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Elektronische Akten sind aus dem Alltag der öffentlichen Verwaltung nicht mehr wegzudenken: Sie machen die Arbeit effizienter und sind der Ausgangspunkt für weitere Digitalisierungsvorhaben. Doch Herausforderungen wie der anhaltende Fachkräftemangel, steigende Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit sowie segmentierte und veraltete IT-Infrastrukturen bremsen die digitale Transformation der Behörden. Eine zukunftsfähige Lösung bieten souveräne und Public-Cloud-Umgebungen: Sie ermöglichen ressourceneffiziente Verwaltungsarbeit bei niedrigen Kosten.
Der Digitalisierungsbedarf in der öffentlichen Verwaltung wächst stetig. Zum einen möchten Bürgerinnen und Bürger Verwaltungsleistungen online erledigen, zum anderen wurden die deutschen Behörden im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG) schon 2017 dazu verpflichtet, ebenjene Dienstleistungen auch digital anzubieten. Die Umsetzungsfrist hierfür ist lange abgelaufen, von einer flächendeckenden Digitalisierung kann nach wie vor keine Rede sein. Mit dem im Juli 2024 in Kraft getretenen Gesetz zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZG 2.0) hat die Bundesregierung nachgeschärft: So sollen unter anderem einheitliche Standards, der Vorrang von Open-Source-Software und offene Schnittstellen die behördenübergreifende Digitalisierung beschleunigen – und Hemmnisse wie Eigenentwicklungen, Insellösungen und komplexe IT-Infrastrukturen beseitigen.
Gamechanger Cloud
Ein echter Gamechanger für Behörden ist die Migration ihres Dokumenten- und Informationsmanagements in souveräne und Public-Cloud-Infrastrukturen. Im Gegensatz zu isolierten On-premises-Systemen erlauben sie es, Daten und Dokumente zentral und behördenübergreifend bereitzustellen, orts-, zeit- und endgeräteunabhängig gemeinsam zu bearbeiten sowie mandantenübergreifende automatisierte Prozesse zu etablieren. Hinzu kommt: Durch das Outsourcing von IT-Aufwänden – Wartung, IT-Sicherheit, Interoperabilität der eingesetzten Software, Ausfallschutz, die Einhaltung regulatorischer Vorgaben und das Update-Management sind Aufgabe des Cloud-Providers – sind weniger interne IT-Fachkräfte notwendig. Zudem werden die hohen Hardware-Anschaffungs- und Instandhaltungskosten beträchtlich reduziert. Ein weiterer Vorteil von souveränen und Public-Cloud-Installationen: Kosten entstehen nur für die Dienstleistungen, die die Behörde tatsächlich nutzt. Und benötigt sie zusätzliche Lizenzen, Speicherplatz oder Funktionalitäten, lassen sich solche Systeme problemlos skalieren.
Die E-Akte in der Cloud als Schaltzentrale
Digitale E-Akten wie nscale eGov von Ceyoniq bilden die Grundlage für weitere Digitalisierungsvorhaben in der öffentlichen Verwaltung. Sie erzeugen in sämtlichen Bereitstellungsszenarien Mehrwerte, indem sie sämtliche Daten und Informationen strukturiert und zentral zur Verfügung stellen, mandantenübergreifende Prozessautomatisierung ermöglichen und so ein medienbruchfreies digitales Dokumentenmanagement realisieren. Weitere Anwendungen – wie die zahlreichen Fachverfahren – lassen sich problemlos mit einer cloudbasierten nscale eGov-Installation integrieren, während physische Aktenarchive mit all ihren Nachteilen – Kosten, hoher Platzbedarf und Fehleranfälligkeit – wegfallen.
Mehrwerte der E-Akte
Zu den größten Vorteilen der E-Akte in einer souveränen oder Public-Cloud-Umgebung gehört der im Vergleich zu lokalen Infrastrukturen deutlich geringere Wartungs- und Administrationsaufwand. Das versetzt Behörden in die Lage, Kosten für qualifiziertes IT-Fachpersonal sowie Hardware einzusparen und ihr IT-Management deutlich ressourcenfreundlicher zu organisieren. Gleichzeitig können sie sich darauf verlassen, stets mit erprobten Systemkomponenten, der aktuellsten Software und den neuesten Sicherheitsstandards zu arbeiten. Und auch in Sachen Rechts- und Revisionssicherheit sind Behörden, die auf die E-Akte in souveränen und Public Clouds setzen, immer auf der sicheren Seite: nscale eGov gewährleistet diese während des gesamten Document Lifecycle – von der Entstehung bis hin zur Aussonderung.
Mit der Cloud in die Zukunft
Als leistungsfähige digitale E-Akte erzeugt nscale eGov zahlreiche Mehrwerte im Verwaltungsalltag von Behörden. In der Bereitstellung über souveräne und Public Clouds liegen weitere wertvolle Potenziale, die Behördenmitarbeiter von repetitiven Routineaufgaben entlasten und die digitale Transformation der öffentlichen Verwaltung erheblich beschleunigen.
Kontakt:
Ceyoniq Technology GmbH
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Telefon: 0521 9318-1000
E-Mail: info@ceyoniq.com
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