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Konsentas verbindet Terminmanagement, Besuchersteuerung und individuell konfigurierbare Verwaltungsprozesse auf einer gemeinsamen Plattform.
Das Bürgerbüro nutzt ein Tool, das Standesamt ein zweites, das Gesundheitsamt arbeitet teilweise mit Excel und Telefon. Gleichzeitig fehlen Fachkräfte, während Bürger digitale Services erwarten, die einfach und zuverlässig funktionieren. Konsentas setzt hier an: als Plattform, die sich an die Abläufe der jeweiligen Verwaltung anpasst.
Viele Systeme oder reduzierte Anforderungen
Viele Kommunen haben ihre Prozesse längst digitalisiert – allerdings häufig mit unterschiedlichen Einzellösungen. Jede zusätzliche Anwendung bringt eigene Schnittstellen, Wartungsaufwand und Schulungsbedarf mit sich. Dazwischen entstehen Medienbrüche, manuelle Übertragungen und zusätzlicher Abstimmungsaufwand.
Schnell kommen konventionelle Terminlösungen an ihre Grenzen im behördlichen Umfeld. Und dann kommen noch verschiedene Anforderungen aus den unterschiedlichsten Fachbereichen hinzu.
Man steht schnell vor der Entscheidung, welche Software nun eingesetzt wird, fast immer mit Kompromissen für die Fachbereiche.
Vom Klick bis zum Aufruf in einem System
Konsentas wurde speziell für die öffentliche Verwaltung entwickelt und bündelt Terminbuchung, Ressourcensteuerung, Check-in, Besucheraufruf, Benachrichtigungen und statistische Auswertungen.
Bürger können Termine online buchen, verschieben oder stornieren. Bestätigungen und Erinnerungen erfolgen automatisiert per E-Mail oder SMS und können um Hinweise zu benötigten Unterlagen ergänzt werden**. Außerdem** gibt es Schnittstellen zu zahlreichen Fachverfahren**. Neue** Schnittstellen können schnell als zusätzliche Bausteine erstellt werden.
Vor Ort kann der Check-in über Ticketautomaten erfolgen. Anschließend werden die tatsächlich anwesenden Personen gezielt über die Aufrufanlage gesteuert. So lassen sich Wartezeiten reduzieren und vorhandene Kapazitäten effizienter nutzen.
Die Software folgt der Verwaltung
Konsentas lässt sich granular auf die Anforderungen einzelner Ämter und Fachbereiche konfigurieren. Dienstleistungen, Terminarten, Zeitfenster, Ressourcen, Priorisierungen, Check-in-Regeln, Aufruflogiken und Prozessschritte können individuell abgebildet werden.
Mit dem Workflow-Builder können für jeden Fachbereich oder sogar für jede Leistung die Prozesse direkt in der Oberfläche von Konsentas modelliert werden.
So lassen sich beispielsweise hohe Besucherzahlen im Bürgerbüro oder in der Kfz-Zulassung steuern, Termine im Gesundheitsamt organisieren oder individuelle Abläufe im Standesamt abbilden.
Die Fachbereiche behalten ihre eigenen Prozesse, arbeiten aber auf einer gemeinsamen technologischen Basis. So kann die Zahl paralleler Insellösungen reduziert werden.
Praxisbeispiel Traukalender
Wie weit diese Flexibilität reicht, zeigt der mit Konsentas umgesetzte Traukalender. Trautermine und Trauorte werden als Ressourcen miteinander verknüpft. Paare wählen Datum, Uhrzeit und Ort und sehen nur Kombinationen, die tatsächlich verfügbar sind. Doppelbuchungen lassen sich dadurch vermeiden und Rückfragen reduzieren.
Auch der weitere Prozess kann digital abgebildet werden: Personendaten werden erfasst, erforderliche Dokumente hochgeladen und weitere Prüf- oder Bestätigungsschritte integriert.
Damit lässt sich der Ablauf von der Terminwahl und Antragstellung über den Dokumentenupload bis zum eigentlichen Trautermin innerhalb eines durchgängigen digitalen Prozesses organisieren.
Weniger Abstimmung, mehr Zeit für die eigentliche Arbeit
Automatisierte Buchungs-, Informations- und Erinnerungsprozesse reduzieren Telefonate und E-Mails zur Terminabstimmung. Benötigte Angaben und Dokumente können bereits digital abgefragt werden, wodurch Rückfragen und Nachforderungen sinken.
Mitarbeitende erhalten gleichzeitig einen besseren Überblick über anwesende Personen, Auslastungen und verfügbare Ressourcen. Statistische Auswertungen helfen dabei, Terminangebote, Kapazitäten und Öffnungszeiten gezielt anzupassen.
Flexibel integriert
Konsentas ist webbasiert und modular aufgebaut. Über Schnittstellen kann die Plattform in bestehende kommunale Websites, Serviceportale und weitere Systeme eingebunden werden.
Die Lösung ist auf die datenschutzrechtlichen Anforderungen öffentlicher Verwaltungen ausgelegt und kann als SaaS-Lösung in deutschen Rechenzentren oder alternativ on-premises innerhalb der Infrastruktur der jeweiligen Verwaltung betrieben werden.
Die Köpfe hinter Konsentas
Entwickelt wird Konsentas von der Girona Softwareentwicklung und Vertriebsgesellschaft mbH. Die Geschäftsführer Carsten Graeber und Nico Merzbach verantworten die strategische und fachliche Weiterentwicklung der Plattform.
„Verwaltungen brauchen keine weitere Insellösung, sondern eine Plattform, die sich ihren Prozessen anpasst. Genau dafür haben wir Konsentas entwickelt: vom einfachen Bürgertermin bis zum komplexen fachbereichsspezifischen Verwaltungsprozess“, sagt Nico Merzbach.
Kontakt:
Girona Softwareentwicklung GmbH
Machnower Str. 21
14165 Berlin
Tel.: +49 30 609887970
E-Mail: office@girona.de
www.konsentas.de
