Gemeinsam an Dokumenten arbeiten, im Team kommunizieren und per Videokonferenz Besprechungen mit Kollegen halten – für Rathäuser ist das im coronabedingten „Remote-Betrieb“ eine Herausforderung. Weit verbreitete Lösungen wie etwa Office 365 oder Google Docs im beruflichen Kontext zu nutzen, halten Experten aus Datenschutzgründen für eher riskant. Es gibt sichere, in deutschen Rechenzentren gehostete Alternativen, manche gar kostenlos.
In einem deutschen Rechenzentrum laufen, zertifiziert nach ISO 27001, BSI-Grundschutz und ITIL V3, zum Beispiel die drei Open-Source-basierenden Tools „GovPad“, „GovChat“ und „Jitsi-Videokonferenz“ für Kommunikation und digitale Zusammenarbeit. Damit sind die Daten der Nutzer verschlüsselt und sicher. „GovPad“ ermöglicht die vollständig anonyme gemeinsame Arbeit an Dokumenten von jedem Ort aus. Der Messenger „GovChat“ eignet sich für schnelle Nachfragen oder Informationen auf dem kurzen Dienstweg.
Das Tool bietet unter anderem auch einen verschlüsselten 1:1-Chat und die Möglichkeit, miteinander Dateien auszutauschen. Der Messenger lässt sich mit der Open-Source-Software „Jitsi“ zu einer einfach zu bedienenden Videokonferenzlösung erweitern. Die Videotelefonie ist im „GovChat“ fest installiert und wird dort mit einem Klick direkt gestartet.
Die Tools stellt der E-Government-Spezialist Publicplan der öffentlichen Verwaltung kostenfrei zur Verfügung. Eine Installation ist nicht erforderlich, es genügt ein Internetbrowser. Sämtliche Daten und Informationen, die die Nutzer in den Systemen des Anbieters ablegen oder darüber austauschen, können jederzeit exportiert werden und werden nicht ohne Ankündigung gelöscht.
Red.