Marco Weißer: „Ausbildung erfolgt oft nach Ad-hoc-Konzept“

Junge Mitarbeiterin: Eine gute Ausbildung in der Kommunalverwaltung wird darauf schauen müssen, was Auszubildende an Kompetenzen, Begabungen und Neigungen mitbringen. Nur so lässt sich das volle Potenzial des Berufsnachwuchses ausschöpfen. - Foto: Racle Fotodesign/Adobe Stock

Was tun, bevor im Rathaus Fachkräftemangel und altersbedingte Personal-fluktuation zum Problem werden? Mehr ausbilden! Doch mit „irgendwie“ ist es dabei nicht getan, sagt der kommunale Praktiker Marco Weißer, der seit über 20 Jahren Ausbilder, Führungskräfte und Führungsnachwuchs schult.

Herr Weißer, als kommunaler Praktiker mit Erfahrung im Management einer Kommunalverwaltung und in der Personalausbildung, Inhaber eines Instituts für Fort- und Weiterbildung sowie Vortragsredner und Autor von Büchern und Zeitschriftenbeiträgen zu den Themen Ausbildung, Kommunikation und Führung gefragt: Wie ist es Ihrer Einschätzung nach um das Thema Ausbildung in den Kommunalverwaltungen Deutschlands bestellt? Wird der hohe Wert eigener Ausbildung gesehen?

Weißer: Ich sehe es so und werde durch Beratungen und Inhouse-Aufträge immer wieder in meiner Einschätzung bestärkt: die Kommunen nehmen das Thema Ausbildung aufgrund der sich anbahnenden Bugwelle der Verrentung und Pensionierung deutlich ernster als noch vor 10 oder 20 Jahren. Tendenziell steigt die Zahl der Behörden, die selbst ausbilden beziehungsweise es geht die Anzahl der Anwärter und Azubis stark nach oben. Viele Verwaltung organisieren modulartig aufgebaute Inhouse-Schulungen für ihre Ausbilder, damit die lernen, professionell und nicht „irgendwie“ mit Auszubildenden und Nachwuchskräften umzugehen, auch wenn dieses „Irgendwie“ zu großen Teilen schon ganz gut ist. Dennoch schadet es nicht, wenn man sich hier noch einmal fachlichen Input holt.

Wo gibt es Defizite oder Probleme?

Weißer: Es werden tendenziell zwei mögliche Alternativen immer wieder mit Leben gefüllt: frischer Wind oder Stallgeruch. Frischer Wind meint, dass man externe Kräfte einstellt. Vorteile sind neue Ideen, andere Sichtweisen und so weiter. Nachteile sind hier, als Verwaltung weiß man nicht, was man bekommt und da reicht es vom Low Performer bis hin zum High Potential. Mit Stallgeruch ist gemeint, dass man Mitarbeiter, wenn man sie ausbildet, auch ein Stück weit formen kann und sie mit entwickeln kann. Vorteil ist der, dass ich mit dazu beitragen kann, den Mitarbeiter auch nach seinen Kompetenzen und Neigungen einsetzen zu können. Nachteil ist, dass es – so dumm es sich anhört – richtig Arbeit bedeutet, wenn man es erfolgreich machen will.

Wie wird klassischerweise in den Kommunen ausgebildet und wie professionell sind Ziele und Inhalte von Ausbildung aufbereitet?

Weißer: In vielen Verwaltungen gibt es leider „Ad-hoc-Ausbildungskonzepte“. Damit meine ich, dass man einen Auszubildenden „irgendwie“ ausbildet und dabei ist es – wie der Kölner zu sagen pflegt – „noch immer jut gejange“. Aber das sollte nicht die Strategie sein. Es sollten für jede Ausbildungsabteilung ausgebildete Beauftragte eingesetzt werden. In den jeweiligen Abteilungen sollten strukturiert Ausbildungsinhalte aus den Organisations- beziehungsweise Geschäftsverteilungsplänen abgeleitet werden und gegebenenfalls auch mit Inhalten aus den jeweiligen Ausbildungsordnungen beziehungsweise den Stoff- oder Studienplänen der Verwaltungshochschulen befüllt werden.

