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Akten, Posteingang und Postausgang gehören zu den zentralen Abläufen jeder Verwaltung. An ihnen
zeigt sich, wie erfolgreich die Digitalisierung im Arbeitsalltag tatsächlich ist. Entscheidend ist, dass diese
Dokumentenprozesse nahtlos ineinandergreifen – unterstützt durch eine Scanlösung, deren Eignung für das ersetzende Scannen nach TR-RESISCAN unabhängig geprüft und bestätigt wurde.
Die finanziellen Mittel für die Verwaltungsdigitalisierung stehen vielerorts bereit – zusätzliche personelle Ressourcen hingegen nur selten. Umso wichtiger ist es, bestehende Abläufe effizienter zu gestalten und Mitarbeitende dort zu entlasten, wo täglich die meisten Dokumente verarbeitet werden: bei der Aktenführung sowie im Posteingang und Postausgang.
Genau hier setzt die page one GmbH aus Nürnberg an. Seit nahezu 30 Jahren unterstützt sie Behörden und öffentliche Unternehmen dabei, Dokumentenprozesse medienbruchfrei, rechtssicher und zukunftsfähig zu digitalisieren – von der Erfassung über die digitale Bearbeitung bis hin zum Versand.
Unabhängig geprüft: VOI-CERT „TR-RESISCAN ready“
Wer Papierdokumente rechtssicher digitalisieren und Papierarchive langfristig reduzieren möchte, benötigt mehr als leistungsfähige Hard- und Software. Entscheidend ist ein Digitalisierungsverfahren, das den Anforderungen der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN entspricht und dessen Eignung unabhängig bestätigt wurde.
Die scannerbox. wurde deshalb von der Zertifizierungsstelle VOI-CERT der VOI Service GmbH mit dem Gütezeichen „TR-RESISCAN Ready“ ausgezeichnet (Zertifikats-ID: ZVCC-12-26-103, gültig bis 26. Mai 2029). Im Rahmen der Zertifizierung wurde geprüft und bestätigt, dass das Zusammenspiel aus Hard- und Software die Anforderungen der Technischen Richtlinie TR-RESISCAN (Version 1.5) für das ersetzende Scannen unterstützt.
Für Behörden und öffentliche Unternehmen bedeutet diese Zertifizierung vor allem eines: Sie erhalten einen unabhängigen Nachweis über die Eignung der Lösung für eine rechtssichere Digitalisierung. Das schafft Vertrauen, bietet Orientierung bei Vergabeverfahren sowie Prüfungen und bildet eine wichtige Grundlage für den Aufbau rechtskonformer, digitaler Dokumentenprozesse.
scannerbox. Fusion: Digitale Akten für Fachverfahren
Mit scannerbox. Fusion werden Akten, Vorgänge und sensible Dokumente strukturiert und effizient digitalisiert. Die Lösung erfasst Dokumente in hoher Bildqualität, führt zusammengehörige Unterlagen automatisiert zusammen, erkennt Inhalte mittels OCR-Volltexterkennung, klassifiziert und verschlagwortet Dokumente und bereitet sie für die Übergabe an Fachverfahren, DMS- oder Archivsysteme vor. Je nach Anforderung können Dokumente zudem digital signiert oder gesiegelt werden. Dadurch entfallen zeitaufwändige manuelle Sortier- und Zuordnungsschritte und Dokumente stehen schneller für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
In der Praxis bedeutet das: Die digitalisierte Akte wird unmittelbar dem zuständigen Fachverfahren bereitgestellt – genau dort, wo die Mitarbeitenden täglich arbeiten, anstatt in einem separaten Ablagesystem verwaltet werden zu müssen. Besonders großen Mehrwert bietet dies in Bereichen mit hohem Dokumentenaufkommen und kontinuierlich wachsenden Aktenbeständen, beispielsweise im Bauamt, Jugendamt, Gesundheitsamt oder in der Ausländerbehörde.
Mit scannerbox. Fusion PRO lassen sich darüber hinaus auch Großformate wie Bauzeichnungen, Lagepläne oder Flächennutzungspläne in hoher Qualität digitalisieren und nahtlos in den digitalen Dokumentenprozess integrieren.
belegebox.: Digitaler Posteingang und intelligente Postverteilung
Mit der belegebox. wird der gesamte Posteingang digital organisiert. Eingehende Papierdokumente werden zentral erfasst, bereits während des Scanvorgangs den zuständigen Organisationseinheiten oder Mitarbeitenden zugeordnet und anschließend digital geprüft, bearbeitet und freigegeben. Danach werden die Dokumente medienbruchfrei an das Dokumentenmanagementsystem oder die jeweiligen Fachverfahren übergeben.
