Das in der Kommunalverwaltung vorhandene Erfahrungswissen lässt sich am besten dort abfragen und sichern, wo es verankert ist: bei den Mitarbeitern selbst. Die Städte Erlangen, Fürth, Nürnberg und Schwabach haben dazu ein praktikables Instrument entwickelt. Dessen Herzstück ist die Wissenslandkarte.
Fach- und Führungskräfte eignen sich im Laufe ihres Berufslebens umfangreiches Wissen an. Viele Optimierungen täglicher Arbeitsprozesse sind das Ergebnis jahrelanger beruflicher Erfahrung. In den nächsten Jahren werden viele dieser Beschäftigten die Kommunalverwaltungen verlassen. Ihr Wissen darf nicht verloren gehen, denn Wissensverlust verursacht Kosten und hat außerdem Auswirkungen auf eine gute Qualität der Dienstleistungen im öffentlichen Dienst.
Vor diesem Hintergrund wurden die Personalentwicklungsabteilungen der bayerischen Städte Erlangen, Fürth, Nürnberg und Schwabach im Jahr 2016 von ihren Oberbürgermeistern beauftragt, ein Instrument zu entwickeln, das Mitarbeiter wie auch die Führungskräfte bei der Sicherung von Erfahrungswissen unterstützt. Mit wissenschaftlicher Begleitung durch Prof. Dr. Michael Müller (Leiter des Studiengangs Betriebswirtschaft an der Hochschule Ansbach und Gründer des Beratungsunternehmens Scinovis) gelang es, einen Leitfaden zur „Eigensicherung von Erfahrungswissen“ zu erstellen, der seit März 2017 zur Verfügung steht.
Die vier Städte setzen bei der Wissenssicherung auf einen dezentralen Ansatz. Die Eigensicherung von Erfahrungswissen erfolgt durch ausscheidende Mitarbeiter und deren unmittelbare Vorgesetzte. Auch der schrittweise Aufbau eines internen Wissensmanagements soll mithilfe dieses Instruments erleichtert werden.
Im Fokus des Konzeptes steht ein hoher Anwendernutzen. Theoretische Wissensabhandlungen wurden auf das Wesentliche reduziert, Schaubilder und Illustrationen unterstützen das rasche Einfinden in die Thematik und die Abläufe. Das Herzstück des Leitfadens ist die Wissenslandkarte, die elf Themengebiete umfasst. So werden nicht nur Aufgaben und Tätigkeiten, sondern beispielsweise auch die Zeit- und Terminplanung, Netzwerke und Informationsquellen von den ausscheidenden Mitarbeitern dokumentiert.
Die Wissenslandkarte wird im Leitfaden Punkt für Punkt vorgestellt. Mithilfe von standardisierten Vorlagen, die auf den jeweiligen Arbeitsbereich anzupassen sind, kann das Erfahrungswissen Schritt für Schritt erfasst und dokumentiert werden. Je nach Präferenz und technischen Gegebenheiten stehen Vorlagen für Word oder als Mind Map zur Verfügung. Kurzanleitungen helfen beim Umgang mit den Vorlagen. Das Formblatt zur Datenweitergabe ermöglicht Festlegungen zur Weitergabe der Wissensdokumentation.
Positive Rückmeldungen
Eine wichtige Ergänzung des Leitfadens stellen die von der Städteakademie Erlangen-Fürth-Nürnberg-Schwabach angebotenen Schulungen dar. Sie finden regelmäßig als eintägige Seminare für Führungskräfte und für Mitarbeiter (die Wissensträger) statt. Neben Leitfaden und Seminaren ist Beratung das dritte Element der Einführungsstrategie. Mitarbeiter der Personalentwicklungsabteilungen unterstützen Führungskräfte und Wissensträger bei der Aufgabe, Wissen zu sichern.
Die interkommunale Zusammenarbeit der vier Städte hat sich bei der Konzeption und Einführung des Instruments Wissenssicherung als äußerst vorteilhaft erwiesen. Auch die Kooperation mit der Hochschule Ansbach gilt als ein Glücksgriff, da neueste wissenschaftliche Erkenntnisse direkt in die Arbeit einfließen. Die Rückmeldungen aus der Belegschaft in der Verwaltung und im Sozialbereich zeigen, dass die Eigenerfassung von Erfahrungswissen gut funktioniert.
Thomas Wartzack
Der Autor
Thomas Wartzack ist Abteilungsleiter Personalentwicklung bei der Stadt Nürnberg
Info: Städteachse Nürnberg
Nürnberg (rund 533.000 Einwohner), Fürth (rd. 129 000), Erlangen (rd. 113 000) und Schwabach (rd. 41 000) bilden gemeinsam die Städteachse Nürnberg und sind wirtschaftliches Zentrum der bayerischen Metropolregion Nürnberg (3,5 Mio. Einwohner). Im Rahmen der Städteachse arbeiten die vier Kommunen seit dem Jahr 2003 in unterschiedlichen Konstellationen mit dem Ziel zusammen, bestimmte Aufgaben gemeinsam zu erledigen und damit dem Anspruch an wirtschaftliches und effizientes Verwaltungshandeln zu genügen. Kooperationen erstrecken sich neben dem Personalbereich und dort beispielsweise der Mitarbeiterqualifizierung mithilfe der gemeinsamen „Städteakademie“ unter anderem auch auf IT-Aufgaben, die Verkehrsüberwachung oder die Gewerbesteueraußenprüfung, wo die Städte als Dienstleister auftreten. Darüber hinaus geht es um die Entwicklung der Region etwa als Technologie- und Wissensstandort. Auch hier werden in einer Zusammenarbeit die größten Erfolgsaussichten gesehen.