Als Smart City in die Zukunft

Das Ziel ist klar: Städte wollen und müssen zu Smart Cities werden. Noch aber verläuft der Digitalisierungsprozess vielerorts eher holprig – bereits dann, wenn es „nur“ darum geht, die Verwaltung zu modernisieren. Woran das liegt und wie es besser gehen kann, weiß Softwareexperte Johannes Tacke.

Im Vergleich zu Unternehmen müssen Behörden und Verwaltungen oft mit einem deutlich kleineren Budget auskommen. Im Entwurf für den Haushaltsplan 2024 hat die Bundesregierung die Mittel für die Digitalisierung deutlich gekürzt – wobei jedoch die nicht-abgerufenen Mittel aus den Vorjahren zur Verfügung stehen sollen. Es gilt also weiterhin, die verfügbaren Gelder möglichst effizient einzusetzen.

Dass dies häufig nicht passiert, merken wir bei unseren Einsätzen immer wieder. Oftmals schaffen Behörden Software oder Systeme an, die nicht miteinander harmonieren und deren Funktionen sich überlappen. Dabei ließe sich auch mit günstigen Mitteln viel erreichen, zum Beispiel mit einem IT-Service Management-System, das die Bearbeitung von Bürgeranliegen deutlich beschleunigt.

Flexibilität bringt weiter

Ein weiteres Problem, über das wir immer wieder stolpern, ist der Zeitfaktor. In manchen Bereichen, etwa bei der Kritischen Infrastruktur, wo es etliche sicherheitsrelevante Aspekte zu beachten gibt, lassen sich Digitalisierungsprojekte oft nicht zügig umsetzen. Im öffentlichen Sektor herrscht kein Innovationsdruck, wie es ihn etwa bei Unternehmen gibt, um nicht von der Konkurrenz abgehängt zu werden.

Immer wieder gibt es Fälle, bei denen ein Projekt deutlich länger als nötig dauert. Mal liegt es an der Anzahl der Akteure, die an der Umsetzung beteiligt sind. Mal ist es ein zu hohes Maß an Bürokratie, wodurch jeder Schritt erst über den langen Dienstweg abgeklärt werden muss. Häufig liegt es auch an der Dauer der Ausschreibungen. Bei Wartezeiten von einem Jahr und mehr ist Software schon oft weiterentwickelt, bevor überhaupt eine Entscheidung gefallen ist. In jedem Fall könnte hier etwas mehr Flexibilität für Entspannung sorgen.

Gerade bei großen Projekten mit zahlreichen Anwendern ist es zudem wichtig, die Einführung eines neuen Systems ausreichend zu kommunizieren. Diese Erfahrung haben wir etwa bei einer Landesregierung mit über 2500 Mitarbeitern gemacht.

Um für einen reibungslosen Übergang zu sorgen, sollten alle Mitarbeiter ins Boot geholt und über die Vorteile und Funktionen aufgeklärt werden. So lassen sich auch frühzeitig Widerstände bei denen abbauen, die lieber beim alten Muster bleiben wollen – „weil wir das schon immer so gemacht haben“. Das sollte ein wichtiges Kriterium bei der Wahl von IT-Dienstleistern sein: dass sie bei jedem Projekt den Auftraggeber mit Schulungen für die Mitarbeiter begleiten und auch im Nachgang bei allen Fragen und Problemen zur Stelle sind.

Klare Zielvorgaben sind wichtig

Dieser Punkt geht Hand in Hand mit der nötigen Kommunikation. In vielen öffentlichen Einrichtungen gibt es zu Beginn keinen klaren Fokus, was bei einem Digitalisierungsprojekt überhaupt erreicht werden soll. Das Ziel ist dann eher dynamisch, es ändert sich fortlaufend.

Dabei ließe sich viel Ärger ersparen, wenn von Anfang an klar ist, was gebraucht wird. Weitere Funktionen und Parameter im Nachhinein in ein neues System einzuführen, ist zwar nicht unmöglich, kann aber ein Zeitfresser sein. Und es kann den Frust bei den Mitarbeitern steigern, wenn bei einer Software, die eigentlich die Arbeit erleichtern soll, wichtige Funktionen fehlen.

Das Personal ist der Schlüssel

Was wir auch häufig beobachten: Behörden betrachten die Digitalisierung gerne als Nebenprojekt – und stellen dafür auch oft nur Mitarbeiter ab, die sich dem Thema nebenher widmen. Aber das ist ein großer Fehler. Für moderne Herausforderungen braucht man hochqualifizierte Mitarbeiter mit IT-Wissen des 21. Jahrhunderts.

Einfach ist das oft nicht, weil sich auch die freie Wirtschaft um die Fachkräfte reißt. Der öffentliche Dienst sollte sich deshalb um sie bemühen und offene Stellen attraktiv gestalten. Optimal wäre es zudem, wenn die Fachmitarbeiter bei Projekten Hand in Hand mit externen Dienstleistern und Softwarelieferanten arbeiten. Bei solchen Kooperationen lassen sich unnötige, mehrfache Arbeiten meist vermeiden.

In Behörden und Verwaltungen gibt es bei der Digitalisierung etliche Baustellen – und manche Probleme sind durchaus schwer zu meistern. Doch wenn die vorhandenen Mittel richtig eingesetzt werden, das passende Personal eingestellt wird und Projekte nicht halbherzig angegangen werden, lässt sich alles lösen.

Johannes Tacke