Wie lassen sich Beschäftigte in der öffentlichen Verwaltung binden?

Eine Mitarbeiterin, die sich auf eine Befragung einlässt: Sie kostet es nicht viel Zeit, die Antworten von ihr sowie ihren Kolleginnen und Kollegen können aber wichtige Veränderungen anstoßen. Foto: Adobe Stock/BullRun

Wie können öffentliche Arbeitgeber sich vergewissern, ob sie attraktiv für ihre Angestellten sind? zfm-Beraterin Julia Schwick empfiehlt das Instrument der Mitarbeitendenbefragung.

In Zeiten des Fachkräftemangels ist es für Verwaltungen wichtiger denn je, bei ihren Mitarbeitenden als attraktiver Arbeitgeber zu gelten, um sie zu binden. Doch wie können Verwaltungen herausfinden, wie es um ihr Image bestellt ist und welche Aspekte für die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden relevant sind? Eine Mitarbeitendenbefragung stellt ein etabliertes Instrument hierfür dar, denn sie bietet Mitarbeitenden die Möglichkeit, in einem anonymen und dadurch geschützten Rahmen ihre Meinung zu unterschiedlichen Themenbereichen zu äußern.

Dies sind die Erfolgsfaktoren einer professionellen Mitarbeitendenbefragung:

  • Beteiligung relevanter Interessengruppen: Eine Mitarbeitendenbefragung hat, vor allem in großen Organisationen, immer auch eine „politische“ Dimension. Vor der Durchführung der Befragung muss demnach klar sein, welche Interessengruppen (zum Beispiel Gremien, Führungskräfte und Vertretungsorgane) an welcher Stelle zu beteiligen sind, um eine möglichst breite Akzeptanz der Befragung sicherzustellen. Zudem empfiehlt sich die Einführung einer Projektgruppe, die für die Koordination des Projektes zuständig ist.
  • Themenauswahl: Die Bandbreite an Themen, die in der Mitarbeitendenbefragung abgefragt werden können, ist groß: Von übergreifenden Themenbereichen wie Unternehmensimage, Führung und Kommunikation über tätigkeitsbezogene Fragen zu den jeweiligen Aufgaben bis hin zu Fragen nach der Zufriedenheit mit Rahmen-bedingungen wie Gehalt und Work-Life-Balance. Verantwortliche sollten sich bei der Themenauswahl zunächst fragen, ob es spezifische Bereiche gibt, zu denen man eine Einschätzung der Mitarbeitenden benötigt, oder ob es eher um ein allgemeines Stimmungsbild geht. Zur Auswahl von relevanten Themenbereichen können auch vorab die Mitarbeitenden beziehungsweise ihre Vertretungen befragt werden.
  • Fragenformulierung: Hier bietet sich ein Mix aus geschlossenen und offenen Fragen an. Geschlossene Fragen ermöglichen konkrete und zahlenbasierte Auswertungen sowie Vergleiche zwischen einzelnen Bereichen. Offene Fragen bieten Mitarbeitenden die Chance, eigene Ideen und Vorschläge zu bestimmten Themenbereichen zu äußern.
  • Kommunikationsmanagement: Für die Akzeptanz unerlässlich ist eine transparente Kommunikation des Hintergrundes und der Ziele der Mitarbeitenden-befragung. Auch der Ablauf sowie die Sicherstellung der Anonymität müssen klar vermittelt werden. Eine breitgefächerte Information über Mails, das Intranet oder Aushänge fördert eine höhere Beteiligung. Damit Führungskräfte und Mitarbeitendenvertretungen wie der Personalrat für die Befragung werben können, sollten sie frühzeitig und umfassend über entsprechendes Informationsmaterial in Kenntnis gesetzt werden.
  • Ableiten von Maßnahmen: Eine der wichtigsten Regeln für Befragungen lautet: Mitarbeitende müssen merken, dass mit den Ergebnissen „etwas passiert“ und das Ausfüllen des Fragebogens eine konkrete Wirkung hat. Dies bedeutet zum einen, dass die Ergebnisse der Befragung allen Mitarbeitenden präsentiert werden (zum Beispiel über eine zentrale Informationsveranstaltung), und zum anderen, dass konkrete Maßnahmen aus diesen Ergebnissen nachvollziehbar abgeleitet und umgesetzt werden.
  • Regelmäßigkeit: Eine Mitarbeitendenbefragung ist grundsätzlich ein Instrument, das regelmäßig eingesetzt werden kann. Eine beispielsweise jährliche Mitarbeitenden-befragung kann als Stimmungsbarometer dienen, aus dem sich Trends ableiten lassen, aber auch eine Einschätzung, inwieweit beschlossene Maßnahmen zwischenzeitlich gefruchtet haben. Julia Schwick

Die Autorin: Julia Schwick, Wirtschaftspsychologin M.Sc., ist Beraterin bei zfm – Zentrum für Management- und Personalberatung in Bonn.