Moderne E-Akte für Kommunen: Ceyoniq Technology präsentiert Webclient für nscale eGov

– ANZEIGE – Ein zentraler Baustein bei der digitalen Transformation von Kommunen ist zweifellos die elektronische Aktenführung. Doch muss eine E-Akte möglichst geringe Einstiegshürden bieten, damit sie von Beginn an eine hohe Akzeptanz der Anwender erfährt. Die Ceyoniq Technology hat mit einem neuen Webclient für die E-Akte-Lösung nscale eGov jetzt beste Voraussetzungen für die erfolg-reiche Digitalisierung der kommunalen Verwaltung geschaffen.

Es gibt keine Alternative zur flächendeckenden Digitalisierung im Public Sector. Infolge des demografischen Wandels fehlt in immer mehr Kommunen Personal. Die Konsequenzen sind schon heute offenbar, doch werden die negativen Auswirkungen in den kommenden Jahren spürbar zunehmen, sofern zentrale Verwaltungsabläufe so fortbestehen, wie sie sich vielerorts noch heute darstellen: ineffizient und langsam.

„Die analogen Verwaltungsvorgänge vieler Kommunen stehen im krassen Gegensatz zur heutigen Erwartungshaltung vieler Bürgerinnen und Bürger, die es gewohnt sind, digitale Services auf einen Klick abzurufen“, sagt Alexander Dörner, Leiter des Expert Centers E-Government bei der Ceyoniq Technology. „Die Einführung der elektronischen Aktenführung ist für die öffentliche Verwaltung ein wichtiger erster Schritt der digitalen Transformation und die zentrale Voraussetzung für einen reibungslosen Informationsaustausch innerhalb der Kommune und nach außen.“

Das Problem: In der öffentlichen Verwaltung sind führende Akten häufig noch immer aus Papier. Der Trennungsschmerz ist nach wie vor groß, wenn es darum geht, sich von physischen Dokumenten zu lösen. So sorgt das sogenannte Ersetzende Scannen weiterhin für Sorgenfalten in vielen Ämtern. Verträge, Verwaltungsakten, Zulassungsunterlagen: Welchen Schutzbedarf haben diese Dokumente und wie kann gewährleistet werden, dass die Originale anschließend vollständig vernichtet werden dürfen? Diese Fragen sind längst auf Basis Technischer Richtlinien wie TR-Resiscan oder TR-ESOR beantwortet, dennoch gehen viele Verantwortliche deren Umsetzung zaghaft an – und damit das Risiko ein, fällige Digitalisierungsprojekte hinauszuzögern.

Doch lassen sich die wachsenden personellen Engpässe nur noch durch IT-Lösungen schließen, die eine konsequente Abkehr von papiergetriebenen Prozessen unterstützen. Damit dem öffentlichen Sektor die digitale Transformation gelingt, müssen führende Systeme wie eine E-Akte zudem geringe Einstiegshürden bieten. Kurze Implementierungsphasen, eine schlanke Administration und eine leichte Bedienung sind unverzichtbar.

nscale eGov: Mobil und plattformneutral

Mit dem neuen nscale eGov Webclient hat die Ceyoniq Technology jetzt eine inter-netbasierte E-Akte-Lösung vorgestellt, die viele Vorkonfigurationen speziell für Sachbearbeiter in der öffentlichen Verwaltung bietet und dadurch einen besonders geringen Customizing-Aufwand mit sich bringt. Die Lösung lässt sich schnell innerhalb der Verwaltung ausrollen und mit geringem Aufwand administrieren. Maßgeschneiderte Funktionalitäten sorgen für verkürzte Prozesse: Anwender können sich mit dem neuen Webclient beispielsweise einen schnelleren Überblick über Akten und ihre Inhalte verschaffen, was besonders in der Sachbearbeitung einen großen Effizienzgewinn darstellt. Für das Blättern in Vorgängen, Akten und Dokumenten ist ein Viewer integriert.

Auch der Informationsaustauch zwischen zentraler Verwaltung und Mitarbeitern im Außendienst spielt in der kommunalen Verwaltung eine wichtige Rolle. nscale eGov unterstützt dank des neuen Webclients das mobile Arbeiten für Außendienstmitarbeiter und beschleunigt den digitalen Informationsaustausch spürbar. Zudem ist nscale eGov plattformneutral einsetzbar sowie TR-Resiscan- und TR-ESOR-konform.

TR-Resiscan und TR-ESOR: Weg mit dem Papier

Mit der Technischen Richtlinie Resiscan hat das BSI einen Rahmen festgelegt, der einen sicheren und nachvollziehbaren Scanprozess auf Basis internationaler Normen beinhaltet. TR-Resiscan definiert den Stand der Technik und bietet eine hohe Rechtssicherheit in der Beweisführung. Die Richtlinie gibt für jedes Schutzniveau die Rahmenbedingungen in Bezug auf Organisation, Personal und Technik vor. Ferner berücksichtigt sie die Dokumentenvorbereitung, den Scanprozess selbst sowie die Nachbereitung einschließlich eines Transfervermerks und einer etwaigen Integritätssicherung am Scanprodukt.

Speziell auf die Bedürfnisse von Behörden ausgerichtete Software-Lösungen verfahren beim Scanprozess jedoch nicht nur nach TR-Resiscan, auch eine beweiswerterhaltende Langzeitspeicherung der relevanten Dokumente wird auf Basis der BSI-Richtlinie TR-ESOR gewährleistet. Entsprechende Systeme unterstützen effektiv die Bewertung und Vernichtung von Akten, Vorgängen und Dokumenten unter Berücksichtigung der digitalen Beweiswerterhaltung.

Die moderne E-Akte: Leicht zu integrieren, intuitiv zu bedienen

Die E-Akte-Lösung nscale eGov ist seit vielen Jahren im Public Sector etabliert und exakt auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung ausgerichtet. Das System ist intuitiv bedienbar und unterstützt etablierte Verwaltungsprozesse reibungslos. Intuitiv bedeutet hier auch, dass die Benutzeroberfläche die gewohnten Begrifflichkeiten aus der kommunalen Verwaltung abbildet, um Missverständnisse und lange Einarbeitungszeiten zu vermeiden.

Die Lösung ermöglicht berechtigten Mitarbeitern jederzeit Zugriff auf alle nötigen Informationen, unabhängig davon, aus welcher Arbeitsumgebung heraus diese aufgerufen werden sollen. Eine effektive Multiclient-Strategie macht dies möglich.

Barrierefreie Nutzung: E-Akte auch für Menschen mit Handicap

Ein weiterer entscheidender Punkt: Auch Menschen mit Einschränkungen können mit nscale eGov arbeiten. Die Software verfügt über zahlreiche Funktionalitäten, die eine barrierefreie Nutzung unterstützen, etwa in Bezug auf die Tastaturbedienbarkeit, Kontrastfähigkeiten oder die Einbindung verschiedener Screenreader.

„Nur durch die digitale Vernetzung kann eine Stadt den wachsenden Ansprüchen und Bedürfnissen ihrer Bürger noch gerecht werden. Ohne E-Verwaltungsarbeit geht deshalb künftig nichts mehr“, sagt Dörner. „Und ohne eine funktionierende IT mit attraktiven Anwendungen, die einen modernen Arbeitsalltag ermöglichen, wird man zudem keinen Verwaltungsnachwuchs finden – den man so dringend braucht.“

Lesen Sie weiter: Alexander Dörner gibt Einblicke in die Ausrichtung des neuen Expert Centers E-Government der Ceyoniq Technology

Weitere Informationen: www.ceyoniq.com/E-Government