Finanzsoftware vereinfacht das Controlling für Kommunen und kommunale Unternehmen. Bei der Auswahl sollte darauf geachtet werden, dass die gesetzlich vorgegebenen Auswertungen im Programm hinterlegt sind. Die Kür der Anwendung stellen individuelle Berichte etwa für Investitionsprojekte dar.
Der Begriff Controlling bezeichnet landläufig die Steuerung von Unternehmen, Teilbereichen von Unternehmen oder von Kostenstellen und Kostenträgern. Doch auch im kommunalen Umfeld gewinnt Controlling im Rahmen der Aufgabenerfüllung an Bedeutung. Moderne Finanzsoftware kann dabei wertvolle Unterstützung leisten.
Kommunen, die von diesen Möglichkeiten profitieren wollen, stehen vor der nicht ganz einfach zu beantwortenden Frage, welches der angebotenen Systeme für ihre Zwecke das richtige ist. Das ist zum einen vom gewünschten Funktionsumfang abhängig, zum anderen von den bereits eingesetzten Systemen und von den Anbindungsmöglichkeiten zu vor- und nachgelagerten Lösungen. Innerhalb einer Systemlandschaft sollten alle Komponenten möglichst offen gestaltet sein, damit durchgängige Datenströme möglich sind.
Deshalb ist bei der Software-Auswahl unbedingt darauf zu achten, dass die Programme über moderne und offene Schnittstellen verfügen. So werden Medienbrüche vermieden und der Aufwand im behördlichen Alltag lässt sich enorm verringern. Sind diese grundsätzlichen Kompatibilitätsfragen geklärt, richtet sich der Blick auf die eigentlichen Funktionen im Bereich Controlling und Haushaltsplanung.
Das externe Berichtswesen der Städte und Gemeinden ist vorwiegend noch von den gesetzlich vorgegebenen Auswertungen der jeweiligen Bundesländer geprägt. Es dominieren darin der Ergebnis- und Finanzhaushalt sowie die Investitionsplanung. In der Regel werden diese Elemente im Dokument „Haushaltsplan“ zusammengefasst. Das Gegenstück dazu ist die Jahresrechnung mit Ergebnis- und Finanzrechnung. Die wesentlichen Eckdaten werden im Vorbericht zum Haushalt oder dem Rechenschaftsbericht zur Jahresrechnung erläutert.
Standardisierte Auswertungen
Diese vorgeschriebenen Auswertungen, also Ergebnis- und Finanzrechnung, einschließlich deren Teilhaushalte sind in moderner Software für die Haushaltsplanung als standardisierte Auswertungen hinterlegt. Daneben gibt es weitere wertvolle Funktionen, auf die es bei der Software-Auswahl zu achten gilt. So sollte im Programm beispielsweise jederzeit die Ergebnisrechnung (analog Teilergebnisrechnung) – also der Plan-Ist-Vergleich zum Beispiel für den Monat, das Quartal oder das Halbjahr – automatisiert abgefragt werden können.
Neben diesem „Pflichtteil“ sind gerade im unterjährigen Berichtswesen weitere Darstellungsmöglichkeiten gefragt. Um wirklich zeitnah steuern zu können, werden etwa adressatenorientierte Berichte benötigt. Diese dürfen sich aber nicht ausschließlich auf den Input beziehen, sondern müssen auch den Output beachten. Das bedeutet, dass die wesentlichen Produkte mit relativen und absoluten Kennzahlen zu verknüpfen sind, um eine höhere Aussagefähigkeit zur Leistungserfüllung zu erzielen.
Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, stellen ausgefeilte Programme zusätzliche Funktionen bereit. Über integrierte Berichtstools kann jede Auswertung auch individuell angepasst oder komplett in neuer Form (beispielsweise durch einen anders definierten Spalten- und Zeilenaufbau) neu erzeugt werden. So lassen sich damit individuelle Auswertungen zur Analyse der Planung erstellen. Basis sind dabei die Ist-Zahlen, die auf den Buchungen oder Aufträgen beruhen.
Diese individuellen Auswertungen stehen dann für Ad-hoc-Auswertungen oder für übergeordnete Berichte zur Verfügung. Beruhend auf den erfassten Daten (Plan-Zahlen, Ist-Zahlen) können diese idealerweise gleich aus der Software mit Grafiken verknüpft werden. Diese werden direkt aus dem vorhandenen Datenpool erzeugt und können etwa als Trendanalyse oder Vorjahresvergleiche ausgegeben werden. Somit entfällt auch eine Doppelerfassung in anderen Systemen. Ebenfalls wird ausgeschlossen, dass ein Bericht mit veralteten Daten (z. B. durch Veränderung eines Planansatzes) versendet wird.
Für Maßnahmen oder Projekte sollten im Programm spezielle Auswertungen zur Verfügung stehen. Dabei ist es ratsam, dass für jede bedeutsame Investition oder jedes wichtige Projekt ein Bericht zur Planung oder dessen aktuellen Status erzeugt werden kann, wobei sich auch eine mehrjährige Planung abbilden lassen sollte. Diese Berichte lassen idealerweise individuellen Gestaltungsspielraum, indem sie sich beispielsweise durch Fotos des Projektes oder durch Beschreibungsbausteine wie Texte oder Tabellen ergänzen lassen, die den jeweiligen Sachverhalt näher erläutern. Dadurch ist dann auch keine zusätzliche Erfassung in anderen Systemen mehr nötig.
So ein offenes und flexibles Controllingsystem bietet sich gerade im unternehmerischen Bereich der Kommunen und für öffentliche Unternehmen oder Zweckverbände an – quasi als Zusatzinformation zu den gesetzlich normierten Berichten. Die Erfahrung zeigt, dass gerade in diesem Bereich Wirtschaftspläne, Plan-Ist-Vergleiche und andere Berichte mittels separater Instrumente (z. B. Excel) vollzogen werden. Es empfiehlt sich, diese Berichte als Trendberichte oder Vorjahresvergleiche analog im Haushaltsplanungssystem zu hinterlegen, sodass sie automatisch und ohne Mehraufwand für Auswertungen auf Basis der erfassten Daten zur Verfügung stehen.
Bernd Eckstein
Der Autor
Dr. Bernd Eckstein ist Leiter Consulting Public Sector bei Datev in Nürnberg