Die Gemeinde Odenthal nutzt Kennzahlen als Basis für kommunale Entscheidungen. Rund 70 Messgrößen wurden für zentrale Themenfelder wie Tourismus, Finanzen und Wirtschaft festgelegt. Sie zeigen Entwicklungen auf, indem zu jeder definierten Kennzahl ein Zeitvergleich oder ein Benchmark dargestellt wird.
Kennzahlen sind ein geeignetes Mittel, um das Berichtswesen in Kommunen adressatengerecht aufzubereiten. Sie helfen, die komplexe Realität gewissermaßen zahlenmäßig zu verdichten. Insbesondere Städte und Gemeinden, deren Rechnungslegung bereits auf doppischer Grundlage basiert, haben gute Möglichkeiten, entsprechende Steuerungssysteme zu etablieren.
Die Einsatzmöglichkeiten von Kennzahlen sind sehr variabel. Sie lassen sich zur Informations-, Vorgabe-, Steuerungs-, Operationalisierungs- oder Mess- und Kontrollfunktion einsetzen. Wichtig ist dabei die Operationalisierungsfunktion. Sie macht den Erreichungsgrad von Sachzielen messbar, die in politisch-administrativen Systemen häufig unpräzise formuliert sind.
Kennzahlensysteme eignen sich auch dazu, um eine Anreiz- beziehungsweise Motivationsfunktion zu erfüllen. Über Vorgabewerte für einschlägige Kennzahlen lassen sich bei dezentralen Entscheidungsträgern konkrete Anreize definieren, die gesteckten Ziele zu erreichen.
Abweichungen vom Plan werden erkennbar
Darüber hinaus helfen Messgrößen dabei, Abweichungen von der Planung zu entdecken und deren Ursachen zu analysieren. Diesem Zweck dienen sowohl interne Betrachtungen im Rahmen von Plan-Ist-Abweichungsanalysen, Zeitreihenanalysen oder innerbetrieblichen Vergleichen als auch externe Analysen. Diese Messgrößen sollten dabei möglichst mit Kommentierungen angereichert werden.
Bei der Abweichungsanalyse sind Mess- und Auswahleffekte sowie Generalisierbarkeitsaspekte, externe Faktoren und Zeiteinflüsse sowie einschlägige Nebenwirkungen zu beachten. Um betriebswirtschaftliche zweckmäßige Kennzahlen zu entwickeln, empfiehlt es sich, erst im Anschluss aus der Kennzahlenanalyse eine Steuerungsfunktion für einschlägige Akteure abzuleiten.
Spiegelbild der strategischen Ausrichtung
Von diesen Überlegungen geleitet, hat die nordrhein-westfälische Gemeinde Odenthal (rund 14 800 Einwohner) ein individuell gestaltetes Kennzahlensystem etabliert. Speziell auf die Bedürfnisse der Gemeinde zugeschnitten, dient es als Spiegelbild der strategischen Ausrichtung. Die Kennzahlen im Odenthaler Haushaltsplan bilden die Themenbereiche „Weiterführende Schulen“, „Tourismus“, „Finanzen“ und „Wirtschaft“ ab. Daneben gibt es noch einen strukturellen, allgemeinen Kennzahlenteil.
Rund 70 Messgrößen bereiten die Themenfelder auf und schaffen eine inhaltliche Fokussierung. Sie zeigen Entwicklungen auf, indem zu jeder definierten Kennzahl entweder ein Zeitvergleich oder ein Benchmark dargestellt wird. Wichtig war der Gemeinde, dass das Kennzahlensystem lebt, politische Relevanz erhält und aktuell bleibt. Deshalb ist es so angelegt, dass es im Bedarfsfall justiert werden kann, wenn weitere Bedürfnisse der Politik berücksichtigt werden sollen.
Mit dem Kennzahlenset hat sich die Verwaltung eine fundierte Basis für die finanzwirtschaftliche Steuerung geschaffen. Sehr hilfreich bei dessen Entwicklung war die professionelle Beratung. Für die Konzeption griff die Kommune auf methodische Unterstützung durch Spezialisten des Nürnberger Softwarehauses und IT-Dienstleisters Datev zurück. Durch die strukturierte Herangehensweise konnte der Zeitaufwand gering gehalten werden. So erstellte das Projektteam das neue Zahlenwerk in nur drei Tagen.
Zunächst den Nutzen für die Gemeinde definiert
Dazu wurde in einem Workshop zunächst der Nutzen definiert, den der Kennzahleneinsatz für die Gemeinde bringen soll. Neben Vertretern aus den betroffenen Fachbereichen und der Kämmerei sowie den Beratern beteiligte sich an dem Workshop auch der Bürgermeister. Im Anschluss daran wurden die kommunalspezifischen Themen sondiert, für die Kennzahlen definiert werden sollten. In diese Diskussion flossen bestehende Analysen aus der Verwaltung, politische Ziele und Absichten sowie vorliegende Berichte ein. Den nächsten Schritt bildete die Kennzahlendefinition dieser Themenfelder im Projektteam, die auch die Berichtsschreibung zum Kennzahlenausweis einschloss.
Abschließend wurde das Projektergebnis im Haupt- und Finanzausschuss vorgestellt und diskutiert – mit vollem Erfolg. Die Zustimmung dieses Gremiums war die Grundlage für den Einbezug in den Haushaltsplan. Zudem ermutigte der Ausschuss die Verantwortlichen, die Projektarbeit fortzuführen. Im Rahmen der Erstellung eines umfangreichen Strategieplanes strebt Odenthal deshalb den Ausbau des Kennzahlensets an.
Bernd Eckstein / Rolf Stelberg
Die Autoren
Dr. Bernd Eckstein ist Senior Consultant im Bereich Public Sector bei Datev in Nürnberg, Rolf Stelberg ist Kämmerer der Gemeinde Odenthal