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Ein CAFM- oder IWMS-System bildet die Grundlage für effizientes digitales Gebäudemanagement. Der kostenlose Leitfaden zeigt, wie die Einführung einer neuen Lösung oder der sichere Umstieg auf eine zukunftsfähige Plattform erfolgreich gelingt.
Schulen, Kitas, Rathäuser, Sporthallen: Die öffentliche Hand verantwortet einen großen und oft sehr heterogenen Gebäudebestand. Ein CAFM- oder IWMS-System bündelt die Daten und Abläufe rund um diese Gebäude an einem Ort. Viele Kommunen und Organisationen führen eine solche Lösung neu ein oder müssen ihr abgekündigtes System ablösen. Woran erkennt man eine zukunftsfähige Lösung und wie gelingt der Umstieg sicher und ohne Datenverlust?
Was sind CAFM und IWMS?
CAFM
Computer-Aided Facility Management: Führt zusammen, was in vielen Verwaltungen noch in Excel-Listen und Ordnern verteilt ist: Flächen, Anlagen, Wartungs- und Prüftermine, Verträge, Kosten und Dokumente.
IWMS
Integrated Workplace Management System: Ergänzt das CAFM um Immobilien-, Arbeitsplatz- und Nachhaltigkeitsmanagement auf einer gemeinsamen Plattform.
Die Grenzen sind fließend. Plattformen wie waveware vereinen beides in einem einzigen System.
Wenn das bisherige System abgekündigt wird
Wird die bisherige CAFM-Software abgekündigt – wie etwa Planon essentialsFM – kommt zur Systemwahl zusätzlich Zeitdruck hinzu. Drei Punkte entscheiden dann über einen reibungslosen Umstieg:
- Ein zukunftsfähiges System wählen: Eine moderne Plattform-Architektur wächst mit neuen Anforderungen mit. So vermeiden Sie einen erneuten Systemwechsel.
- Daten sicher und schnell übernehmen, ohne Informationsverlust und ohne monatelange Doppelpflege.
- Einführung und Schulung planen, damit der Betrieb ohne Unterbrechung weiterläuft.
Die nach GEFMA 444 zertifizierte Softwareplattform waveware stellt dafür modulare Standardprozesse bereit, die sich schnell an individuelle Anforderungen anpassen lassen. Professionelle Import- und Migrationstools übernehmen vorhandene Bestandsdaten sicher ins neue System, auch unter Zeitdruck.
Checkliste: Worauf es bei der Auswahl ankommt
- Moderne Plattform-Architektur: Eine zentrale Datenbasis, die über viele Jahre trägt und mitwächst, damit nicht gleich der nächste Umstieg ansteht.
- GEFMA-444-Zertifizierung: Fachlich geprüfte Standardprozesse im Facility Management.
- ISO 27001: Gültige ISMS-Zertifizierung nach ISO 27001.
- Schnittstellen und Partner: Anbindung von CAD, ERP, IoT-Sensorik (Building X) und vielem mehr.
- Migration und Begleitung: Sichere Datenübernahme, Einführung und Schulung aus einer Hand.
Einführung ohne akuten Handlungsdruck
Auch Kommunen und öffentliche Einrichtungen ohne bisheriges CAFM-System profitieren davon, sich frühzeitig mit einer zukunftssicheren Lösung zu beschäftigen. Ohne Zeitdruck lassen sich Anforderungen in Ruhe klären, Daten aufbereiten und Prioritäten setzen.
Die modulare Plattformarchitektur von waveware mit zentraler SQL-Datenbank lässt sich mit über 80 Anwendungen erweitern und wächst mit steigenden Anforderungen mit. Über das Partnernetzwerk, etwa über die Schnittstelle zu Siemens Building X, lassen sich zusätzlich IoT- und Sensorikdaten nutzen. So können öffentliche Verwaltungen Gebäudeprozesse optimieren und Schritt für Schritt automatisieren.
Umstieg in öffentlichen Verwaltungen bereits vielfach erfolgt
Zahlreiche Kommunen, öffentliche Einrichtungen und weitere Organisationen haben die Einführung von waveware oder den Wechsel dorthin bereits erfolgreich gemeistert. Davon profitieren Sie: Unsere Erfahrungen aus abgeschlossenen Projekten fließen direkt in Ihr Vorhaben ein. So sind etwa die Stadt Bonn, DATEV, die Bundesagentur für Arbeit (BI Management), die Medizinische Hochschule Hannover (MHH) und viele weitere Organisationen nahtlos von Planon essentialsFM auf waveware umgestiegen.
Mehr als ein IT-Projekt
Die Entscheidung für ein CAFM- oder IWMS-System betrifft selten nur das Gebäudemanagement. Gebäude- und Liegenschaftsdaten werden in vielen Verwaltungsbereichen benötigt: im Energiecontrolling, bei der Raumvergabe oder bei den Maßnahmen, die das Klimaanpassungsgesetz seit Juli 2024 von Kommunen verlangt.
Gleichzeitig steht die Verwaltungsdigitalisierung vielerorts noch am Anfang. Laut der Initiative Stadt.Land.Digital hatte 2022 nur gut jede vierte Kommune eine ausformulierte Digitalstrategie. Wer heute auf eine erweiterbare Plattform setzt, schafft deshalb eine Grundlage, auf der sich weitere Prozesse Schritt für Schritt digitalisieren lassen.
Whitepaper: Digitalisierung in Städten und Kommunen
Wie Kommunen und öffentliche Einrichtungen dabei vorgehen können, zeigt unser Whitepaper. Es behandelt unter anderem:
- Anforderungen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren einer Digitalisierungsstrategie
- Lokales Hosting oder Cloud: Was zu welcher Verwaltung passt
- Spezialsoftware oder Datenplattform: Wie sich Insellösungen vermeiden lassen
- Die Kriterienkataloge der GEFMA 444 im Überblick
- Konkrete Handlungsempfehlungen für Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger
Kontakt:
Loy & Hutz Solutions GmbH
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