Die Informationslage ändert sich aktuell so schnell wie selten. Eine digitale Kommunikationslösung kann Kommunen in ihrer Informationspflicht gegenüber den Bürgern unterstützen. Bei der Umsetzung von Digital Signage lauern aber einige Fallstricke. Wie lassen sich Kardinalfehler vermeiden? Wo und wie genau ist der Einsatz sinnvoll?
Der Umfang an Informationen, mit denen Bürger im kommunalen Bereich konfrontiert sind, ist jetzt schon komplex und wird in Zukunft tendenziell noch steigen. In Kombination mit einer erhöhten Unsicherheit, bedingt durch die Pandemie, entstehen bei den Bürgern eine Vielzahl weiterer Fragen und Anliegen, die oftmals nur durch einen persönlichen Termin geklärt werden können. Um den Zustrom von Besuchern in geordnete Bahnen zu lenken und bestimmte Anliegen vorab zu klären, kann eine Digital-Signage-Lösung eingesetzt werden.
Was ist unter dem Begriff Digital Signage zu verstehen? Die zu deutsch digitale Beschilderung beschreibt den Einsatz digitaler oder interaktiver Medieninhalte durch intelligente Werbe- und Informationssysteme. Mit Hilfe von Digital-Signage-Lösungen ist es möglich, relevante Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort darzustellen. Relevante Informationen können in diesem Kontext gesetzliche Aushänge, allgemeine Hygienevorschriften oder auch eine Mitarbeiterübersicht sein. Die Umsetzungsmöglichkeiten sind so vielfältig wie die Anforderungen vor Ort.
Das Kernelement eines jeden Digital-Signage-Systems stellen die Software und das Content-Management-System (CMS) dahinter dar. Mittels cloudbasiertem Backend können Inhalte an einzelnen oder mehreren Standorten zentral gesteuert werden. Von der Architektur besteht das System aus einem cloudbasierten Backend (Server), einem Bildschirm (Anzeigegerät) und einer lokalen Steuereinheit (Computer), auf den sämtliche Mediadaten übertragen werden.
Dort präsent sein, wo der Bürger ist
Bei den meisten Softwarelösungen können alle relevanten Aktivitäten über das webbasierte Content-Management-System (CMS) gesteuert werden. An dieser Stelle sind in der Regel keine zusätzlichen Installationen erforderlich. Sofern bei der eingesetzten Software ein Nutzer- beziehungsweise Rechtemanagement vorhanden ist, kann das Content-Management entweder zentral gesteuert oder an Mitarbeiter vor Ort delegiert werden.
Mit einer Digital-Signage-Lösung können Informationen an den Stellen vermittelt werden, wo Besucher, Bürger und Mitarbeiter zwangsläufig vorbeikommen oder sich aufhalten. In der Umsetzung kann eine solche Lösung in der Touristinformation, dem Foyer des Rathauses, im Treppenhaus eines Amtes oder im Außenbereich installiert sein. Über ein Setup an einem geeigneten Standort kann die Aufmerksamkeit für relevante Inhalten deutlich gesteigert und die Interaktion mit der Zielgruppe erhöht werden – ohne, dass ein persönlicher Kontakt erforderlich ist.
Im nächsten Schritt sollte man darüber nachdenken, an welchen Orten die Digitalisierung der Kommunikation sinnvoll ist und wie eine Umsetzung ausgestaltet werden kann. Was an dieser Stelle banal klingt, ist häufig der Grund dafür, warum viele Lösungen am eigentlichen Ziel vorbeigehen. Eine digitale Kommunikation zum Selbstzweck schafft keinen Mehrwert, sondern ist vielmehr ein zusätzlicher Kostenfaktor, der Arbeitskraft bindet.
Ausgehend von einem meist modularen Aufbau sind Digital-Signage-Lösungen grundsätzlich für Kommunen jeder Größe geeignet. Nachfolgend sind Gründe aufgelistet, die für die Digitalisierung der Kommunikation sprechen:
- Effizienzsteigerung mittels Kommunikation in Echtzeit,
- mehr Qualität der Informationen durch eine hohe Aktualität,
- Zeitersparnis durch Automatisierung wiederkehrender Tätigkeiten,
- kontaktlose Kommunikation durch ein cloudbasiertes Content-Management,
- weniger Ressourcenverbrauch durch Standardisierung von Prozessen,
- reduzierter Personalaufwand durch Self-Service-Terminals
Wenn die “Warum“-Frage beantwortet ist, sollte man sich ausreichend Gedanken über die Planung machen. Das A und O einer jeden Digitale-Signage-Lösung ist die Konzeption des Setups und die Integration von internen Stellen in den laufenden Betrieb. Häufig eher vernachlässigt, machen operative Tätigkeiten, Service- als auch Lizenzgebühren meist den Großteil der Kosten aus, auch wenn zunächst die Hardware als Kostentreiber vermutet wird.
Zuständigkeiten festlegen
Der Umsetzung vorangestellt sollte man sich zwingend Gedanken machen, wer intern mit dem Betrieb des Systems und der Pflege der Sendeschleife betraut wird. Je besser es gelingt, interne Stellen in die erforderlichen Abläufe zu integrieren, auch über die Automation mittels Schnittstellen, desto eher kann auch ein Mehrwert in der Kommunikation geschaffen werden.
Was gilt es bei der Beschaffung zu beachten? Auf der Konzeption aufbauend sollte eine “grobe Bedarfsanalyse” durchgeführt werden. Diese muss keine Detailanforderungen beinhalten. Es sollte lediglich feststehen, für welchen Zweck entsprechende Lösungen eingesetzt werden sollen. Touch-Terminals im Außenbereich sind deutlich aufwendiger und teurer als eine einfache Display-Lösung im Innenbereich.
Wenn die Grundrichtung feststeht, lässt sich die Zusammenarbeit mit Externen besser koordinieren und kontrollieren. Man sollte sich immer bewusst sein, dass reine Hardwareanbieter nicht komplett unabhängig agieren. Sofern Unklarheiten bestehen, ist eine Beratung durch einen „Digital Signage Integrator“ zu empfehlen, da diese nicht nur für die Hardware, sondern für die Gesamtlösung bezahlt werden. Dies kann auch insbesondere dann zielführend sein, wenn es darum geht, eine erforderliche Ausschreibung passend zu formulieren.
Christian Rebholz, Geschäftsführer von HR Infotainment in Meßkirch