Wegwerfen und neu kaufen — das muss nicht sein: Man kann gebrauchte Geräte in den Materialkreislauf zurückführen und selbst auf wiederaufbereitete IT-Geräte zurückgreifen. Refurbishing-Experte Daniel Büchle streicht die Vorteile heraus und plädiert für die Kooperation mit einem Inklusionsbetrieb.
Hoher Energieverbrauch, CO2-Emissionen, Seltene Erden: Die Herstellung von IT-Geräten verschlingt kostbare Ressourcen und ist meist alles andere als umweltfreundlich — Behörden sind aber zunehmend angehalten, ihre Hardware möglichst nachhaltig zu beschaffen. Dazu kommen die Kosten der IT-Ausstattung: Angesichts knapper Kassen rücken sie immer mehr in den Fokus.
Eine interessante Alternative zur kompletten Ausstattung mit neuer Hardware kann daher der Einsatz von wiederaufbereiteten Notebooks, PCs oder Tablets sein. Denn sie sind kostengünstiger und deutlich nachhaltiger als Neuware.
Bei der Qualität gibt es dagegen keine Abstriche: In der Regel handelt es sich um hochwertige Businessgeräte, die nur wenige Jahre in Unternehmen genutzt wurden. Anschließend werden sie von professionellen Refurbishern gründlich aufbereitet und zurück in den Wirtschaftskreislauf gebracht. In der Verwaltung können diese nahezu neuwertigen Gebrauchtgeräte daher noch viele Jahre gute Dienste leisten.
Gebrauchte für den Kurzeinsatz
Auch für einen kurzfristigen Einsatz – etwa Wahlen oder städtische Veranstaltungen – sind aufbereitete Geräte interessant, denn sie können oft einfach gemietet werden. Eine weitere Option für Kommunen ist die Rückgabe von gut erhaltener Hardware an Refurbisher aus sozialen und ökologischen Gründen: Dies kann aus finanzieller Sicht ebenfalls lohnend sein.
Gerade Großunternehmen legen Wert auf qualitativ hochwertige Businesshardware, nutzen sie aber häufig nur kurze Zeit, zumal die Abschreibungsdauer momentan lediglich ein Jahr beträgt. Diese sehr gut erhaltenen Geräte werden von Refurbishern wiederaufbereitet und nach einem aufwendigen Prozess erneut in den Wirtschaftskreislauf gebracht.
Wenn Behörden sich mit Gebrauchtgeräten ausstatten, sollten sie darauf achten, dass das Refurbishing Unternehmen absolute Datensicherheit von der Abholung bis zur Auslieferung gewährleistet. Im Idealfall ist das Personal DSGVO-geschult und holt die Geräte mit eigenem Fuhrpark in Spezialbehältnissen ab. Zudem stellt die Verwendung einer zertifizierten Löschsoftware sicher, dass alle Daten revisionssicher nach anerkannten Standards entfernt werden.
Fünf weitere Jahre im Einsatz
Falls es notwendig ist, ersetzt das Refurbishing-Unternehmen Komponenten wie Festplatten oder Akkus, die überwiegend aus nicht mehr verwendbaren Geräten stammen. Auch so wird Elektroschrott reduziert. Nach gründlicher Reinigung und einem Betriebssystem-Update sind PCs, Tablets, Notebooks und Co. wieder einsatzbereit und können durchschnittlich weitere fünf Jahre genutzt werden.
Wiederaufbereitete Geräte sind genauso funktionstüchtig wie Neuware, aber bis zu 40 Prozent günstiger — und zugleich deutlich nachhaltiger. Dieser Effekt lässt sich sogar nachweisen. So analysiert das IT-Unternehmen AfB social & green IT jährlich die sozialen und ökologischen Auswirkungen seiner IT-Aufbereitung auf Basis einer wissenschaftlichen Studie der Klimaschutzorganisation myclimate.
