– ANZEIGE – Mit moderner Telefonie-Infrastruktur haben Kommunen die Möglichkeit, flexibler und zeitgemäßer zu agieren. Christian Rapp, Channel Director für Projekte und Consulting bei Snom, einem Pionier der IP-Telefonie mit Sitz in Berlin, erläutert, warum es sich für die öffentliche Verwaltung lohnt, auf VoIP-Telefonie zu setzen.
Welche grundlegenden Ansprüche haben öffentliche Verwaltungen von Kommunen an neue Telefonie-Infrastrukturen?
Christian Rapp: Die Nutzer wünschen sich vor allem eine einfache und komfortable Bedienung der VoIP-Geräte. Das ist das Entscheidende. Die technische Infrastruktur im Hintergrund ist eigentlich nur für die IT-Abteilung und die Personen, die diese verwalten und warten, von Interesse. Dort geht es auch um Themen wie Sicherheit, etwa eine Backup-Strategie, falls es zu einem Serverausfall kommt. Gerade für Kommunen ist auch das Thema Datenschutz und Einhaltung der DSGVO besonders relevant. Hierzu zählen auch Fragen, wo die Server stehen, wo die Anlage gehostet wird, beispielsweise in einem kommunalen Rechenzentrum. Hochschulen etwa, die ohnehin viele Server betreiben, hosten die Telefonieanlagen in der Regel selbst.
Man möchte nicht mehr einfach eine Anlage kaufen, die dann die kommenden Jahre auf demselben Stand stehenbleibt. Heutzutage, vor allem durch die Verknüpfung verschiedener Dienste, ist Aktualisierungsfähigkeit wichtig, um durch Updates auf dem neuesten Stand zu bleiben. Früher, bei klassischen Anlagen, hat meist der günstigste Anbieter den Zuschlag erhalten und die Anlage wurde in den Folgejahren abgeschrieben. Aber heute, mit Videomöglichkeiten und vielfältigen Schnittstellen, ist das schwieriger.
Gibt es je nach Behörde oder Fachbereich auch unterschiedliche Erwartungen und Bedürfnisse?
Rapp: Die gibt es in der Tat. Idealerweise nimmt ein Projektbeauftragter der Kommune die jeweiligen Wünsche und Bedürfnisse auf, indem er die jeweiligen Abteilungs- oder Bereichsleiter befragt. Es ist elementar, sich eine Grundübersicht über die jeweiligen Bedarfe sowie über bestehende Probleme zu verschaffen, um gezielt nach Lösungen suchen zu können.
Wie gelingt es, mit modernen Gesamtlösungen auch individuellen Ansprüchen gerecht zu werden?
Rapp: Individuellen Erwartungen und Bedürfnissen können moderne VoIP-Telefonieanlagen mit einer Vielzahl an Funktionen gerecht werden. Zahlreiche Schnittstellen ermöglichen eine perfekte Anbindung an die Verwaltungssoftware, um Daten abzugleichen und zu verknüpfen, beispielsweise um Anrufe aus dem System heraus zu starten oder gleich zu sehen, wer anruft. Früher hatten Dienststellen oft ein eigenes Telefonsystem vor Ort, das separat betreut werden musste. Heute kann das alles über eine zentrale Anlage via Internet betreut und gesteuert werden. Dabei können je nach Bedarf individuelle Dienste freigeschaltet werden. Auch die Wartung ist einfacher. Wo früher Techniker diverse Dienststellen aufsuchen mussten, können heute neue Einstellungen und Updates einfach serverseitig vorgenommen werden. Das ist ein großer Zeit- und Kostenvorteil.
Ermöglicht die Investition in neue Technologien auch eine verbesserte Anpassung an Homeoffice und mobiles Arbeiten?
Rapp: Wie wichtig Flexibilität ist, haben die vergangenen Corona-Jahre gezeigt. Mit einer modernen VoIP-Anlage können Mitarbeitende ihr Tischtelefon einfach mit nach Hause nehmen und können mit dem Gerät ganz normal unter ihrer Geschäftsnummer im Homeoffice telefonieren, ohne auf Privatgeräte zurückgreifen zu müssen. Das haben meiner Erfahrung nach viele genutzt. Vor allem an Hochschulen und Schulen war das sehr hilfreich in Zeiten von Distanzunterricht und Homeschooling. Homeoffice und Videokonferenzen sind nach wie vor ein großes Thema. Interessant für Schulen sind auch Spezialfunktionen für Durchsagen. Wo man früher spezielle Geräte für Durchsagen im Rektorat hatte, können heute Botschaften einfach über die Netzwerkinfrastruktur übermittelt werden. Für solche Dienste ist keine gesonderte Verkabelung mehr notwendig, sie können inzwischen einfach über das IT-Netzwerk erfolgen.
