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Der ProVitako-Randbedarfekatalog ermöglicht Kommunen eine schnelle, vergabekonforme Beschaffung von über einer Million ITK-Artikeln über einen zentralen digitalen Marktplatz.
Kommunale Verwaltungen stehen tagtäglich vor einer scheinbar simplen, in der Praxis jedoch aufwändigen Aufgabe: der Beschaffung kleiner ITK-Bedarfe. Ob Kabel, Tastaturen, Mäuse, Speicherkomponenten, Spezialdrucker oder sonstiges IT-Zubehör – diese Randbeschaffungen fallen regelmäßig an. Sie sind einzeln betrachtet von geringem Wert, verursachen jedoch in der Summe überproportional hohe Prozess- und Ressourcenaufwände.
Dezentrale Einzelvergaben, unzureichende Dokumentation und rechtliche Unsicherheiten prägen vielerorts den Alltag der Beschaffungsstellen. Die ProVitako Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.G. setzt hier mit ihrem ITK-Randbedarfekatalog gezielt an und schließt damit eine zentrale Lücke der kommunalen IT-Beschaffung.
Über eine Million Artikel – digital, gebündelt und sofort verfügbar
ProVitako bietet über ihren digitalen ProVi-Marktplatz Zugang zu mehr als einer Million sofort beschaffbarer ITK-Artikel. Das Angebot umfasst klassische C-Artikel wie Peripheriegeräte, Kabel und Verbrauchsmaterialien, reicht aber weit darüber hinaus. Es schließt auch höherwertige Produkte ein, die bislang in keinem Rahmenvertrag abgebildet waren – etwa spezielle Drucker oder besondere Netzwerkkomponenten. Die Steuerung des Angebots erfolgt dabei vollständig durch ProVitako. Der neue Baustein ersetzt keine bestehenden Strukturen, sondern hebt Einsparpotentiale bei den Kommunen.
Prozessvereinfachung: Beschaffung ohne Mehraufwand
Der Kern des Mehrwerts liegt in der konsequenten Digitalisierung und Standardisierung des Beschaffungsprozesses. Kommunale Beschaffungsstellen können ITK-Randbedarfe direkt im ProVi-Einkaufsmanager auswählen, vergleichen und bestellen – ohne Umwege, ohne separate Angebotseinholung per E-Mail und ohne manuellen Dokumentationsaufwand. Der Marktplatz stellt drei vergleichbare Angebote bereit, aus denen das bestellende Haus eines auswählt und die Entscheidung kurz begründet. Damit ist der gesamte vergaberechtlich notwendige Dokumentationsprozess automatisch und revisionssicher abgebildet – dauerhaft abrufbar für Prüfungen durch Rechnungshöfe oder Aufsichtsbehörden. Was früher Stunden in Anspruch nahm, ist nun in wenigen Klicks erledigt.
Zusätzlich bietet der Marktplatz integrierte Such- und Filterfunktionen, über die Produkte anhand hinterlegter Zertifikate, Nachhaltigkeits- und Compliance-Merkmale (ESG-Scores) selektiert werden können. Gerade bei häufigen Kleinstbeschaffungen ist das ein bislang einzigartiger Ansatz, der gleichzeitig den steigenden Anforderungen an Transparenz und Prüfbarkeit gerecht wird.
Rechtssicherheit: Vergabekonform ohne eigenes Verfahren
Ein zentrales Anliegen vieler Kommunen ist die rechtssichere Ausgestaltung auch kleinerer Beschaffungen, auf Wunsch auch über den ITK-Bedarf hinaus. ProVitako hat die Vertragsstruktur des Randbedarfekatalogs bewusst auf solide rechtliche Grundlagen gestellt. Der Zugang der Kataloganbieter erfolgt über ein Open-House-Zulassungsverfahren, das kein klassisches Vergabeverfahren erfordert. Alle Bestellungen aus dem Katalog erfolgen konform zur Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und den jeweils geltenden landesspezifischen und hausinternen Wertgrenzen für Direktaufträge, die durch das Vergabebeschleunigungsgesetz der Bundesregierung zuletzt deutlich angehoben wurden.
Um die Mitglieder und kommunalen Träger bei der rechtlichen Einordnung zu unterstützen, hat ProVitako die renommierte Kanzlei Bird & Bird LLP mit der Erstellung einer umfassenden rechtlichen Handreichung beauftragt. Diese erläutert die Vertragsbeziehungen zwischen ProVitako, den Kataloganbietern und den bestellenden Stellen, ordnet das Open-House-Verfahren vergaberechtlich ein und gibt Hinweise zu Wertgrenzen sowie zur Wahrung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die Handreichung steht im ProVitako-Mitgliederportal kostenlos zur Verfügung.
Konditionsverträge: Herstellerrabatte direkt nutzen
Ein besonderes Highlight des Randbedarfekatalogs sind die ProVitako-Konditionsvereinbarungen mit führenden IT-Herstellern. ProVitako hat Konditionsverträge mit Dell, Fujitsu, HPE und Lenovo für deren Server- und Storage-Portfolios abgeschlossen. Analog zum seit Jahren praktizierten Vorgehen des Bundesministeriums des Innern mit Microsoft verhandelt ProVitako dabei einheitliche Konditionen für die Zielgruppe Public Sector Kommunal – mit dem Ergebnis, dass die vereinbarten Herstellerrabatte deutlich über die bisher durch Handelspartner gegebenen Angebotsrabatte hinausgehen.
Begünstigte sind damit alle Kommunen in Deutschland. Für Nicht-Mitglieder ist eine einmalige Akkreditierung bei ProVitako erforderlich (Aufwandspauschale 225 € netto); Mitglieder sind davon ausgenommen. Die Konditionsvereinbarungen schaffen damit einen erheblichen Mehrwert auch bei Individualbeschaffungen – und sind ein starkes Argument für die Nutzung des ProVitako-Marktplatzes.
Bestellung über die Mitgliedsorganisationen der ProVitako
Der Randbedarfekatalog ist ausschließlich über die Mitgliedsorganisationen der ProVitako bestellbar. Kommunen, die bislang noch nicht angebunden sind, erhalten über ihre jeweilige kommunale IT-Organisation unkompliziert Zugang. Auch kommunale Träger können eingebunden werden, sofern eine entsprechende Betrauung vorliegt. Die Nutzung ist freiwillig; eine technische Anbindung an eigene ERP- und Marktplatzsysteme der Mitglieder ist möglich.
„Mit den ITK-Randbedarfekatalogen haben wir genau diese Realität strukturiert aufgegriffen: Vielfalt bleibt erhalten, der Beschaffungsprozess wird jedoch deutlich einfacher, transparenter und rechtssicher – digital gebündelt an einem zentralen Ort”, bringt ProVitako-Vorstand Andreas Bitter den Ansatz auf den Punkt.
Kontakt:
ProVitako
Marketing- und Dienstleistungsgesellschaft der Kommunalen IT-Dienstleister e.G.
Ansprechpartner: Bettina Buhl und Mathias Braun
E-Mail: marktplatz@provitako.de
www.provitako.de
