. Zu diesem Zweck eignet sich der Einsatz von Kennzahlen, sodass ein individuelles Kennzahlensystem mit unterschiedlichen Analyseperspektiven entwickelt werden sollte. Diese Messgrößen sind weiterhin durch zeitliche, intra- oder interkommunale Vergleichswerte, möglichst auch mit Kommentierungen, anzureichern. Das Ergebnis ist idealerweise ein Kennzahlen-Cockpit im Sinne eines unterjährigen Berichtswesens, welches die doppischen Kennzahlenausprägungen mit Visualisierungstechniken attraktiv zusammenstellt.
Kennzahlengestütztes Zielsystem
Um besonders der Sachzieldominanz von Gebietskörperschaften Rechnung zu tragen, sollte ein kennzahlengestütztes Zielsystem eingesetzt werden. Dies kann die finanzwirtschaftliche Doppik-Perspektive in einen erklärbaren Zusammenhang mit unterschiedlichen Dimensionen (Outcome, Impact, Output, Qualität) der Verwaltungsprodukte bringen. Das macht Verwaltungshandeln greifbar und richtet es auf politische Absichten aus. Beispielsweise können einschlägige Kennzahlenwerte eine Aufgabenkritik von Wahlleistungen, Produktintensivierung oder eine Make-or-Buy-Entscheidung unterstützen.
Die doppische Datenbasis ist weiterhin für ein Investitionscontrolling heranzuziehen. Dessen Aufgabe ist unter anderem die Verbesserung der Investitionsplanung, etwa bei Ersatzinvestitionen, mit dem Ziel des Substanzerhalts. Als typische Kennzahl bietet sich die Anlagenintensität im Kontext des Anlagenabnutzungsgrades an. Eine andere Aufgabe des Investitionscontrollings ist die Bewertung von Investitionsalternativen innerhalb der Entscheidungsphase eines Investitionsprozesses.
Ein modernes Liquiditäts- und Finanzcontrolling stärkt nachhaltig die eigene Finanzsituation. Anhand der doppischen Finanzplanung und -rechnung lässt sich sowohl der Gesamtliquiditätsbedarf feststellen als auch die Cashflow-Struktur analysieren. Das identifiziert beispielsweise Veränderungen in der Investitions- und Finanzierungstätigkeit. Diesbezüglich unterstützen zum Beispiel typische Liquiditäts- und Finanzierungskennzahlen die Analyse. So lassen sich Aussagen zu zukünftigen Nachfinanzierungsbedarfen, zur Investitionsdeckung oder zum Working Capital ableiten.
Ferner ermöglicht jenes Controlling mehrjährige Liquiditätssimulationen zur mittelfristigen Liquiditätsprognose. So lassen sich etwa Auswirkungen von Zinslastrisiken, Finanzierungsvorhaben von anstehenden Investitionsvorhaben oder Kassenkreditstrategien bewerten. An ein Liquiditätscontrolling knüpft zudem ein reaktionsschnelles Forderungsmanagement an, welches durch das doppische Rechnungssystem greifbar wird. Nicht zuletzt beeinflusst ein nachweisliches Finanzmanagement und eine daraus abgeleitete strategische Planung die Kreditchancen positiv.
Vorteile der Doppik-Einführung
Veränderungen in der Organisationsstruktur und in Rechnungswesenprozessen der Gebietskörperschaften sind ergänzende Steuerungsmechanismen, die aus der Doppik-Einführung resultieren. Zum einen unterstützt die Doppik-Einführung weitere strukturelle Verwaltungsreformen, wie die Umsetzung der dezentralen Fach- und Ressourcenverantwortung sowie der dezentralen Führungs- und Organisationsstruktur von Gebietskörperschaften. Zum anderen forcieren kommunale Softwareanbieter mit Doppik-Lösungen die Innovationsgeschwindigkeit der Kommunen durch moderne Softwareoberflächen sowie ASP (Application Service Provider)- und Cloud-Lösungen.
Darüber hinaus greifen aktuelle Softwareprodukte den generellen Digitalisierungstrend auf, um die Rechnungswesenprozesse in Gebietskörperschaften vom Rechnungseingang bis zur Buchung und Bezahlung der Geschäftsvorfälle effizienter, klarer und effektiver zu gestalten. So unterstützt zum Beispiel ein Dokumentenmanagement-System inklusive ersetzendem Scannen den prozessualen Zugriff elektronischer Belege in der Haushaltsplanung, Mittelbewirtschaftung und Buchhaltung. Zudem wirkt die Automatisierung von Massenverfahren durch die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen mittels „ZUGFeRD“-Standard sowie integrierten e-Payment-Lösungen vereinfachend und beschleunigend. Gleichzeitig erhöht dies die Prozessqualität, indem die Fehleranfälligkeit manueller Arbeitsschritte reduziert wird.
Bernd Eckstein / Marco Boehle
Die Autoren
Dr. Bernd Eckstein ist Leiter Vertrieb Public Sector bei Datev in Nürnberg, Dr. Marco Boehle ist Mitarbeiter des Geschäftsbereichs Public Sector
Info: Weitere Beiträge zu Strategien für die nachhaltige Konsolidierung finden Sie in dem Ratgeber „Haushalt 2.0“, erschienen in der edition der gemeinderat (Juli 2015). Renommierte Fachwissenschaftler und erfahrene Praktiker vermitteln Know-how, um Einsparpotenziale zu identifizieren und Sparmaßnahmen zu gewichten. Sie machen die Komplexität der Haushaltskonsolidierung transparent und beleuchten die wichtige Rolle von Rat und Verwaltung.
– Inhaltsverzeichnis „Haushalt 2.0“ (PDF-Download)
– Bestellen Sie hier den Ratgeber (unter „spezial“ – 1/2015)