Digitalisierung, Automatisierung und Künstliche Intelligenz fassen in immer weiteren Gebieten des Arbeitslebens Fuß. Bereits heute sind dadurch in etlichen Bereichen Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen realisierbar – auch in den Finanzabteilungen von Kommunen und kommunalen Unternehmen.
Das Herzstück richtungweisender Prozessverbesserungen im Finanzwesen der Zukunft sind digitale Datenströme. Sie basieren auf leistungsfähigen Schnittstellen, die einen durchgängigen Datenfluss zwischen unterschiedlichen Systemen ermöglichen. Eine der wichtigsten Aufgaben im Finanzwesen besteht künftig darin, die über diese Schnittstellen eingehenden Daten im Überblick zu behalten. Finanz-Software wird also immer mehr zur Schaltzentrale für eine Vielzahl von Prozessen. Im Finanzsystem DATEVkommunal sorgt beispielsweise ein übersichtliches Cockpit für die nötige Transparenz. Darin ist jederzeit ersichtlich, welche Vorsysteme aktuelle Daten zur Verfügung gestellt haben. Gleichzeitig übernimmt das System auch die Qualitätssicherung und weist im Zweifelsfall auf Fehler oder Unsicherheiten in der Verarbeitung hin.
Basis für solche automatisierten Workflows ist die konsequente Digitalisierung der Belegflüsse. Hier wirkt auch die 2025 gestartete verpflichtende Einführung der E-Rechnung im geschäftlichen Umfeld fördernd. Mit dem Auslaufen von Übergangsfristen für die Rechnungsstellung in den kommenden Jahren werden E-Rechnungen zum Standard. Die strukturierten Daten darin können von den Lösungen fehlerfrei ausgelesen und weiterverarbeitet werden. Es geht also nicht nur darum, Belege zu digitalisieren und Papierbelege zu ersetzen. Vielmehr verändern sich auch die Prozesse zur Bearbeitung und Prüfung von Belegen ganz grundsätzlich und werden deutlich effizienter. Um Vorsysteme in die Finanzprozesse zu integrieren, bietet DATEV bereits einige Datenservices an. Damit lassen sich nicht nur Belege und Buchungssätze an die Buchführung übergeben, sondern beispielsweise auch Kassenprozesse optimieren und verschiedene Zahlungsdienstleister wie PayPal oder Amazon anbinden.
Basis für weitreichende Automatisierung
Ein großer Vorteil von digitalisierten Prozessen ist die Möglichkeit zur Automatisierung. Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels ist die Entlastung willkommen, die sich ergibt, wenn sich wiederholende Tätigkeiten von der Maschine erledigt werden. In der Buchführung führt dies beispielsweise dazu, dass manuelles Erfassen von Buchungssätzen in Zukunft nicht mehr nötig sein wird. So bietet DATEV heute bereits Automatisierungsservices, die auf Basis von Künstlicher Intelligenz (KI) diese Aufgabe übernehmen und aus den automatisch eingespielten Belegdaten die Buchungssätze generieren können. Die Tätigkeiten der Fachkräfte in der Finanzabteilung verlagern sich dadurch in Richtung Prüfung und Klärung von Hinweisen und Auffälligkeiten. Während die Automatisierungsservices als zusätzliche Hilfskräfte fungieren, kommt dem Menschen die Rolle des Experten zu, der das System überwacht und die Spezialfälle erledigt.
Auch bei der Mittelbewirtschaftung kann Künstliche Intelligenz bereits die Budgetverwaltung erleichtern. Über eine datengetriebene Suche, Analyse und Bewertung der Haushaltsmittel sorgt sie in der umfangreichen Haushaltsstruktur mit Produkten, Maßnahmen, Kostenstellen und Konten für einen unverfälschten Blick auf die Finanzwerte der Kommune oder des kommunalen Unternehmens. Durch KI-generierte Entscheidungsvorschläge lassen sich dann mit einem Klick der Haushaltsausgleich durchführen und Mittelbewegungen vornehmen.
Ebenso tut sich im Bereich der Steuern, Gebühren und Beiträge derzeit einiges: Die Grundsteuerreform steht nicht nur für neue Berechnungswege, sondern auch für eine digitale Verarbeitung. Messbescheide werden nun digital zugestellt und können automatisiert verarbeitet werden. Und für die Erstellung von Gebührenbescheiden für Wasser, Strom oder Fernwärme können über fernablesbare Zähler automatisiert die Verbrauchsdaten zur Verfügung gestellt werden.
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