Manuelle Umlaufmappen, Mehrfachkopien und lange Bearbeitungszeiten gehören damit der Vergangenheit an. Zuständigkeiten sind jederzeit eindeutig nachvollziehbar, Bearbeitungsstände transparent und Freigabeprozesse auch standort- und fachbereichsübergreifend effizient steuerbar. So beschleunigt die belegebox. den Posteingang, erhöht die Transparenz und schafft die Grundlage für moderne, digitale Verwaltungsprozesse.
printerbox.: Postausgang ohne eigenes Druckzentrum
Mit der printerbox. wird der Postausgang einfach und effizient digital gesteuert. Bescheide, Gebührenmitteilungen, Rechnungen, Serienbriefe und weitere Dokumente werden elektronisch übergeben. Druck, Kuvertierung, Frankierung und Versand erfolgen anschließend automatisiert über ein angeschlossenes Druck- und Versandzentrum.
Dadurch entfallen eine eigene Druck- und Versandinfrastruktur sowie viele manuelle Arbeitsschritte. Behörden und öffentliche Unternehmen profitieren von einem wirtschaftlichen, zuverlässigen und medienbruchfreien Postausgang, der sich nahtlos in bestehende Verwaltungsprozesse integriert.
Praxisbeispiele aus Kommunen und Landkreisen
Die folgenden Referenzprojekte zeigen den erfolgreichen Einsatz von scannerbox. Fusion und scannerbox. Fusion PRO in Kommunen und Landkreisen. page one GmbH stellte dabei die technische Gesamtlösung aus Scanner-Hardware, Software sowie der Prozess- und Integrationslogik bereit und schuf die Grundlage für eine Digitalisierung nach den Anforderungen der TR-RESISCAN.
Die operative Digitalisierung der Aktenbestände erfolgte – je nach Projekt – entweder im Eigenbetrieb der Kommune bzw. Behörde oder durch beauftragte Scandienstleister. Dadurch lässt sich die Lösung flexibel an die jeweiligen organisatorischen und personellen Rahmenbedingungen anpassen.
- Landratsamt Bamberg – Über 6.000 Ausländerakten mit scannerbox. Fusion digitalisiert und nach den Anforderungen der TR-RESISCAN direkt in das Fachverfahren für das Ausländerwesen eingespielt. Alle Mitarbeitenden sind heute ohne Papierarchiv auskunftsfähig.
- Stadt Bad Berneck – Bau-, Friedhofs-, Personal- und Protokollakten bis zurück ins Jahr 1840 mit
scannerbox. Fusion PRO digitalisiert und direkt in die jeweiligen Fachverfahren übernommen. - Gemeinde Friedenfels – Bau- und Projektakten digitalisiert und in die Fachverfahren eingespielt.
Dokumente stehen standortunabhängig unmittelbar im Arbeitsprozess zur Verfügung. - Marktgemeinde Rimpar – Nahezu das gesamte Rathaus digitalisiert – einschließlich Bau-, Flurstücks- und Projektakten – und direkt in die jeweiligen Fachverfahren integriert.
- Gemeinde Zapfendorf – Bauakten, Bescheide und Grundstücksdokumente digitalisiert und medienbruchfrei in die Fachverfahren übernommen.
- Gemeinde Güntersleben – Bauakten und Verwaltungsvorgänge digitalisiert und direkt in den Fachverfahren für die tägliche Bearbeitung bereitgestellt.
- Gemeinde Steinbach am Wald – Großformatige Flächennutzungspläne sowie Sitzungsprotokolle digitalisiert und in den jeweiligen Fachverfahren verfügbar gemacht.
- Stadtarchiv Bamberg – Historische Karteikartenregistratur digitalisiert und für die digitale Recherche sowie die weitere Nutzung im Archivsystem bereitgestellt.
- Coburger Wohnungsbaugesellschaft – Baupläne sowie Wohnungs- und Liegenschaftsunterlagen digitalisiert und in die bestehenden Fachanwendungen integriert.
Der nächste Schritt: Digitalisierungs-Check für Ihr Haus
Der Einstieg in die Digitalisierung gelingt am besten Schritt für Schritt – mit einem Fachbereich, einem Aktenbestand oder einem klar definierten Prozess. Gemeinsam analysieren wir Ihre Dokumenten- und Postprozesse, identifizieren Optimierungspotenziale und entwickeln eine passgenaue Digitalisierungsstrategie. Von der ersten Analyse über die Konzeption bis zum produktiven Betrieb begleiten wir Sie persönlich in einer Online-Präsentation.
Kontakt:
page one GmbH
Schwabacher Str. 3
90439 Nürnberg
Tel.: +49 911 9264400
E-Mail: info@page-one.de
www.page-one.de
