Komplexe Aufgaben mit Mut und Verstand angehen

Vorbild Bienenvolk: Die Natur lehrt uns, wie Ökosysteme nur durch ihr komplexes Wirkungs­gefüge funktionieren. Dieses Wissen kann helfen, komplexe Aufgaben zu bearbeiten. - Foto: Radcke/Fotolia

Die Welt wird zunehmend vernetzter, die Aufgaben immer komplexer. Das spüren auch die Kommunen. Um unter diesen Voraussetzungen auch künftig entscheidungsfähig zu sein, ist es sinnvoll, sich mit „Komplexität“ grundsätzlich auseinanderzusetzen und die Chancen zur Gestaltung zu erkennen.

Das kommunale Umfeld verändert sich rasant. Dies betrifft Rahmenbedingungen wie die Effekte der Digitalisierung, die Folgen der demografischen Überalterung und der Urbanisierung ebenso wie die Auswirkungen des Klimawandels oder neuer Mobilitätskonzepte. Die Beispiele komplexer Projekte aus dem kommunalen Alltag sind dementsprechend zahlreich. Soll etwa der Einzelhandel in der Innenstadt gefördert werden, sind unter anderem die Handlunsgfelder Parkraummanagement und öffentlicher Nahverkehr, Faktoren wie Lagegüte und Mietspiegel, Kaufkraft und Konsumentenverhalten wie auch die Bereitschaft zu gewerblichen Investitionen zu berücksichtigen.

Komplex wird es, wenn eine Fragestellung von vielen unterschiedlichen Faktoren beeinflusst ist, die zudem starke Abhängigkeiten untereinander aufweisen. Besitzt das System außerdem eine gewisse Dynamik, ist nicht anzunehmen, dass sich die Einflussgrößen und ihre Abhängigkeiten zukünftig genauso verhalten wie heute. Sind etwa kostenfreies WLAN oder eine ausreichende Anzahl von E-Ladesäulen bisher für eine hohe Attraktivität der Innenstadt weniger relevant, können dies zukünftig bedeutende Erfolgsfaktoren sein. Hinzu kommt, dass der Mensch nicht alle Zusammenhänge eines komplexen Systems durchschauen kann, da sie zum Teil zeitverzögert oder nur indirekt sichtbar und wirksam werden. Somit wird das System für den Betrachter intransparent.

Typische Reaktionsmuster greifen nicht

Die beschriebenen Eigenschaften komplexer Systeme werden individuell unterschiedlich wahrgenommen. Während manche Intransparenz und Unsicherheit als unproblematisch erleben, bedeuten sie für andere Stress und Überforderung, denn bis heute ist unser Denken und Handeln von monokausalen Ursache-Wirkungs-Beziehungen geprägt.

So zeigen sich in der Konfrontation mit komplexen Fragestellungen immer wieder typische Reaktionsmuster. Eines ist das bloße Ausprobieren. Aufgrund der großen Anzahl an Möglichkeiten ist der Erfolg eines Projekts damit jedoch ähnlich wahrscheinlich wie ein Sechser im Lotto. Eine weitere, verbreitete Strategie ist der Versuch, alle Faktoren und Zusammenhänge bis ins Detail zu verstehen. Dies wird jedoch durch die Dynamik des Systems konterkariert.

Eine dritte Herangehensweise ist das isolierte Betrachten einzelner Faktoren. In der kommunalen Verwaltung wird dieses Vorgehen durch die gegebenen Strukturen gefördert, sodass Fragestellungen häufig nur in der eigenen Abteilung bearbeitet und Zusammenhänge, die eine Interaktion mehrerer Abteilungen erfordern würden, ignoriert werden.

Um offen zu sein für einen zielführenden Umgang mit Komplexität gilt es zunächst, diese als gegeben zu akzeptieren. Dies kann durch einen Blick auf komplexe Systeme außerhalb des Arbeitsalltags gelingen. Hier ist Komplexität nicht negativ konnotiert, sondern wird als spannend und inspirierend erlebt. Die Natur etwa zeigt uns, wie verschiedenste Ökosysteme nur durch ihr komplexes Wirkungsgefüge funktionieren. Ein Konzert ist ein komplexes Zusammenspiel verschiedener Musiker, keine Aufführung gleicht exakt einer anderen. Und ein Fußballspiel ist aufgrund seiner Komplexität einzigartig und nicht vorhersagbar.

Statt Komplexität als Problem zu verstehen, ist der erste und wichtigste Schritt, sich auf sie einzulassen und sie als Chance zu verstehen, mit der wir gestalten können. Auch wenn es kein Rezept für den Umgang mit Komplexität gibt, helfen die folgenden Herangehensweisen, auch komplexe Vorhaben zum Erfolg zu führen.

Fokus

Die Wahl des geeigneten Betrachtungsumfangs ist elementar. Wer die konkrete Fragestellung mit Scheuklappen betrachtet, lässt mitunter bedeutende Zusammenhänge außer Acht. Würde im Eingangsbeispiel des Innenstadt-Einzelhandels etwa nur der häufig angeprangerte Parkraummangel angegangen, würden Aspekte wie die unterschiedlichen Öffnungszeiten inhabergeführter Geschäfte, die Kunden zum Einkauf in Einkaufszentren führen, nicht berücksichtigt. Daher ist das oberste Gebot, zunächst das Gesamtsystem mit allen relevanten Einflussgrößen zu analysieren.

Perspektive

Es ist hilfreich, sich nicht allein auf die eigene Einschätzung zu verlassen, sondern die Erfahrung und die Intuition verschiedener Beteiligter in Entscheidungen einzubeziehen. Der Mehrwert einer Vernetzung von Personen mit unterschiedlichen Fähigkeiten und Erfahrungen zeigt sich nicht nur im Falle der freien Enzyklopädie Wikipedia. Auch verschiedene Bürgerbeteiligungsverfahren, etwa der innovative Ansatz zur Gewinnung von Impulsen für eine Neugestaltung der Brachflächen der Berliner Gropiusstadt unter „Bauhaus meets Minecraft“ (www.bauhaus-spirit.com/de/b-lab) machen die Vorteile der Intuition der Vielen deutlich, nämlich eine ganzheitliche Systembetrachtung durch unterschiedliche Blickwinkel.

Innovation

Vorsicht ist geboten bei Aussagen wie „Das haben wir schon immer so gemacht“. Komplexen Fragestellungen muss man in der Regel auch mit Komplexität begegnen. Standardlösungen reichen hier nicht aus. Aufgrund unvorhersehbarer Veränderungen ist es stattdessen notwendig, flexibel auf sich ändernde Rahmenbedingungen zu reagieren. Dies zeigte sich für eine große bayerische Kommune, die wegen der steigenden Nachfrage nach Kinderbetreuungsplätzen die Notwendigkeit erkannte, eine zentrale Informations- und Bewerbungsplattform für Betreuungsplätze einzurichten. Dort können Eltern online an einer Stelle ihren individuellen Betreuungswunsch äußern.

Im Umgang mit komplexen Fragestellungen gilt es, Mut zu zeigen, Neues auszuprobieren und bereit zu sein, aus Fehlern zu lernen. Komplexität kann man weder aus dem Weg gehen noch sie reduzieren. Sie sollte vielmehr als Chance verstanden werden, den Alltag zu gestalten.

Anja Berghammer / Julia Newie

Die Autorinnen
Dr. Anja Berghammer und Dr. Julia Newie sind Consultants bei Icondu, einer Strategie-, Prozess- und Transformationsberatung aus Ingolstadt mit einem starken Fokus auf dem Thema Komplexität