– ANZEIGE – Wollen kommunale Verwaltungen digitalisieren und automatisieren, bietet sich die Eingangsrechnungsverarbeitung als Einstiegszenario an. Allein schon aus gesetzlichen Gründen besteht mit der EU-Richtlinie 2014/55/EU die Verpflichtung, elektronische Rechnungen in einem maschinenlesbaren Format annehmen zu können. Automatisierung bedeutet immer auch Standardisierung. Prozesse der Rechnungsbearbeitung laufen damit stets nach demselben Muster ab. Dies reduziert das Risiko von Ausnahmen und Unregelmäßigkeiten deutlich, Fehler minimieren sich, ebenso Bearbeitungszeiten.
Die xSuite Group unterstützt mit ihren Softwarelösungen bei der automatisierten Entgegennahme sowie Verarbeitung von Eingangsrechnungen und hat inzwischen zahlreiche Projekte im kommunalen Sektor durchgeführt. So war sie bereits Ende 2018 Technologielieferant, als in der Freien Hansestadt Bremen das bundesweit erste kommunale Pilotprojekt zur Umsetzung der E-Rechnung startete, noch weit vor Fristsetzung der EU-Richtlinie.
Vorgelagerte dokumentenbasierte Prozesse betrachten
Wenngleich sich an ihr Automatisierung besonders wirkungsvoll umsetzen lässt, geht das Thema inzwischen weit über die Rechnungsbearbeitung hinaus. Bereits jetzt zeichnen sich nächste Schritte ab, wie öffentliche Verwaltungen ihre internen kaufmännischen Abläufe im Sinne eines bürgerfreundlichen eGovernment weiter optimieren können. Dabei geht es im Wesentlichen um vorgelagerte dokumentenbasierte Prozesse in Einkauf und Buchhaltung. Die E-Rechnung wird damit weitergedacht in Richtung Procure-to-Pay (Bestellen und Bezahlen).
Bei der KoSIT lautet der Arbeitstitel „XBeschaffung“, vom FeRD wurde „Order-X“ bereits veröffentlicht. Dies sind quasi die Pendants zu XRechnung bzw. ZUGFeRD am Beginn der Beschaffungskette. Ihr Einsatz erlaubt eine nochmals weitergehende Automatisierung bis zur schlussendlichen „Dunkelbuchung“ von Rechnungen. Ebenfalls bereits diskutiert werden XML-Lieferscheine und „Delivery-X“ als Ergänzung zu Order-X.
Ein möglichst hoher Anteil an Rechnungen mit Bestellbezug, sofern in der kommunalen Praxis möglich, führt ebenfalls zu mehr Automatisierung bei der Bearbeitung, bis hin zur Verbuchung komplett im Hintergrund (sogenannte Dunkelbuchungen). Am besten erreichen lässt sich dies, wenn der Prozess der Bedarfserfassung für den Nutzenden besonders einfach und intuitiv ist und gleichzeitig Standardisierung für den Einkauf bedeutet. Ein digitaler Workflow zur Bedarfserfassung und Bestellprüfung und -freigabe kann zu diesem Zweck eingesetzt werden.
Bestellbezogene Rechnungen lassen sich später viel schneller und einfacher verarbeiten als solche ohne dazugehörige Bestellung. Wenn im Zuge der Bedarfserfassung bereits alle notwendigen Freigaben erteilt wurden, muss dieser Arbeitsschritt bei der Rechnungsprüfung nicht noch einmal stattfinden.
Einsatz von Künstlicher Intelligenz
In der kommunalen IT ist sie noch nicht allzu häufig anzutreffen: Künstliche Intelligenz. Doch lassen sich damit noch einmal ganz neue Anwendungsgebiete für Automatisierung und Standardisierung erschließen. Bei der Rechnungsverarbeitung zum Beispiel durch:
- Selbstlernende Datenextraktion: Bei der Beleglesung lernt die Software mit. Aus den Änderungen, die in der Validierung vorgenommen werden, übernimmt die Software die Informationen – ohne dass die Beleglesung noch einmal explizit trainiert werden muss.
- Intelligente Kontierungsvorschläge: Welche Kontierung für eine Rechnung in Frage kommt, lässt sich meist nicht durch Regelwerke eindeutig abbilden. Man muss den Kontext kennen und daraus die Kontierung ableiten. Mit Hilfe von Künstlicher Intelligenz lassen sich Kontierungsvorschläge inklusive Wahrscheinlichkeit erstellen, aus denen die Beschäftigten nur noch auswählen müssen.
- Vorschlagsfunktion für die Bearbeiterfindung: Die Regeln zur Bearbeiterfindung sind oft so aufgebaut, dass eine Rechnung zur Prüfung bei einer Gruppe von Personen ankommt. Auch hier kann künstliche Intelligenz helfen und den richtigen Bearbeitenden automatisch bereits in der Validierung vorschlagen.
Zwei weitere Booster für die Standardisierung: Kommunen sollten den Anteil eingehender Papierrechnungen minimieren, in deren Digitalisierung nach wie vor ein großes Potenzial für Erfassungsfehler lauert. Die Zukunft gehört der E-Mail-Übertragung (heute schon vielfach praktiziert) oder noch besser: Portalen (inkl. Uploadmöglichkeit bzw. Schnittstelle). Ein Portal muss, wenn Öffentliche Verwaltungen es verwenden, auf dem neuen Standard PEPPOL basieren. Lieferanten können ihre Rechnungen darüber hochladen. Außerdem können bestimmte (Teil-) Prozesse in die Cloud ausgelagert werden. Insbesondere standardisierte Prozesse mit einem hohen Volumen bieten sich dafür an. Auch dies steigert den Automatisierungsgrad weiter, immer mit dem Ziel: maximale Quote an Hintergrundverbuchungen bei eingehenden Rechnungen.
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