Demnach hat der Dienstleister im Jahr 2022 durch IT-Refurbishing im Vergleich zur Neuproduktion 44.700 Tonnen CO2-äq. Treibhausgase, 318 Millionen Liter Wasser sowie 170.800 MWh Primärenergie eingespart. Auch human- und ökotoxische Stoffe wurden durch die re Nutzungsdauer im hohen Maße vermieden.
Besonders spannend wird es für Behörden, wenn sie sich bei der Wahl eines IT-Ausstatters für einen Inklusionsbetrieb entscheiden. Damit unterstützen sie zum einen mehr Gerechtigkeit und soziale Teilhabe in der Arbeitswelt. Zum anderen wird die Beschaffung für Kommunen leichter: Bei Inklusionsunternehmen ist nach §118 GWB eine Direktvergabe möglich. Dadurch kann auf eine zeitaufwendige Ausschreibung verzichtet werden.
Auch die Rückgabe von IT-Geräten an einen Refurbisher kann für Kommunen interessant sein. So können sie selbst immer neue Hardware einsetzen und sich darauf verlassen, dass ihre Gebrauchtgeräte länger genutzt werden. Auch dadurch unterstützen sie die Kreislaufwirtschaft in der IT und damit mehr Nachhaltigkeit.
Die Rückgabe ist unkompliziert, da sich das Refurbishing-Unternehmen um die Einhaltung der Sicherheitsstandards kümmert. Wenn die Behörden die Geräte in der Regel drei bis fünf Jahre einsetzen und pfleglich behandeln, können sie im zweiten Leben, zum Beispiel in Bildungseinrichtungen, Non Profit-Organisationen oder Privathaushalten, noch lange verwendet werden. So lässt sich eine Gesamtnutzungsdauer von acht bis zehn Jahren erzielen.
Um die Qualität eines IT-Refurbishers zu erkennen, hilft häufig schon ein Blick auf die Website. Etwa anhand von ISO-Zertifizierungen lässt sich erkennen, dass der Refurbisher sorgfältig arbeitet und sich regelmäßig überprüfen lässt, zum Beispiel vom TÜV. Wichtig sind dabei die Zertifikate ISO 9001 für das Qualitätsmanagement, ISO 14001 für das Umweltmanagement und ISO 27001 für das Informationssicherheitsmanagement.
Hoher Anspruch auch bei Gebrauchten
Auch die Qualifikation zum TÜV-geprüften Entsorgungsfachbetrieb belegt, dass es sich um ein hochprofessionelles Unternehmen handelt. Zudem sind die Zahl und Qualität der Partnerunternehmen, die ihre Geräte zur Verfügung stellen, ein Indiz dafür, dass es sich um einen Anbieter handelt, der hohe Sicherheitsstandards einhält. Anerkannte Awards, Auszeichnungen und Nachhaltigkeitspreise belegen ebenfalls die Seriosität.
Ressourcen und Kosten sparen
Die Ausstattung mit refurbished IT kann für Behörden eine sinnvolle und sichere Alternative sein. Gerade für klassische Bürotätigkeiten in der Verwaltung lohnt sich der Blick in die Angebote seriöser Anbieter –zumal dort häufig große Chargen einheitlicher Geräte erhältlich sind.
Ob eine Kommune Neugeräte oder refurbished IT nutzt, hängt natürlich immer vom Einsatzgebiet und dem zur Verfügung stehenden Etat ab. Wer bei seiner IT-Ausstattung Kosten sparen und zugleich einen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten will, hat so jedenfalls viele Möglichkeiten — ob durch Rückgabe gut erhaltener Hardware, durch die Verwendung wiederaufbereiteter Geräte oder durch das Leihen von temporär genutzten Produkten.
Daniel Büchle
Der Autor
Daniel Büchle ist Geschäftsführer von AfB social & green IT. Das Inklusionsunternehmen hat sich auf Refurbishing von IT-Geräten spezialisiert und beschäftigt bis zu 50 Prozent Menschen mit Behinderung.