In einem stärker werdenden Wettbewerb mit der Wirtschaft muss es das Ansinnen der Rathäuser sein, junge Menschen durch eine professionelle Ausbildung langfristig an sich zu binden. Gelingt den Verwaltungen das?

Weißer: Ja und nein. Manche Verwaltungen setzen auf Hochglanzbroschüren und tolle digitale Auftritte. Das ist schön, aber manchmal bekommen dann die Nachwuchskräfte einen Praxisschock, wenn sie den ersten Tag in der Behörde sind, weil da alles ganz anders ist als in der Broschüre. Es folgen dann unter Umständen negative Bewertungen auf Arbeitgeberbewertungsplattformen wie zum Beispiel Kununu. Manchen Behörde gelingt es, weil sie sich mehr auf die jungen Leute einstellen und versuchen, eine Bindung aufzubauen und eine bestimmte, auf Wachstum gerichtete Haltung einzunehmen. Das ist aber mehr als eine Technik oder eine Methode. Wichtig ist dabei allerdings, dass es von der obersten Verwaltungsspitze klare Bekenntnisse und Rückgrat gibt: für Ausbildung. Häufig ist es so, dass gerade bei diesen Machtpromotoren das Ausbildungsthema gerade kein Thema ist. Oder es wird nicht ausreichend auf Büroleiter beziehungsweise Fachbereichsleiter delegiert, das Beste aus dem Thema zu machen.

Wie wird Ihrer Erfahrung nach Ausbildung in den meisten Kommunen betrieben: Strategisch, orientiert am zukünftigen Bedarf in neuen, sich stärker entwickelnden Aufgabenfeldern, oder nach aktueller Lage, um etwa auch Personaldefizite auszugleichen?

Weißer: Manche Verwaltungen sind sehr strategisch und professionell, manche machen es nach Vakanz und ohne Blick auf zwei Faktoren: Erstens darauf, was auf der Stelle zu leisten ist und zweitens, was derjenige an Kompetenzen, Begabungen und Neigungen mitbringt, um auf der Stelle sein volles Potenzial ausschöpfen zu können. Hier gibt es noch viel Nachholbedarf und da müssten personelle Konzepte viel stärker in Richtung Talententwicklung und Potentialentfaltung gehen.

Sehen Sie eine Entwicklung in den Kommunalverwaltungen, die Ausbildung vor dem Hintergrund der Auswirkungen des demografischen Wandels und der wachsenden Herausforderungen für die Rathäuser, etwa durch die Digitalisierung, wieder mehr zum Schwerpunkt zu machen und ihre Qualität zu verbessern?

Weißer: Ja, die sehe ich. Wie schon oben gesagt, nehmen Ausbildungsverläufe in den Behörden aus meiner Erfahrung zu. Ob das mit statistischen Werten übereinstimmt, kann ich nicht beurteilen. Aber ich komme in Deutschland viel herum und kann sagen, dass Ausbildung als Thema „größer wird“.

Welches sind aus Ihrer Sicht die Schlüsselfaktoren guter Ausbildung in Kommunalverwaltungen?

Weißer: Da gibt es nur eine Aussage und die lautet: Es bedarf erstens einer ganz klaren Haltung zum Thema Ausbildung von Kopf bis Fuß in den Häusern, über alle hierarchischen Instanzen der pyramidalen Organisation hinweg und zweitens gut ausgebildeter Ausbilder in den Fachbereichen, die zum einen zeitliche Freistellungen dafür erhalten – wir sprechen von fünf bis zehn Prozent der Arbeitszeit – und bei denen die Tätigkeit auch bewertungsrelevante Auswirkungen auf die Stelle hat. Das müsste eigentlich auch die KGSt in ihren Stellenbewertungen berücksichtigen. So, wie es derzeit ist, hat Ausbildung vielerorts noch nicht den Stellenwert, den sie verdient.

