In 48 Stunden gestartet, in vier Monaten flächendeckend im Einsatz

26. August 2026

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Wie die Gemeinde Herzebrock-Clarholz mit Ayunis Core die gesamte Verwaltung KI-fit macht.

Ayunis Core KI
Marco Diethelm, Bürgermeister von Herzebrock-Clarholz, ist ein „heavy user“ der Lösung: Er nutzt insbesondere die Diktierfunktion von unterwegs, um schnell und spontan Social Media-Beiträge zu entwerfen. Foto: Fuechtenkort

Die Gemeinde Herzebrock-Clarholz im Kreis Gütersloh hat rund 16.500 Einwohner, etwa 100 Verwaltungsmitarbeitende und eine KI-Plattform, die heute nahezu flächendeckend im Einsatz ist. Vom ersten Gespräch bis zum produktiven Betrieb vergingen wenige Monate. Nach rund einem Quartal nutzen rund 80 Prozent der Beschäftigten Ayunis Core in ihrem Arbeitsalltag.

Ausgangslage: Klare Anforderungen, kein Spielraum für aufwändige Projekte

Bis Ende 2025 hatte die Verwaltung keine KI-Lösung. Den Anstoß gab Bürgermeister Marco Diethelm persönlich: Auf einer Konferenz des Netzwerks junger Bürgermeisterinnen und Bürgermeister erlebte er einen Ayunis-Workshop und sah: Das passt.

Gesucht war eine Lösung, die sich ohne monatelange Einführungsprojekte und ohne eigene IT-Abteilung umsetzen lässt, transparent im Preis, DSGVO-konform und auf den öffentlichen Sektor ausgerichtet. Drei Faktoren gaben den Ausschlag: die schnelle Einführung („in 48 Stunden loslegen“), eine nachvollziehbare Preisgestaltung und positive Empfehlungen aus anderen Kommunen.

Einführung: Ein Muster, das Kommunen übernehmen können

Die Gemeinde folgte einem fünfstufigen Vorgehen:

  1. Schulung zuerst: Eine fachbereichsübergreifende Schulung zu Datenschutz und Cybersicherheit schuf ein einheitliches Grundverständnis für alle Mitarbeitenden.
  2. Zentrale Anlaufstelle: Mit Thorben Sickau als KI-Beauftragten wurde eine feste Ansprechperson benannt. Diese Multiplikatoren-Rolle erwies sich als Schlüsselfaktor für die schnelle Verbreitung.
  3. Vor-Ort-Termine in jeder Fachabteilung: Gemeinsam mit den Teams wurden konkrete Arbeitsabläufe analysiert und die Bereiche mit dem größten Nutzen herausgearbeitet.
  4. Ermutigung zum Experimentieren: Mitarbeitende wurden eingeladen, eigene Routinen zu hinterfragen und selbst zu entdecken, wo das Werkzeug sie unterstützt.
  5. Pragmatischer Rollout statt Big Bang: Stellen ohne nennenswerten Schreibtischanteil (z. B. Hausmeisterdienst) wurden bewusst ausgeklammert. Das Ergebnis: 80 Prozent Nutzungsabdeckung, was in der Praxis einem nahezu flächendeckenden Einsatz entspricht.

Anwendungsfälle: Vom Bürgermeisterbüro bis in die Sachbearbeitung

Ayunis Core ist heute in sechs Fachbereichen produktiv oder in Erprobung: Bürgermeisterbüro, Personal, Zentrale Dienste & Beschaffung, Ordnungsamt, Hochbauamt und Gebäudemanagement. Typische Aufgaben sind Stellenbewertungen nach TVöD, Stellenausschreibungen, Dienstanweisungen, Angebotsvergleiche, Bürgeranfragen und Social-Media-Posts.

In der optional integrierten Ayunis Core Academy erhalten Mitarbeitende der Verwaltung nicht nur eine KI-Schulung nach EU AI Act, sondern auch maßgeschneiderte Lerninhalte für einen wirkungsvollen und zeitsparenden Einsatz von Ayunis Core.
Sogenannte Fähigkeiten für wiederkehrende Aufgaben legen sich Mitarbeitende selbst an, teilen sie gegebenenfalls mit anderen Teams oder sogar mit anderen Kommunen über den Ayunis Marketplace.
Auf dem Ayunis Marketplace können Mitarbeitende von Verwaltungen zahlreiche Fähigkeiten nachnutzen, die von anderen Gemeinden oder von Ayunis veröffentlicht wurden.
Dokumentensammlungen bündeln das lokale Wissen einer Verwaltungseinheit. KI-Anfragen (Prompts) und Agenten können diese Wissenssammlungen nutzen und bessere Ergebnisse produzieren.

Ein konkretes Beispiel aus der Beschaffung: Eine neue Mitarbeiterin erhielt wenige Wochen nach Dienstantritt den Auftrag, eine Arbeitsschutzplattform im Wert von über 15.000 € zu beschaffen. Mit Ayunis Core schärfte sie das Anforderungsprofil, erstellte eine wiederverwendbare KI-Fähigkeit – teilbar über den Ayunis Marketplace –, ließ Angebote vergleichen und bereitete die Entscheidungsvorlage vor. Was sonst mehrere Wochen gedauert hätte, erledigte sie in wenigen Arbeitstagen. Ihr Fazit: „Ayunis Core hat mir ermöglicht, eine zeitintensive Rechercheaufgabe effizient abzuschließen und meine Energie gezielt einzusetzen, anstatt sie durch ständige Unterbrechungen zu verlieren.“

Ergebnisse: Messbare Wirkung nach einem Quartal

  • Beschaffungsvorgänge werden um ein bis zwei Wochen verkürzt und liefern eine bessere Entscheidungsgrundlage.
  • Stellenbewertungen nach TVöD werden durch KI-gestützte Argumentation besser belegt, mit direkter Wirkung auf den Personalhaushalt.
  • Neue Mitarbeitende bearbeiten Vorgänge früher selbstständig, auch in komplexen Sachgebieten.
  • Standardarbeiten wie Dienstanweisungen, Ausschreibungstexte und Bürgerantworten entstehen einheitlicher und schneller.

„Dass verschiedene Modelle genutzt werden können, ist ein wichtiger Vorteil. So können wir je nach Aufgabe abwägen, welche Lösung fachlich sinnvoll, datenschutzrechtlich vertretbar und organisatorisch praktikabel ist. Anderen Kommunen, die mit dem Thema KI starten, kann ich Ayunis Core uneingeschränkt empfehlen – gerade wegen der schnellen Einführung und der klaren Preisgestaltung.“

Marco Diethelm, Bürgermeister, Gemeinde Herzebrock-Clarholz

Ausblick

Als nächstes soll Ayunis Core an die täglich genutzten Rechtsquellen angebunden werden: Gesetze, Satzungen, DIN-Normen und bisherige Beschlüsse. Hinzu kommen mobile Nutzung und ein einheitlicher Schreibstil für alle KI-gestützten Texte. Über den Ayunis Marketplace will die Gemeinde noch mehr eigene Fähigkeiten teilen und weitere bewährte Vorlagen anderer Kommunen nachnutzen.

Kontakt:

Ayunis
Balanstr. 73 / Gebäude 21A
81541 München
Tel.: 089 21547096-0
E-Mail: info@ayunis.com
www.ayunis.com