Das Deutsche Institut für Normung (DIN) hat die neue DIN-Spezifikation (DINSPEC 32791) für Schnittstellen von Fachanwendungen und Dokumenten-Management-Systemen (DMS) für die eAkte im kommunalen Sektor veröffentlicht.
Mit der neuen DIN-Spezifikation sollen zukünftig die bisher individuellen Schnittstellen der DMS-Systeme durch einen einheitlichen eAkte-Schnittstellen-Standard ersetzt werden, wie Databund e.V. mitteilt. Dies erleichtere die Anbindung von Fachverfahren an die DMS-Systeme erheblich, weil diese für eAkte-Anbindungen keine neuen Schnittstellen entwickeln müssen. Zugleich beschleunige es die Projekte und reduziere die Projektkosten für die Kommunen.
Die neue DIN-SPEC 32791 leistet laut Databund auch einen wichtigen Beitrag zur digitalen Souveränität der Kommunen. Sowohl DMS-Systeme als auch Fachverfahren lassen sich leichter austauschen, wenn sie mit den gleichen Schnittstellen arbeiten. Damit werden Kommunen unabhängiger in ihren Entscheidungen über Digitalprojekte. Voraussetzung sei, dass zukünftig in den Ausschreibungen eine Erfüllung dieser DIN-Spezifikation als Muss-Kriterium definiert wird, damit Kommunen den Nutzen aus diesem Standard ziehen können.
Die DIN-SPEC 32791 ist hervorgegangen aus dem Standard DokuFIS, der durch die Arbeitsgruppe DMS des Databund vor einigen Jahren entwickelt wurde. Dieser sei bereits von vielen etablierten Softwareherstellern implementiert worden. Die AG DMS des Databund beabsichtige mit der nun erfolgten Etablierung einer DIN-Spezifikation, die Verbreitung des Standards zu fördern. Den Kommunen soll damit auch eine bessere Möglichkeit gegeben werden, in ihren Ausschreibungen nun auf die Einhaltung einer offiziellen DIN-Spezifikation als Anforderung im Rahmen der Beschaffung von Softwarelösungen zu verweisen. Diesem Standard komme eine große Bedeutung zu, da Dokumenten-Management-Systeme an praktisch jede Software in der Verwaltung angebunden werden müssen. Die Auswirkungen dieses Standards und damit auch der Nutzen für die Kommunen, sind daher daher laut Databund gravierend.
Für die Softwarehersteller gebe es genauso positive Effekte. Die Zahl der Schnittstellen werde drastisch reduziert und damit auch die dafür notwendige Softwarepflege. Knappe Personalressourcen könnten an anderer Stelle effektiver eingesetzt werden und ein einheitlich ausgereifter Schnittstellenstandard biete deutlich mehr Investitionssicherheit. Die AG DMS des Databund wolle in diesem Jahr über eine Roadmap für die Weiterentwicklung der Spezifikation entscheiden. Es sei geplant den Standard weiterzuentwickeln und zu pflegen.
red.