KI-gestützte Posteingangsbearbeitung in der öffentlichen Verwaltung

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Das Unternehmen Ceyoniq unterstützt die öffentliche Verwaltung bei der Digitalisierung – mit einer KI-gestützten Lösung, die dabei hilft, den gesamten Posteingang zentral und effizient zu organisieren.

Für die öffentliche Verwaltung heißt Digitalisierung nach wie vor, die Herausforderung eines umfassenden Transformationsprozesses zu meistern. Mit dem Onlinezugangsgesetz (OZG) hat Deutschland sich das Ziel gesetzt, die wichtigsten Verwaltungsleistungen digital anzubieten. Damit werden neue Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung auch im öffentlichen Sektor immer wichtiger. Inzwischen können Bürgerinnen und Bürger diverse Kanäle nutzen, um mit Behörden zu kommunizieren. Zur Briefpost treten etwa E-Mail und Formularserver, um nur einige zu nennen.

Um ihren gesamten Posteingang zentral und effizient zu organisieren, brauchen Behörden digitale Lösungen wie nscale eGov von Ceyoniq. Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet hierfür einen digitalen Omnichannel-Posteingang: Der integrierte nscale Mailroom Reader erfasst alle Dokumente und Daten – egal über welchen Kommunikationskanal und in welchem Format diese eingehen.

Posteingangsbearbeitung mit KI – First steps

Mit dem nscale Mailroom Reader werden sämtliche Kommunikationskanäle in individuellen Posteingangsordnern gebündelt, die Daten strukturiert und klassifiziert – ganz ohne Medienbrüche. Dazu müssen Papierdokumente zunächst digitalisiert und Informationen extrahiert werden; eine sehr zeitintensive Tätigkeit, wenn die Daten manuell erfasst werden müssen. Dank der Unterstützung durch KI erfolgt die Posteingangsbearbeitung automatisiert: Dokumente werden identifiziert, klassifiziert und schließlich ausgelesen. Hierfür nutzt nscale eGov die modernsten KI-Technologien zur maschinellen Erkennung und Verarbeitung natürlicher Sprache.

Die Dokumente werden so in einen strukturierten Datensatz umgewandelt und mit wichtigen Metainformationen abgelegt. Diese Daten umfassen etwa die Kategorie des Dokuments und bestimmte Schlüsselinformationen.

Definierte Workflows für zentrale Geschäftsprozesse

Nach der automatisierten Klassifizierung und inhaltlichen Analyse der eingegangenen Post, weiß das System nun, um welche Art von Dokumenten und welche Sachverhalte es sich handelt und kann gezielt nachgelagerte Arbeitsprozesse anstoßen – etwa die Verteilung der Post oder die Rechnungsbearbeitung. Die Dokumente werden inklusive Meta-Daten automatisiert an das jeweilige Fachverfahren weitergegeben. Gleichzeitig sorgt die DMS-Lösung nscale eGov für die rechtssichere Aktenablage und Archivierung.

Erhöhte Sicherheit, mehr Zeit, geringere Kosten

Mit dem zentralen digitalen Posteingang haben Behörden jederzeit den vollen Überblick über alle eingehenden Dokumente und Daten. Indem alle nachgelagerten Verfahren direkt auf strukturierte Informationen zugreifen können, ist es möglich auch diese Prozesse effizienter zu gestalten. Die automatisierte Weiterleitung bietet mehr Transparenz und erhöhte (Informations-)Sicherheit durch klar definierte Zuständigkeiten und die lückenlose Dokumentation der Arbeitsprozesse. Da die manuelle Posteingangsbearbeitung entfällt, können Zeit- und Arbeitsaufwand drastisch reduziert werden. Dadurch werden wertvolle Kapazitäten für andere Verwaltungsaufgaben frei. Nicht nur die Beamten und Angestellten des öffentlichen Dienstes profitieren hier: Durch schnelle Bearbeitung und kurze Durchlaufzeiten gewinnen auch die Bürgerinnen und Bürger durch eine Automatisierung der Posteingangsbearbeitung mit KI.

Öffentliche Verwaltung in NRW profitiert von eAkte

Nordrhein-Westfalen hat bereits einen großen Schritt bei der Digitalisierung seiner öffentlichen Verwaltung gemacht und mehr als 55.000 Arbeitsplätze in über 150 verschiedenen Behörden vollständig digitalisiert. Eine zentrale Säule der elektronischen Verwaltungsarbeit ist hier die E-Akte nscale eGov. Der Einsatz sorgt in den nordrhein-westfälischen Behörden für entscheidende Effizienzsteigerungen über den gesamten Prozess der Aktenführung – von der Posteingangsbearbeitung über die Ablage und Archivierung bis hin zur Aussonderung.

Mehr zu nscale eGov erfahren Sie in der Websession-Reihe Verwaltung digital.

Kontakt:

Ceyoniq Technology GmbH
Boulevard 9
33613 Bielefeld
Tel.: 0521 9318-1000
E-Mail: info@ceyoniq.com
ceyoniq.com