ANZEIGE
Die öffentliche Verwaltung steht vor der Notwendigkeit, eine gute Digitalisierungsstrategie zu implementieren. Dabei geht es nicht nur um den Einsatz von Technik: Der Mensch muss im Mittelpunkt stehen.
Die Digitalisierung wird häufig immer noch als abstraktes Konstrukt verstanden, welches im Hintergrund dafür sorgt, dass wir immer mehr Zeit vor den Bildschirmen verbringen. Zum einen ist die Digitalisierung längst nicht mehr unsichtbar oder fristet gar ein Nischendasein. Sie ist längt im (Arbeits-)Alltag so ziemlich aller Menschen in Deutschland angekommen. Zum anderen ist das Wort „wir“ im ersten Satz wichtig, da es bei der Digitalisierung eben nicht um den Einsatz von immer mehr Technik geht, sondern ganz konkret um den Menschen, wie er zukünftig arbeiten oder interagieren möchte.
Potenziale der Digitalisierung
Insbesondere die öffentlichen Verwaltungen scheinen das ganze Potenzial der Digitalisierung nur selten zu erkennen und auszuschöpfen. Abgesehen von Standortvorteilen und einer gesteigerten Attraktivität gegenüber Wirtschaftsunternehmen, können durch die Digitalisierung auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden oder Anziehungskraft für gesuchte Fachkräfte gesteigert werden. Die Behörde wird als moderner Arbeitgeber wahrgenommen. Dadurch ist sie in der Lage junge Fachkräfte anzuziehen und langfristig an sich zu binden.
Tatsächlich stehen die Mitarbeitenden in vielen Sparten des öffentlichen Dienstes der Digitalisierung eher skeptisch gegenüber. Dabei spielen vor allem die Berührungsängste mit all den neuen digitalen Systemen die Hauptrolle. Eher seltener ist die Akzeptanz innerhalb der Organisation für die Einführung einer neuen Software gegeben. An diesem Punkt ist das sogenannte Change-Management (Veränderungsmanagement) gefordert, das aktiv Hürden und Ängste abbauen sollte. Dabei könnte es zum Beispiel die Vorteile der Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System (kurz: DMS) und einer elektronischen Akte (kurz: eAkte) herausstellen. Ein einfaches Beispiel wäre eine Person, die nicht mehr in überfüllten Aktenschränken suchen muss, um eine wichtige Information in kürzester Zeit zu erhalten, sondern in einem DMS mit nur wenigen Klicks danach suchen kann.
DMS als Mittelpunkt der Digital-Strategie
Die Nutzung einer eAkte in Kombination mit einem Dokumentenmanagement bildet einen notwendigen Grundstein zur digitalen Transformation. Für die Durchführung eines solchen Projektes bedarf es sowohl ausreichender Ressourcen als auch sorgfältiger Vorüberlegungen. Praxis-Beispiele aus dem Bereich der öffentlichen Verwaltung zeigen, dass ein DMS-Projekt nicht ad hoc umsetzbar ist. Vielmehr sollte dieses im Kontext der organisationsweiten Digitalisierungsstrategie betrachtet und eingebettet werden. Externe Unterstützung in Form einer Digitalisierungsberatung mit tiefgehenden Workshops kann dabei helfen. Mit einer DMS-Software im Mittelpunkt haben Sie die Möglichkeit, Workflows bis hin zu komplexen Prozessen medienbruchfrei und komplett digital abzubilden – was sowohl Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst als auch Bürgerinnen und Bürgern das Leben erleichtert. Erfahren Sie aus erster Hand, wie die Stadt Dülmen die DMS-Einführung mithilfe einer strategischen Digitalisierungsberatung erfolgreich gemeistert hat: Jetzt Webinar ansehen.
Strategische Beratung
Es liegt auf der Hand, dass derartige Umstellungen tiefgreifende Organisationsveränderungen mit sich bringen, die an einer zentralen Stelle der Behörde geplant und umgesetzt werden sollten. An diesem Punkt setzt die strategische Digitalisierungsberatung an, um individuelle Empfehlungen für Organisationen zu entwickeln. Denn für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung gibt es nicht den einen richtigen Weg, sondern die Projektverantwortlichen müssen die Veränderung stets an die Gegebenheiten Ihrer Behörde anpassen und daraufhin optimieren. Eine Strategieberatung kann außerdem konkrete Unterstützung beim Thema Wissensmanagement umfassen, sodass gezielt Kompetenzen innerhalb der Organisation aufgebaut werden. Dies stellt, mit Blick auf die anstehende Renteneintrittswelle ab 2026, ein weiteres zentrales Thema für alle öffentlichen Verwaltungen dar. Nicht zuletzt sollte innerhalb der strategischen Beratung eine Roadmap für die kommenden Jahre erstellt werden, mit deren Hilfe sich ein gemeinsames Zielbild entwickeln und festlegen lässt. Dabei sollte stets gemeinsam eine realistische Planung angestrebt werden. Die so entstehende Digitalstrategie sollte zudem stets individuell und auf die jeweiligen Prioritäten angepasst werden.
Anforderungen im Rahmen des OZG
Auch wenn die weit gesteckten Ziele des Bundes beim OZG nur geringfügig erreicht wurden, so sollte jede Verwaltung nach wie vor bestrebt sein, immer mehr Leistungen ihren Bürgern:innen digital anzubieten. Die Digitalisierung eigener Verwaltungsprozesse im ersten Schritt und Leistungen für die Büger:innen im zweiten sollte auch unabhängig von der Weiterentwicklung des OZG 2.0 in jeder öffentlichen Verwaltung an der Tagesordnung sein.
Steht das Onlinezugangsgesetz (2.0) in Ihrer Organisation nach wie vor im Mittelpunkt? Dann sollten Sie einen Lösungsansatz fokussieren, mit welchem eine Kommunikation zwischen den Bürgern:innen, den Serviceportalen und der Organisation mit einem Rückkanal möglich ist. Wichtig ist dabei ein strukturiertes Vorgehen, welches sich an zuvor definierten Leitplanken orientiert und im selben Zuge das Optimierungspotenzial nachhaltig und vollumfänglich nutzt.
Haben Sie vielleicht konkrete Hürden, wie z. B. die Etablierung der § 2b UstG-Prüfung oder Anforderungen der Registermodernisierung, welche Ihre Organisation dringend angehen muss? Eventuell haben Sie bereits einen bestimmten Schwerpunkt für Ihre Digitalstrategie gelegt? Oder befindet sich Ihre Behörde gerade erst am Anfang der Digitalisierung und Sie möchten Ihre Prozesse verschlanken? In all den Fällen bieten wir Ihnen verschiedene Beratungsleistungen an. Mit unserem d.velop documents als technische Komponente unterstützen unsere Branchen-Experteninnen und -Experten Sie bei Ihren individuellen Anforderungen. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.
Kontakt:
d.velop AG
Schildarpstraße 6-8
48712 Gescher
Digital Business Consulting
Tel.: 05931 9398-0
E-Mail: publicsector-beratung@d-velop.de
www.d-velop.de/public-sector