Digitale Unabhängigkeit könnte – und sollte laut Bundesregierung – das Ziel sein. Noch aber nutzen Kommunen oft proprietäre Lösungen. Wie sich das ändern lässt, erklärt Fachjournalist Tillmann Braun.
Die Bundesregierung will die digitale Souveränität voranbringen und empfiehlt, auf quelloffene Software umzusteigen. Auf diesem Weg stoßen Kommunen allerdings noch auf einige Herausforderungen. Dass gerade kleine und mittlere Kommunen mit vergleichsweise wenigen Ressourcen dennoch unabhängig werden können, zeigen Vorbilder wie Schwäbisch Hall, die einen digital souveränen, funktionalen und zukunftsfähigen Arbeitsplatz für die gesamte Verwaltung geschaffen haben.
Um hier ebenfalls voranzukommen, sollten Verantwortliche im ersten Schritt ein Konzept für die Umstellung ihrer Standardanwendungen wie E-Mail, Groupware oder Videokonferenzen erstellen. Dafür existieren bereits bewährte souveräne Alternativen.
Wichtig ist es zudem, sich neben den lösbaren technischen Herausforderungen auch mit Aspekten wie Organisation und Anwenderakzeptanz zu beschäftigen. „Der Weg in die digitale Souveränität sollte zunächst gut verständlich beschrieben sein, damit die kommunalen Gremien wie auch die Mitarbeiter als Anwender ihn verstehen und mitgehen“, weiß Harald Bauer vom Open Source-Spezialisten Open-Xchange.
Oft ist es gerade in der Anfangsphase hilfreich, sich an Städte, Kreise und Gemeinden zu wenden, die erste Schritte in die digitale Souveränität bereits erfolgreich hinter sich gebracht haben. Kommunen können so von Vorbildern wie Dortmund oder Köln lernen, kleinere Städte und Gemeinden beispielweise von Schwäbisch Hall. „Zunächst ist es wichtig, das notwendige Open Source-Know-how zu finden“, sagt Mathias Waack, Fachbereichsleiter für Organisation und IT in Schwäbisch Hall. Wenn es im eigenen Haus keine Open Source-Experten gibt, müssen externe Dienstleister hinzugezogen werden.
Den Mitarbeitern Zeit geben
Als Nächstes steht dann die Analyse der eingesetzten IT-Infrastruktur an. Wer auch gleich sämtliche Fachanwendungen umstellen will, muss sie bei der Bestandsaufnahme berücksichtigen. „Die Fachanwendungen machen in diesem Fall den Löwenanteil der Aufgaben aus“, so Waack. Viele größere Städte wie Köln konzentrieren sich allerdings zunächst auf die Standardanwendungen. Abschließend kann dann ein agiler Migrationsplan erstellt werden.
Quelloffene Open Source-Software ist nicht automatisch kostenlos, und auch der Support verursacht Kosten. Nach einer ehrlichen Investitionsplanung kann der konkrete Umsetzungsplan erstellt werden. In Kommunen mit bis zu 50.000 Einwohnern lässt sich die Umstellung auf Open Source schnell vollziehen. „Es ist jedoch wichtig, die Angestellten langsam an die neue Arbeitsumgebung zu gewöhnen, und man sollte Anwendungen gegebenenfalls schrittweise auf Open Source umstellen“, rät Waack. Vor allem aber sei die digitale Souveränität eine Willenssache. „Man muss es wollen und den notwendigen Mut haben, dann findet man auch einen Weg“, spricht Waack aus Erfahrung.
Neben der Kontaktaufnahme zu Kommunen wie Schwäbisch Hall oder Städten wie Dortmund und Köln kann es auch hilfreich sein, die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt) zu kontaktieren. „Wir erarbeiten mit den Kommunen interkommunale Konzepte – quasi als Blaupause“, erläutert Marc Groß, Vertreter des Vorstands und Programmbereichsleiter bei der KGSt. „Diese Konzepte können die Kommunen dann entsprechend ihrer individuellen Ausgangslage vor Ort anpassen.“ Zum Thema digitale Souveränität im Kontext von Open Source hat die KGSt auch viele weiterführende Informationen auf ihrer Webseite.
Kann man das allein stemmen?
Im letzten Schritt gilt es zu entscheiden, ob man sich als Kommune zutraut, die Lösung in Eigenverantwortung selbst zu betreiben oder ob man lieber eine schlüsselfertige SaaS-Lösung nutzt. Hier ist vor allem die dPhoenix Suite vom öffentlich-rechtlichen IT-Dienstleister Dataport einen Blick wert.
Dieser souveräne Arbeitsplatz ist eine modular aufgebaute Gesamtlösung, an der verschiedene etablierte Open-Source-Spezialisten aus Europa beteiligt sind: Er beinhaltet Module wie E-Mail, Kalender, Dateiaustausch und Video Conferencing. Die Lösung ist im Einklang mit den strengen deutschen Datenschutzgesetzen. Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern sind aufgrund des quelloffenen Ansatzes ausgeschlossen.
Tillmann Braun
Der Autor
Tillmann Braun ist Fachjournalist mit Schwerpunkt IT und Digitalisierung aus Haiterbach.