Die Registrierkassenpflicht gemäß den Anforderungen der Kassensicherungs-verordnung (KassenSichV) betrifft auch Kommunen. Dabei wirft die praktische Umsetzung vielerorts noch Fragen auf, die es zu klären gilt.
Die Registrierkassenpflicht betrifft nur solche Kassen, an denen umsatzsteuerrelevante Zahlungen in bar oder mit einer Geldkarte stattfinden. Dies ist auch in öffentlichen Verwaltungen der Fall.
Der erste Weg, um auf der revisionssicheren Seite zu bleiben, führt zum Kassenhersteller. Dieser hat seine Kunden in der Regel angeschrieben und informiert. Der Kassenhersteller hat die Möglichkeit, sein Kassensystem durch eine Hardware-TSE-Lösung üblicherweise per USB-Stick oder – mittlerweile – durch eine Cloud-TSE-Lösung aufzurüsten.
Damit ist das Thema allerdings nicht vom Tisch. Die TSE macht nichts anderes, als eine Signatur zu jedem Geschäftsvorfall und damit einen sogenannten TAR-File zu erzeugen. Ein TAR-File führt verschiedene Dateien zu einer einzelnen Archivdatei zusammen. Diese Datei sowie der Originalbeleg sind revisionssicher abzulegen und wie nach GoBD üblich über zehn Jahre vorzuhalten.
Warum es allein mit einer TSE nicht getan ist
In der KassenSichV ist in §4 festgehalten, dass eine einheitliche digitale Schnittstelle für den standardisierten Datenexport (DSFinV-K) existieren muss, um den Finanzbehörden eine Außenprüfung zu ermöglichen. Das heißt: Kommunen müssen ihre Kassendaten zeitnah und transparent zur Verfügung stellen können.
Lücken in Transaktionsaufzeichnungen müssen erkennbar sein, dies ist in §2 der KassenSichV festgehalten. Eine Vollständigkeitskontrolle aller prüfungsrelevanten Daten ist dabei unumgänglich. Zudem ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation nach GoBD Pflicht. So wird für Prüfer klar ersichtlich, welchen Weg die Daten über Geschäftsvorfälle von der Kasse ins Archiv und zum Finanzwesensbeleg nehmen und vice versa.
Man spricht hier von retrograder und progressiver Prüfbarkeit. Hier kommt die zentrale Fortschreibung des anwendungsübergreifenden Belegflusses ins Spiel. Des Weiteren gilt es, sich mit der Bereitstellung der Prüfungsdaten auseinanderzusetzen: Wie können Z1-, Z2- und Z3-Zugriffe auf die Daten ermöglicht werden? Und wie komfortabel ist das Ganze? Sich mit dieser Thematik bereits im Zuge der TSE-Aufrüstung auseinanderzusetzen, kann im Nachgang Kosten und Personalaufwand sparen.
Der Autor: 
Stephan Kaup ist Geschäftsführer des Unternehmens Consult-SK in Minden.