Bürger via Smartphone ansprechen

Nachrichten aus dem Rathaus direkt aufs Handy: Die Gruppe der Kommunen und Landkreise wächst als Anbieter von Messenger-Services derzeit am stärksten. - Abb. Messenger People

In Deutschland nutzen rund 50 Millionen Einwohner Whatsapp, die meisten davon täglich. Auch immer mehr Städte und Gemeinden setzen auf Messenger-Dienste, um ihre Bürger oder Besucher zu informieren oder sie in Entscheidungsprozesse einzubinden.

Röttenbach ist eine Gemeinde im mittelfränkischen Landkreis Erlangen-Höchstadt (Bayern) mit rund 5000 Einwohnern. Im Jahr 2017 hat die Gemeinde eine neue Homepage aufgesetzt. Das Online-Angebot der Gemeinde wird seit einigen Monaten durch einen eigenen Whatsapp-Newsletter ergänzt. Eine zunehmende Anzahl unserer Bürger ist heute online präsent“, sagt Bürgermeister Ludwig Wahl. „Wir möchten daher einerseits mit unseren Whatsapp-Meldungen die Bürger zeitnah über aktuelle Ereignisse informieren, andererseits besteht zunehmend der Wunsch, Behördenangelegenheiten online zu erledigen“, so Wahl. „Mit unserem Messenger-Service erreichen wir einen Bekanntheitsgrad der Homepage, der anders nie erzielt werden könnte.“

Kommunikation über Messenger-Dienste ist direkt und schnell. Nachrichten werden in Echtzeit übermittelt. Die meisten Nutzer erlauben Messenger-Apps, ihnen Push-Benachrichtigungen auf den Sperrbildschirm des Handys zu senden. Dadurch werden rund 90 Prozent aller Whatsapp-Nachrichten binnen 15 Minuten gelesen. Gerade auf lokaler Ebene wirkt es für die Bürger identitätsstiftend, wenn sie über die aktuellen Entwicklungen zeitnah Bescheid wissen.

Themen wie der Ausbau und die Pflege der Infrastruktur (z. B. Schwimmbäder, Straßen, Grünflächen) oder politische Beschlüsse der örtlichen Gremien können über Messenger auch multimedial in Form von Texten, Bildern, Videos und Sprachnachrichten vermittelt werden.

Zentrales Management

Hinzu kommt, dass Messenger als persönliche Kommunikationskanäle wahrgenommen werden, da hier gewöhnlich Dialoge mit dem besten Freund oder der Familie stattfinden. Eintreffende Nachrichten werden entsprechend hoch priorisiert.

Neuigkeiten und Informationen muss jede Gemeinde für ihre Bürger, die Presse oder die Wirtschaft in der Region aufbereiten. Diese Inhalte können in Kurzform über den Messenger-Kanal ausgespielt werden. Es müssen keine neuen Inhalte erstellt werden. Für das zentrale Management und den Versand der Informationen gibt es Software-Lösungen. Diese sind ab einem mittleren zweistelligen Geldbetrag monatlich verfügbar.

Die bayerische Gemeinde Kirchheim (bei München) verteilt ihre neuesten Informationen, Fakten der Woche und Ankündigungen über anstehende Events immer freitags um neun Uhr via Whatsapp. Zusätzlich können Bürger im Chat mit der Gemeinde auf den Newsletter antworten. Die Gemeinde Dautphetal aus dem mittelhessischen Landkreis Marburg-Biedenkopf setzt ihren Messenger-Kanal serviceorientiert ein, um auf aktuelle Anlässe hinzuweisen. Sie warnt etwa vor Straßensperrungen, aktuellen Betrugsmaschen wie „ungemeldeten Handwerkern“ oder weist auf Öffnungszeiten kommunaler Einrichtungen hin.

Das Bürgerportal Bergisch Gladbach nutzt Whatsapp als generellen Nachrichten- und Informationsservice der Kommune. Interessierte Bürger erhalten tägliche Newsletter aus unterschiedlichen Kategorien, unter anderem eine Zusammenfassung der lokalen Presseschau, „Blaulicht“- und „Blitzer“-Eilmeldungen sowie Wettermeldungen und Terminhinweise.

Im Messenger-Marketing gelten in Sachen Datenschutz ähnliche Konditionen wie beim E-Mail-Marketing. Der entscheidende Punkt ist die Einwilligung des Nutzers. Zudem müssen die Nutzer umfassend über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden. Gerade für Gemeinden, Kommunalpolitiker und politiknahe Organisationen empfiehlt es sich in Anbetracht der Anforderungen durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), für den Aufbau und die Nutzung eines professionellen Whatsapp-Kanals auf die Unterstützung eines Dienstleisters zurückzugreifen.

In diesem Fall werden weder ein eigenes Handy noch eine eigene Telefonnummer benötigt. Der Datenaustausch erfolgt ausschließlich über den Dienstleister. Dabei werden keine unzulässigen Daten an den Messenger-Betreiber weitergegeben, da sich nur die Daten von freiwilligen (per Double-OptIn angemeldeten) Nutzern im System befinden. „Wer Messenger-Kommunikation unter Berücksichtigung einiger Aspekte nutzt, braucht beim Einsatz von Whatsapp keine Bedenken haben“, sagt Dr. Carsten Ulbricht, Rechtsanwalt für IT-, Internet- und datenschutzrechtliche Fragen in Stuttgart.

Plattform des Pressedienstes

Auch in die Pressearbeit können Kommunale einen Messenger einbinden. Die Landeshauptstadt München bietet ihren Pressedienst „Die Rathaus Umschau“ auch über Whatsapp an. Hier gibt es fast täglich ein Update zu den aktuellen Themen im Rathaus. Hierbei werden drei Neuigkeiten ausgewählt und in einer Nachricht verschickt. Über Links auf die Website haben die Nutzer Zugriff auf alle Details zum jeweiligen Thema.

Die bayerische Region Oberpfalz startete vor Kurzem mit ihren Nachrichten-Service. Über thematische Kategorien wie Freizeit oder Wirtschaft können sich Interessierte Informationen zu den Landkreisen und Kommunen der Region zuschicken lassen. Beim Versand nutzt das Team Medienarten wie GIF-Dateien und Bilder mit kurzen Texten und weiterführenden Links.

Messenger sind das Bürgergespräch in der digitalen Ära. Die Gruppe der Städte, Gemeinden und Landkreise wächst als Anbieter von Messenger-Services im Augenblick am stärksten. Diese digitalen Nachrichtendienste sind für die Kommunen eine ideale Plattformen für den direkten, schnellen und persönlichen Kontakt. Sozusagen das Bürgergespräch und die kommunale Sprechstunde in der Smartphone-Ära.

Matthias Mehner

Der Autor
Matthias Mehner ist Chief Marketing Officer bei Messenger People mit Sitz in München