xSuite Group: Bei der E-Rechnung legt die Verwaltung vor

Die klassische Rechnung im Papierformat hat so gut wie ausgedient: E-Rechnungen vereinfachen die Prozesse erheblich. Foto: shutterstock via xSuite Group

– ANZEIGE – An der elektronischen Rechnung kommt niemand mehr vorbei. Vorreiter war an dieser Stelle der öffentliche Sektor. Verantwortlich ist die Gesetzeslage, denn ab 18. April 2020 sind öffentliche Auftraggeber gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtet, elektronische Rechnungen im XML-Format (z.B. XRechnung) empfangen und verarbeiten zu können. Das XRechnung-Format ist die deutsche Ausgestaltung der Anforderungen aus der Richtlinie. Entwickelt hat es die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT Planungsrates von Bund und Ländern.

Ein großer Teil der Behörden und auch etliche privatwirtschaftliche Unternehmen sind auf das neue Rechnungsformat technisch vorbereitet und haben entsprechende Workflowsoftware als Ergänzung zum ERP-System implementiert. Einer der führenden Anbieter für SAP-integrierte Eingangsrechnungsverarbeitung ist der Ahrensburger Softwarehersteller xSuite Group. Mit seiner Lösung  lassen sich Rechnungen aus unterschiedlichen Kanälen (Post, E-Mail, Portal) und in verschiedensten Formaten (PDF, XRechnung, ZUGFeRD, EDI…) automatisiert annehmen. Anschließend werden sie an ein ERP-System (z.B. SAP) übertragen, zur Weiterverarbeitung, sprich Prüfung, Freigabe und letztlicher Buchung.

Rechnungsverarbeitung für Unternehmen und Behörden

Eine technische Plattform für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen sollte die Anforderungen der Privatwirtschaft ebenso abdecken wie jene öffentlicher Auftraggeber. Die xSuite Group hat dies berücksichtigt. Ihre SAP-integrierte und -zertifizierte Rechnungsverarbeitungslösung ist sowohl für ein Zusammenspiel mit den SAP-Modulen FI und MM optimiert als gleichzeitig auch für die öffentliche Verwaltung konzipiert: Die Anwendung ist vollständig in die SAP-Public-Sector-Finanzbuchhaltungen integriert und arbeitet mit der Logik der Module SAP PSCD und PSM unter Berücksichtigung des DZ-Kommunalmasters. Vor allem größere Verwaltungen – Städte, Kommunen und andere öffentliche Institutionen – setzen auf SAP im Finanzwesen mit den SAP Modulen PSCD für Kassen- und Einnahmenmanagement sowie PSM für Public Sector Management.

Nachdem die öffentliche Verwaltung die E-Rechnung eingeführt und teils verpflichtend gemacht hat, müssen sich nun also alle Unternehmen damit auseinandersetzen, wenn sie Rechnungen an öffentliche Auftraggeber schicken. Über die Vorteile eines digitalen Rechnungsaustausches muss man wohl niemanden mehr aufklären: Auf Versenderseite sind es gesparte Papier- und Portokosten, schnellerer Versand und damit potenziell schnellere Bezahlung; Empfänger profitieren ebenso von zeitnaher Bearbeitung, höherer Transparenz in der Buchhaltung, Skontoerträgen, Vermeiden von Mahngebühren etc.

Portale zum Rechnungsaustausch greifen zu kurz

Die Hürde bei der Einführung der XRechnung liegt vielmehr darin, dass es sich bei ihr um ein (rein) maschinenlesbares Format handelt. Eine XRechnung lässt sich nicht wie eine Papierrechnung mit gängiger Textverarbeitung erstellen, man braucht dafür eine Software. Aus diesem Grund haben der Bund und mehrere Länder Portale entwickelt (bzw. sind gerade dabei), über die insbesondere kleinere Lieferanten ohne die erforderliche IT-Infrastruktur XRechnungen erzeugen und einreichen können, indem sie die Daten per Hand eingeben.

Für mittlere und größere Lieferanten, die regelmäßig Rechnungen an einen öffentlichen Auftraggeber stellen, wird diese aufwändige manuelle Dateneingabe per Webportal allerdings nicht die Lösung sein. Um den Prozess zu automatisieren, gibt es Lösungen, die z.B. als
Add-on in SAP installiert werden können, um so automatisch XRechnungen zu erzeugen. Öffentliche Auftraggeber sollten deshalb Lieferanten, von denen sie regelmäßig Rechnungen erhalten, von der Einführung eines solchen Systems überzeugen bzw. sie dabei unterstützen.

Workflows sorgen für gezielte Zustellung

Darin schlummert zugleich das größte Optimierungspotenzial auch für den Rechnungsempfänger. In ein Portal muss sich dieser allerdings aktiv einloggen und dort eingegangene E-Rechnungen abholen. An dieser Stelle unterstützt die Rechnungsbearbeitungslösung der xSuite, indem sie die E-Rechnungen automatisch aus dem Portal abholt und ins Folgesystem übergibt. Differenzierte Workflows im Hintergrund steuern dann, dass nicht alles in einen großen Topf kommt, sondern automatisiert an die jeweiligen Empfängerstellen weitergeleitet wird. Nur so kann man das Potenzial der E-Rechnung auch wirklich voll ausschöpfen.

Für Organisationen, die sich erst spät mit der Thematik beschäftigen konnten und nun Nachholbedarf haben, hat die xSuite eine schlüsselfertige Einstiegslösung entwickelt, mit der sofortige Handlungsfähigkeit gewährleistet ist. „XRechnung Light“ nimmt per E-Mail eingehende elektronische Rechnungen im XRechnung-Format an, visualisiert und prüft sie auf Einhaltung von Syntax, Semantik und Geschäftsregeln. Zudem gleicht sie Kreditoren- und Bestelldaten mit den SAP-Stammdaten ab und vorerfasst die XRechnung in SAP. Die Lösung kann sukzessive zu einer vollumfänglichen Workflowlösung erweitert werden.

Autor: Torge Link, Leiter Public Solutions, xSuite Group

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