Mit ihrem Projekt zur Optimierung und Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung ist die rheinland-pfälzische Kommune Höhr-Grenzhausen jetzt ausgezeichnet worden.
Die Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen (rd. 6800 Einwohner) hat in ihrer Verwaltung im Jahr 2018 die elektronische Rechnung inklusive elektronischem Rechnungsworkflow eingeführt. Durch diese Maßnahme werden bereits jetzt die Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU erfüllt. Diese regelt den digitalen Empfang und die Weiterverarbeitung von elektronischen Rechnungen und tritt auf Bundesebene im November 2020 in Kraft. Sie verpflichtet alle öffentlichen Auftraggeber, elektronische Rechnungen entgegenzunehmen und auch weiterverarbeiten zu können.
Neben der Einführung der sogenannten E-Rechnung wurde in der Verbandsgemeinde die gesamte Rechnungsbearbeitung digitalisiert. Sie erfolgt nun papierfrei. Das Projekt stellt damit den Startschuss in eine digitale Zukunft der Kommune dar. Das dreiköpfige Projektteam mit dem stellvertretenden Fachbereichsleiter Finanzen Sebastian Kilb sowie den IT-Administratoren Klaus Specht und Philipp Menges benötigte für die Konzeption und die Einrichtung für den Start des Rechnungsworkflows etwa ein halbes Jahr. Eine Reihe von Vorteilen konnte durch diesen Digitalisierungsschritt bereits erzielt werden: Für die zuständigen Mitarbeiter ist jederzeit ersichtlich, in welchem Verfahrensschritt sich eine Rechnung momentan befindet, eingeräumte Skontofristen können einfacher überwacht werden und lange interne Rechnungsläufe entfallen komplett. Positiv auswirken werden sich weiterhin reduzierte Druck- und Papierkosten.
Jury lobt Vorbildwirkung des Projekts
Mit ihrem Projekt hat sich die Verbandsgemeinde Höhr-Grenzhausen bei einem von der Firma Axians Infoma ausgeschriebenen Innovationspreis beworben. Das Unternehmen ist Softwareanbieter der in der Verbandsgemeindeverwaltung eingesetzten Finanzsoftware. Im Rahmen dieses Innovationspreises wurde Höhr-Grenzhausen durch eine unabhängige Jury (mit Prof. Dr. Jens Weiß von der Hochschule Harz) als Finalist ausgezeichnet. Begründet wurde die Auszeichnung folgendermaßen: „Ein vorbildliches Projekt zur Optimierung und Digitalisierung von Prozessen in einer sehr kleinen Kommunalverwaltung.“
Bei rund 20 Bewerbungen aus ganz Deutschland ist diese Finalteilnahme ein beachtlicher Erfolg für eine Kommune mit weit unter 10.000 Einwohnern. Die Auszeichnung ist mit einem Preisgeld in Höhe von 2500 Euro verbunden, das für soziale Zwecke in der Region einzusetzen ist. Es wurde an das Diakonische Werk für die „Tafel“ in Höhr-Grenzhausen weitergeleitet.
Verbandsgemeinde treibt Digitalisierung weiter voran
Weitere Digitalisierungsprozesse, wie der weitere Ausbau von Online-Bezahlverfahren, ein Dokumentenmanagementsystem oder die elektronische Akte stehen in Höhr-Grenzhausen auf der Agenda. Hierbei will man von den gesammelten Erfahrungen profitieren, um einen reibungslosen Verlauf auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung zu gewährleisten.