Video- und Audiokonferenzen als Ersatz für das persönliche Gespräch

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Die Situation

COVID-19 bedingte Kontaktbeschränkungen, Reiseverbote und alle damit verbundenen Maßnahmen bestimmen und begleiten heute unseren Alltag. Wann alles wieder normal wird und wir unbeschwert ins Büro, Rathaus oder in die Schule gehen, kann niemand vorhersagen.

Geschlossene oder beschränkt geöffnete Orts- und Sozialämter sowie Schulen sind Normalität. Selbst der Kontakt und Dialog mit Kollegen ist eingeschränkt und unterliegt dem Mindestabstand von 1,50 Metern  in geschlossenen Räumen.

Erste Maßnahme:  Abstand halten und persönlichen Austausch  reduzieren. Wo der direkte Kontakt absolut notwendig ist, kommen transparente Plexiglas-Schutzscheiben zum Einsatz.

Ein entspannter Umgang ist aktuell unmöglich und an Sitzungen und Veranstaltungen mit vielen Teilnehmern müssen  wir aktuell gar  nicht denken.

Eine Lösung

Beratungen und Gespräche mit Bürgern, Kunden und Kollegen können oft einfach per Video- und Audiokonferenz stattfinden und wenigstens im Dialog ein Stück Normalität in den Alltag zurückkehren lassen. In verschlüsselten und mit Passwort geschützten virtuellen Konferenzräumen können alle Teilnehmer sicher und persönlich miteinander sprechen und noch wichtiger, sich dabei sehen – wie in einem normalen Gespräch zwischen Menschen.

Das „Sehen und gesehen werden“- stellt insbesondere  für ältere Mitmenschen einen wesentlichen Faktor für Wertschätzung, Wahrnehmung und eine erfolgreiche Beratung dar.

Chat-Funktionen und das Teilen des Bildschirms während eines virtuellen Austauschs sind eine wertvolle Unterstützung und werten das Gespräch funktional auf. Das gemeinsame Betrachten von Dokumenten sowie der direkte Austausch von Weblinks sorgen für ein gemeinsames Verständnis und führen Gesprächspartner zum Beispiel direkt zu weiterführenden Informationen im Internet.

Sobald der virtuelle Konferenzraum geschlossen wird, liegen alle Informationen ausschließlich bei den Gesprächspartnern, darauf sollten Sie bei der Einführung einer Videokonferenz-Lösung unbedingt achten.

Eine Aufzeichnung sollte nicht existieren, es sei denn, alle Teilnehmer sind damit einverstanden.

Per virtueller Videokonferenz sind auch 50 und mehr Teilnehmer kein Problem, die entsprechende Bandbreite vorausgesetzt. Eine leistungsfähige, zertifizierte IT-Umgebung und entsprechen Ausfallsicherheit gewährleisten hier den reibungslosen Ablauf des Meetings oder Events.

Der Datenschutz als Herausforderung bei der Umsetzung

Mittlerweile ist jedem bekannt, dass amerikanische Anbieter nicht nach der europäischen DSGVO handeln. Der Europäische Gerichtshof hat das sogenannte Privacy Shield, das für den Schutz persönlicher Daten stehen sollte, für ungültig erklärt.

Ergo haben auch auf Privacy Shield basierende Verträge ihre Gültigkeit verloren.
Kommunen, Verwaltungen und Behörden können diese außereuropäischen Services mit diesem Urteil nicht mehr in Anspruch nehmen. „Nicht umsonst ist es unseren Bundesbehörden schon seit einiger Zeit untersagt, bestimmte Dienste von US-Anbietern zu nutzen“, erklärt Andres Dickehut, Geschäftsführer Consultix GmbH.

Das Bremer Unternehmen gilt als Technologieführer im Bereich Verwaltung und Management personenbezogener Daten und zertifizierter IT-Infrastrukturen. Die Datenschutz-Experten empfehlen, sich bei Messaging-Diensten und Videokonferenzen auf Managed Server und Services zu verlassen, die in Deutschland in Private Cloud zertifiziert gehostet werden.

Die bessere Alternative aus Europa

„Es gibt für alle Anforderungen in puncto Kommunikation und Datenaustausch im Public Sector europäische, sichere und dabei hochfunktionale  Alternativen zu den gängigen Angeboten von Microsoft, Google und Co.“, so Dickehut.

Der sichere Betrieb und AV-Verträge

Server, über die Kommunikation erfolgt, brauchen neben datenschutzkonformen Anwendungen auch eine sichere Umgebung. Lagern Kommunen ihre IT-Strukturen in sogenannte Colocation-Rechenzentren aus, so sollten sie auf physische und digitale Sicherheit des Data Centers achten. „Unser Hochsicherheitsrechenzentrum beispielsweise ist ISO 27001-zertifiziert und nach Sicherheitsklasse EU DIN EN 50600 designt“ erläutert Dickehut weiter. „ Unsere Kunden, darunter öffentliche Einrichtungen und Betreiber kritischer Infrastrukturen, müssen schließlich sicher sein, dass ihre Server DSGVO-datenschutzkonform betrieben werden.“

 

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