Gibt es weitere Spezialfunktionen, die für Kommunen von Interesse sind?
Rapp: Sichere und zuverlässige Kommunikation ist beispielsweise für Feuerwehren oder Rettungsleitstellen wichtig. Über die Telefonieanlage können Alarme ausgegeben und Einsatzinfos übermittelt werden. Das kann man alles automatisieren über das Netzwerk. Im Bereich der Gefahrenabwehr oder im Katastrophenschutz sind zudem sehr sichere Leitungen erforderlich. Gerade bei Rettungsdiensten und Feuerwehr muss permanente Erreichbarkeit gewährleistet sein. Hier wird dann auch mit redundanten Systemen gearbeitet, falls etwas ausfallen sollte. Leider erhalten wir aus Kommunen auch immer öfter die Anfrage, dass dezent und unauffällig ein stiller Alarm über eine Taste am Telefon abgesetzt werden kann – falls Mitarbeitende der Verwaltung von unzufriedenen Bürgern bedroht oder angegriffen werden. So kann bei Bedarf schnell Hilfe geleistet werden.
Was sollten Kommunen bei der Einführung neuer Technologien und Systeme beachten?
Rapp: Für eine erfolgreiche Einführung müssen die Mitarbeitenden mitgenommen werden. Es muss Akzeptanz geschaffen werden. Eine vernünftige Bestandsaufnahme ist wichtig. Auf Wünsche und Bedürfnisse sollte gezielt eingegangen werden. Hilfreich ist bei solchen Projekten Freiwillige aus den jeweiligen Abteilungen zu suchen, die geschult werden. Diese sollten für den jeweiligen Fachbereich dann festlegen, was gebraucht wird. In unseren Telefonen stecken gut 2000 Leistungsmerkmale. Die werden natürlich nicht von allen genutzt und benötigt. Hier ist dann auszuwählen, was für die jeweiligen Arbeitsprozesse wirklich notwendig ist. Dann haben die Mitarbeitenden auch Spaß im Umgang mit diesem Tool.
Welche Vorteile bringt es kommunalen Verwaltungen, wenn sie ihre Telefonie-Infrastruktur auf den neuesten Stand bringen?
Rapp: Früher musste man mehrere Infrastrukturen fahren, auch mehrere Kabelverbindungen. Das läuft heute über ein einziges Netzwerk via IP. Damit lassen sich auch Außenstellen leichter anbinden. Für diese ist keine eigene Anlage notwendig. Es reicht, sie mit Router, Telefon oder Fax auszustatten, der Rest erfolgt über die Zentrale. Kommunen können so Aufwand und Kosten reduzieren. Die Infrastruktur wird schlanker, der Wartungsaufwand ist geringer.
Was sind Ihrer Erfahrung nach die wichtigsten Entscheidungskriterien bei der Auswahl neuer Technologien? Sind es vor allem die Kosten oder eher Faktoren wie Sicherheit und Zuverlässigkeit?
Rapp: Ein wichtiger Faktor ist erfahrungsgemäß Flexibilität. Mitarbeitende können die Telefone, Tablets oder Laptops einfach mit nach Hause nehmen und damit im Homeoffice arbeiten. Rufumleitungen auf Privattelefone sind nicht nötig. Auch Themen wie Sicherheit spielen eine Rolle. Beispielsweise können Türkameras auf den Displays der Telefone angezeigt werden. So kann man sofort sehen, wer vor der Tür steht und klingelt. Zur Sicherheit gehört auch Redundanz, falls etwas ausfallen sollte. Das ist insbesondere für Rettungsleitstellen relevant, die ständig erreichbar sein müssen. Zudem ermöglichen VoIP-Anlagen natürlich auch Chats, Videokonferenzen und vieles mehr. Mit moderner Kommunikations-Infrastruktur und aktueller Hardware präsentieren sich Kommunen zudem als attraktive Arbeitgeber. Die Kosten allein spielen nicht mehr die entscheidende Rolle.
Kontakt:
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