Richtige Beschaffung ist eine Kunst für sich

Unterschriftsreif: Ein wichtiges Dokument der Vergabeunterlagen ist der Entwurf der Vertragsurkunde. Dieser sollte grundsätzlich vom Auftraggeber vorgegeben und der Ausschreibung beigefügt werden. - Foto: Küverling/Fotolia

Um im Zuge der Ausschreibung von Kommunalfahrzeugen das wirtschaftlichste Angebot ermitteln zu können, müssen verschiedene wichtige Punkte beachtet werden. Dazu gehört auch, den Vergabeunterlagen den ausgearbeiteten Vertragsentwurf beizufügen. Unter anderem darüber informiert der dritte und abschließende Teil unseres Beitrags zu Fragen der Beschaffung von Kommunaltechnik.

Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes im Zuge der Beschaffung von Kommunalfahrzeugen stellte eine Kunst für sich dar. Zunächst spielt hier der Transparenzgrundsatz eine wesentliche Rolle. Das Vergabeverfahren muss vorhersehbar sein. Das heißt: Alle Bieter müssen aus den Vergabeunterlagen ersehen, was wie gewertet und gewichtet wird, also wie bei der Vergabeentscheidung vorgegangen wird. In diesem Kontext musste sich die jüngere Rechtsprechung wiederholt mit sogenannten „Geheimkriterien“ auseinandersetzen, Bewertungsmaßstäben also, die der öffentliche Auftraggeber vorher nicht klar kommuniziert hatte.

Aber auch, wenn die Kriterien selbst ordnungsgemäß formuliert sind, bleibt die Frage, nach welcher Bewertungsmethode das wirtschaftlichste Angebot im Sinne von Paragraf 107 Abs. 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) in Verbindung mit Paragraf 58 Abs. 1 der Vergabeverordnung (VgV) beziehungsweise Paragraf 18 Abs. 1 der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A) ermittelt wird. Sinnvoll ist es, auf bewährte Methoden wie etwa der einfachen oder der erweiterten Richtwertmethode (aus der Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen) zurückzugreifen, um sich nicht angreifbar zu machen.

Vertragsentwurf hat hohe Bedeutung

Ein weiteres, häufig vernachlässigtes, aber wichtiges Dokument der Vergabeunterlagen ist der Entwurf der Vertragsurkunde. Dieser sollte grundsätzlich vom Auftraggeber vorgegeben und bereits den Vergabeunterlagen beigefügt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass etwaige Angebote in Kenntnis und auf der Grundlage des vorgelegten Vertragsentwurfes erstellt werden. Zudem sind Verhandlungen in den meisten Vergabeverfahren unzulässig und mit dem Zuschlag – also der Beendigung des Vergabeverfahrens – ist der Vertrag bereits zustande gekommen (vgl. § 18 Abs. 2 VOL/A), sodass ein Unternehmen sich dann wohl auch nicht mehr auf für sich nachteilige Bedingungen einlassen wird (und muss).

Weiter sind hinsichtlich des Vertragsschlusses verwaltungsrechtliche, insbesondere kommunalrechtliche Vorgaben zu beachten. So schreibt etwa Art. 38 Abs. 2 S. 1 der bayerischen Gemeindeordnung vor, dass Erklärungen, durch welche die Gemeinde verpflichtet werden soll, der Schriftform bedürfen.

Wer schreibt, der bleibt

In vielen Vergabeverfahren äußerst stiefmütterlich behandelt wird die Pflicht des öffentlichen Auftraggebers zur fortlaufenden Dokumentation, wie sie in Paragraf 8 VgV beziehungsweise Paragraf 20 VOL/A (§ 43 Unterschwellenvergabeordnung, UVgO) verankert ist. Demnach sollen die einzelnen Stufen des Verfahrens, die einzelnen Maßnahmen sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen festgehalten werden. Für EU-weite Vergabeverfahren enthält Paragraf 8 Abs. 2 VgV einen Katalog an Mindestinhalten der Dokumentation, an dem man sich aber auch für nationale Vergabeverfahren gut orientieren kann. Paragraf 8 Abs. 4 VgV regelt nun auch die Aufbewahrungsfristen für die Unterlagen aus dem Vergabeverfahren, jedenfalls aus vergaberechtlicher Sicht. Sonstige verwaltungs- oder zuwendungsrechtliche Maßgaben gilt es ergänzend zu beachten.

Die Dokumentation als oft lästig wahrgenommene Pflicht erlangt spätestens dann erhebliche Bedeutung, wenn ein Nachprüfungsverfahren vor der Vergabekammer eingeleitet wurde. Sind nicht alle Schritte und Entscheidungen des Vergabeverfahrens nachvollziehbar dokumentiert und gegebenenfalls begründet, insbesondere auch bei Ermessensentscheidungen, läuft der Auftraggeber Gefahr, dass das Verfahren bis zu dem maßgeblichen Verfahrensstand zurückversetzt wird. Das spricht dafür, eine lückenlose Dokumentation zu erstellen.

Insgesamt kann nicht genug betont werden, dass bei der Beschaffung von Kommunalfahrzeugen die Vergabeunterlagen besonders sorgfältig und gewissenhaft erstellt werden sollten. Hierbei sind technisch-fachliche und (vergabe-) rechtliche Aspekte miteinander zu vereinen. Nur so kann bestmöglich sichergestellt werden, dass das Vergabeverfahren ordnungsgemäß durchgeführt wird und es auch nach Zuschlag weder zu Unstimmigkeiten mit Zuwendungsgebern noch zu unerwünschten – und regelmäßig kostenintensiven – Leistungsänderungen oder Ähnlichem kommt, mit denen Fehler, die im Vorfeld gemacht wurden, „ausgebügelt“ werden sollen. Denn die Beschaffung eines Kommunalfahrzeugs endet nicht mit dem Zuschlag, sondern erst mit der Entgegen- beziehungsweise Abnahme des Fahrzeugs, das die Anforderungen aus der Leistungsbeschreibung erfüllen muss.

Christian Stetter

Der Autor
Christian Stetter ist als Rechtsanwalt mit dem Schwerpunkt Vergabe- und IT-Vertragsrecht bei der Mayburg Rechtsanwaltsgesellschaft in München tätig

Infos zur Richtwertmethode: Die im Beitrag erwähnte Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen finden Sie als kostenlosen Download des Beschaffungsamtes des Bundesinnenministeriums (272 S., 2,4 MB)

Schon gelesen? Teil 1 des Beitrags zu Fragen der rechtskonformen Beschaffung von Kommunalfahrzeugen ist in der Ausgabe 9/2017 unseres Magazins der gemeinderat erschienen (S. 70). Dort standen grundsätzliche Aspekte wie die Verpflichtung zur Ausschreibung und die unterschwelligen Vergaben im Fokus. Teil 2 finden Sie hier auf Treffpunkt-Kommune.de mit Informationen zur korrekten Erstellung der Vergabeunterlagen.