Anforderungen und Arbeitsaufwand für Facility Manager steigen – Projekt-management mit Hilfe von Dateien oder sogar Papier stößt dabei schnell an Grenzen, erklärt Softwareexperte Christian Wendler. Er erläutert, inwiefern dynamische Planungs- und Dokumentationsprogramme dagegen handfeste Hilfen sind.
Verantwortung ist ein zentraler Aspekt, der zu beachten ist: Facility Manager tragen gemäß Betriebssicherheitsordnung Verantwortung für ihre prüfpflichtigen Objekte (§ 15 Abs. 1 BetrSichV). Wenn die Betreiberpflichten vertraglich übertragen wurden, ist die Verantwortung rechtlich bindend, und der beauftragte Facility Manager haftet für Pflichtverletzungen.
Zudem nehmen Auflagen und Nachweispflichten stetig zu – und das bei ebenfalls zunehmendem Personalmangel. Viel Zeit muss allein für die ordnungsgemäße Administration größerer Immobilienbestände aufgewendet werden, Listen zum Beispiel mit Haus- und Gebäudetechnik, Sicherheits- und Brandschutztechnik, mit Fahrzeugen, ortsveränderlichen Geräten oder Medizintechnik. Zudem ist ein schneller Zugriff erforderlich: auf wichtige Dokumente wie Datenblätter, Bedienungsanleitungen oder Wartungs- und Prüfvorschriften.
In der Praxis funktioniert das allerdings eher nicht. Zwar sind wichtige Informationen und Nachweise vorhanden, aber über Akten in Papierform, Excel-Tabellen und verschiedene elektronische Systeme verteilt. Nicht-dokumentierte Absprachen und mündlich weitergegebene Informationen erschweren die Arbeit zusätzlich.
Direkter Zugriff auf alle erforderlichen Daten
Oft ist Wesentliches nicht klar: Wer hat die letzte Wartung wann vorgenommen? Welche Störungen gab es in der Zwischenzeit? Welche Wartungs- und Prüfvorschriften sind zu beachten? Welches Prüfintervall ist vorgeschrieben? Besteht noch Garantieanspruch? Welche Kosten sind zu erwarten? Welcher Mitarbeiter verfügt über die notwendige Qualifikation für die Prüfung? Welche Arbeitsschutzrichtlinien sind zu beachten?
Hier kann Software helfen wie das „Technische Objektmanagement TOM“ der M.O.P. GmbH. Software erleichtert nicht nur die Arbeit – sie kann auch Kosten sparen, wenn es etwa um Garantiezeiten und Gewährleistungsansprüche geht, über die eine Software rechtzeitig informiert. Zudem sind Termine und Fristen für Wartungen und vorgeschriebene Prüfungen essenziell für die Betriebssicherheit, und es macht Sinn, sie jederzeit vor Ort verfügbar zu haben.
Auch die Auslastung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ist über die Software unmittelbar abrufbar. Wenn deren regelmäßige Zuständigkeiten einmal korrekt hinterlegt sind, kann eine Software für Facility Management aktuelle und zukünftige freie Kapazitäten anzeigen, und Zeitfenster für Ad-hoc-Aufgaben sind schnell abrufbar. Das reduziert ungeplante Überstunden und Leerlaufzeiten. So können auch die Aufgaben eines ausgefallenen Mitarbeiters effektiv auf die Kollegen umverteilt werden.
Software erweitert die Handlungskontrolle
Planungssoftware erfindet das Rad nicht vollkommen neu: Auch Excel-Tabellen oder ein erweitertes ERP, DMS oder GLT sollen bei der Verwaltung der betreuten Objekte helfen und geleistete Arbeiten dokumentieren. Allerdings sind diese Strukturen oft zu statisch, um dynamisch auf Änderungen reagieren zu können. Zum Beispiel passt ein bewegliches Objekt in keine geografisch sortierte Excel-Tabelle, während eine technische Zuordnung mit einer neuen Niederlassung obsolet wird und geografisch sortiert sinnvoller wäre.
Universelle Software wie Excel kann eine einfache Verwaltung und Dokumentation im Facility Management gewährleisten – sie stößt allerdings schnell an ihre Grenzen. Spezialisierte Software hingegen arbeitet mit dynamischen Strukturen. Objekte aus der Haus- und Gebäudetechnik, Schließanlagen, Sicherheits- und Brandschutztechnik oder Außenanlagen lassen sich einzeln anlegen und mit relevanten Zusatzinformationen ausstatten. Zum Beispiel Wartungsintervall, Zertifizierungen und notwendige Qualifizierungen, Anleitungen, Hinweise, Betriebsdokumente, Wartungsprotokolle. Aber auch feste Termine wie Ablauf der Garantie oder die Überschreitung der Betriebszeitgrenze.
Außerdem werden diesen Objekten identifizierende Informationen mitgegeben: wie die geografische Zuordnung nach Gelänge, Gebäude, Raum oder die technische Zuordnung nach Anlage und Fahrzeug.
Sämtliche Tätigkeiten der Facility Manager können mit Hilfe der Software als Vorgänge an den Objekten hinterlegt werden. Bei einer Prüfung bleibt das Prüfprotokoll direkt vor Ort, sodass es zu jedem späteren Zeitpunkt an genau dieser Stelle wiedergefunden werden kann.
Eine gute Software für Facility Management verfügt über eine zentrale Ablage aller Daten. Somit greifen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf dieselbe Datenbasis zu. Neue Objekte und Vorgänge sehen die Kolleginnen und Kollegen in Echtzeit auf ihren Computern.
Wer hat wann was warum an welcher Anlage ausgeführt? Mit einer zentralen Datenablage sind diese Informationen revisionssicher abgelegt und die Verantwortlichkeiten im Ernstfall eindeutig zuzuweisen. Auch Ersatzteile und Lagerbestände sind Daten, die von einer digitalen Verwaltung profitieren können. Christian Wendler
Der Autor: Christian Wendler ist Geschäftsführer des Softwarentwicklers M.O.P GmbH Zwickau.