Abbild der Verwaltung

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Mit geeigneten Software-Werkzeugen lassen sich die Arbeitsabläufe in der Verwaltung sowie deren Verknüpfungen grafisch darstellen. Auf dieser Grundlage können die Prozesse analysiert, bewertet und gegebenenfalls neu strukturiert werden. Das Ziel ist, die geforderten Leistungen möglichst effizient zu erbringen.

In den vergangenen Jahrzehnten wurden verschiedene, aus der Betriebswirtschaftslehre adaptierte Konzepte auf den öffentlichen Sektor übertragen, um dem Veränderungsdruck und dem Sparzwang in der deutschen Verwaltungslandschaft Herr zu werden, ohne Gelder pauschal kürzen zu müssen. Insbesondere auf der kommunalen Ebene hilft eine prozessorientierte Betrachtung der Aufgaben und Tätigkeiten von öffentlichen Verwaltungen dabei, die Umgestaltung der Verwaltungen hin zu effizienteren Abläufen voranzutreiben.

Mit der prozessualen Dokumentation der Leistungen und der damit verbundenen Tätigkeiten sind unter anderem folgende Ziele verknüpft: die Schaffung von Transparenz über die Prozesse, Leistungen und Tätigkeiten; die strukturierte Dokumentation von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten; die strukturierte Dokumentation von rechtlichen Grundlagen sowie die Ermittlung eines Zeit- und Mengengerüsts als Grundlage für eine Einschätzung und Bewertung der anfallenden Tätigkeiten.

Aufbauend auf diesen Informationen können Entscheidungsträger erkennen, welche Aufgaben von der betreffenden Verwaltung durchgeführt werden müssen oder freiwilliger Natur sind und wie Veränderungen sich auf die Aufgabenabwicklung oder -zuordnung auswirken.

Im Bereich der öffentlichen Verwaltung wird beispielsweise die „Picture“-Methode als domänenorientierter Modellierungsansatz eingesetzt, um Verwaltungsabläufe in einer gesamten „Prozesslandschaft“ zu erfassen und zu bewerten. Die Methode sieht ein mehrstufiges, bausteinbasiertes Vorgehen vor, das die Komplexität des Prozessmanagements reduziert.

Prozessanalyse in fünf Phasen

In Bezug auf die Haushaltskonsolidierung liefert die Methode ein fünf Phasen umfassendes Vorgehen:

1. Zieldefinition auf Basis einer anschaulichen Prozesslandkarte für die Entscheidungsfindung auf Führungsebene („Wo liegen Untersuchungsschwerpunkte?“)

2. Aufbau eines Prozessregisters durch Identifikation und Beschreibung aller Geschäftsprozesse im Untersuchungsbereich in Form von Steckbriefen („Was für Prozesse gibt es in der Verwaltung?“)

3. Zweckkritik der Prozesse und Priorisierung von Detailanalysen (Klärung, ob ein Prozess durch die Verwaltung selbst oder durch andere wirtschaftlicher wahrgenommen werden kann)

4. Vollzugskritik der Prozesse und Maßnahmenplanung (Beschreibung von Ist-Prozessen mithilfe von 24 standardisierten Prozessbausteinen; Ableitung von Maßnahmen, wie zukünftig die gleiche Leistung schneller, besser und kostengünstiger erbracht werden kann)

5. Umsetzung und Evaluation (Begleitung der Mitarbeiter bei der Umsetzung der Maßnahmen)

Diese strukturierte, stufenweise Herangehensweise auf Basis einer domänenspezifischen Prozessmodellierungssprache will den Anwender anleiten, sich auf die fachlichen Aspekte der Problemstellung zu konzentrieren. Die Nutzung der Verwaltungssprache im System soll eine breite Konsensbildung vereinfachen. Sowohl das „Ob“ (Aufbereitung der Prozesse und des Zeit- und Mengengerüsts) als auch das „Wie“ der Prozesse werden durch den „Picture“-Ansatz unterstützt. Die inhaltliche Auseinandersetzung mit bestehenden Abläufen mindert so den Druck des Weglassens von Leistungen. Der ganzheitliche Ansatz und die flankierende methodische und softwaretechnische Unterstützung wollen die Mitarbeiter befähigen, Verbesserungspotenziale zu erkennen und umzusetzen.

Lars Algermissen / Michael Räckers

Die Autoren
Dr. Lars Algermissen ist Geschäftsführer des Software- und Beratungsunternehmens Picture in Münster. Zuvor war er Leiter des Kompetenzzentrums E-Government an der Universität Münster.
Dr. Michael Räckers ist Mitglied des European Research Center for Information Systems (ERCIS), einem Netzwerk von Wissenschaftlern, die gemeinsam im Bereich der Anwendungssystem- und Organisationsgestaltung forschen

Info: Weitere Beiträge zu Strategien für die nachhaltige Konsolidierung finden Sie in dem Ratgeber “Haushalt 2.0”, erschienen in der edition der gemeinderat (Juli 2015). Renommierte Fachwissenschaftler und erfahrene Praktiker vermitteln Know-how, um Einsparpotenziale zu identifizieren und Sparmaßnahmen zu gewichten. Sie machen die Komplexität der Haushaltskonsolidierung transparent und beleuchten die wichtige Rolle von Rat und Verwaltung.

Inhaltsverzeichnis “Haushalt 2.0” (PDF-Download)

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