Zur Digitalisierung als großer Herausforderung für die Kommunalverwaltungen kommen die Integration, die Entwicklung zukunftsfähiger Mobilitätsstrategien und die Bewältigung sozialer Ungleichheit. Reagieren kommunale Aus- und Fortbildung und die Fachhochschulen/Hochschulen darauf mit neuen Inhalten und insgesamt einer Aktualisierung der Verwaltungsausbildung?

Weißer: Meiner Einschätzung nach ist das noch ein Entwicklungsfeld. Aber allein die Tatsache, dass der Beruf des Verwaltungsfachangestellten seit Mai 1999, seit 20 Jahren also, nicht mehr neu geordnet worden ist und im Rahmenlehrplan das Thema „Verwaltungsrecht“ erst im zweiten Ausbildungsjahr vermittelt wird, sagt alles. Das ist in etwa so, wie wenn Sie einem Maurerlehrling erst im zweiten Ausbildungsjahr erklären, was eine Kelle ist und wie man Mörtel anrührt. Das ist Handwerkszeug und muss meiner Auffassung nach von Beginn an gelehrt werden.

Sie sagen, die öffentliche Verwaltung befindet sich, was die fachliche Ausbildung betrifft, in einem Theorie-Praxis-Dilemma. Was meinen Sie damit?

Weißer: An den Verwaltungsschulen wird häufig gelehrt, warum ein Widerspruch weder zulässig noch begründet ist und warum der Antragsteller einen negativen Bescheid erhält oder aber unter welchen Voraussetzungen Genehmigungen zurückgenommen werden können. In der Praxis aber sollen die Rathäuser „Service-Stuben“ sein, die für die Bürgerinnen und Bürger und alle anderen Stakeholder zum umfassenden Dienstleister werden. Da wird alles begleitet bis hin zum Einheitlichen Ansprechpartner nach der EU-Dienstleistungsrichtlinie, um den Gedanken eines One-Stop-Offices beziehungsweise eines Single-Point-Contacts zu ermöglichen. Das passt aber dann irgendwie alles nicht zusammen.

Angesichts des Fachkräftemangels werben Kommunen vermehrt auch um Seiteneinsteiger. Diesen fehlt in der Regel jedoch die notwendige Verwaltungsausbildung. Lassen sich die hier vorhandenen Qualifikationsdefizite in angemessener Zeit beseitigen? Und was ist dazu erforderlich?

Weißer: Das sehe ich zum Teil kritisch. Es gibt Bereiche, in denen dies gelingen kann – zum Beispiel im Bereich Kultur, Vereinsarbeit, ja, auch im Bürgerbüro –, also überall dort, wo die Rechtsanwendung einfach ist und mit Lehrgängen und Seminaren gelernt werden kann. Aber in Bereichen, in denen es viele verschiedene Rechtsgebiete gibt, die zum Teil in sich schon komplex und vielleicht auch kompliziert sind – das ist nicht das Gleiche –, halte ich das Thema Seiteneinsteiger für schwierig, auch wenn ich ein Verfechter von Konzepten der Kompetenz-, Talent- und Potenzialentfaltung bin. Sie können schließlich auch aus einer Giraffe kein Klettertalent machen oder aus einem Hai keinen Tiger. So ähnlich ist es bei Menschen in bestimmten Bereichen auch.

Interview: Wolfram Markus

Zur Person: Marco Weißer ist Büroleitender Beamter der Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen (Rheinland-Pfalz) und Inhaber des Effico-Instituts für Aus- und Fortbildung in Hundsangen; er hat über 20 Jahre Berufserfahrung im Bereich der Ausbilder-, Führungskräfte- und Führungsnachwuchsschulung