KassenSichV und TSE in Servicestellen: So bleiben Sie revisionssicher

Yannik Neidiger, PPA. Leiter Produkt- und Projektentwicklung bei Consult-SK GmbH, berät Kunden bezüglich der TSE. Foto: Consult-SK GmbH

– ANZEIGE – Gemäß den Anforderungen der KassenSichV betrifft die Registrierkassenpflicht nur solche Kassen, an denen umsatzsteuerrelevante Bar- und Kartenzahlungen stattfinden. Dies ist auch in öffentlichen Verwaltungen der Fall, beispielsweise in Servicestellen wie Kulturbüros. Wobei die praktische Umsetzung vielerorts noch Fragen aufwirft, die es zu klären gilt.

“TSE? Darum kümmert sich doch der Kassenhersteller?!” Der erste Weg, um auf der revisionssicheren Seite zu bleiben, führt tatsächlich zum Kassenhersteller, der seine Kunden in der Regel bereits über die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) informiert hat. Dieser hat die Möglichkeit, sein Kassensystem durch eine Hardware-TSE-Lösung (üblicherweise per USB-Stick) oder – mittlerweile – durch eine Cloud-TSE-Lösung aufzurüsten.

Damit ist das Thema allerdings nicht vom Tisch. Die TSE macht nichts anderes, als eine Signatur zu jedem Geschäftsvorfall und damit einen sogenannten TAR-File zu erzeugen. Diese Datei sowie der Originalbeleg sind revisionssicher abzulegen und wie nach GoBD üblich über 10 Jahre vorzuhalten.

Warum es allein mit einer TSE nicht getan ist

In der KassenSichV ist in §4 festgehalten, dass eine einheitliche digitale Schnittstelle für den standardisierten Datenexport (DSFinV-K) existieren muss, um den Finanzbehörden eine Außenprüfung zu ermöglichen. Dabei werden verschiedenste Informationen zu einem Geschäftsvorfall (beispielsweise einem Verkauf) zu einer einzelnen Archivdatei zusammengestellt. Das heißt: Kommunen müssen ihre Kassendaten zeitnah und transparent zur Verfügung stellen können, Lücken in Transaktionsaufzeichnungen müssen erkennbar sein (siehe §2 KassenSichV). Eine Vollständigkeitskontrolle aller prüfungsrelevanten Daten ist unumgänglich.

Zudem ist die Erstellung einer Verfahrensdokumentation (nach GoBD) Pflicht, sodass für Prüfer klar ersichtlich wird, welchen Weg die Daten über Geschäftsvorfälle von der Kasse ins Archiv und zum Finanzwesensbeleg nehmen und vice versa. Man spricht hier von retrograder und progressiver Prüfbarkeit. Des Weiteren gilt es, sich mit der Bereitstellung der Prüfungsdaten auseinanderzusetzen: Wie können Z1-, Z2- und Z3-Zugriffe (zum Beispiel Datenträgerüberlassung) auf die Daten ermöglicht werden? Und wie komfortabel ist das Ganze?

Receipt4S Lite löst das Problem für SAP-Kunden

Für SAP-Kunden haben wir, die Consult-SK GmbH (SAP Silver Partner), eine bequeme Lösung parat, die sich in der Praxis bereits bei Ernstings Family, Porta Möbel, der Dohle und weiteren namhaften Lebensmitteleinzelhändler sowie Discountern und Entsorgern bewährt hat.

Receipt4S heißt das durch SAP zertifizierte Add-On, das als zentraler Einstiegspunkt zur Auditierung, Archivierung und dem Management aller POS-Daten in SAP dient. Ob Anwender SAP ERP, S4/HANA oder SAP CAR benutzen, ist für eine erfolgreiche Implementierung irrelevant. Die Lite-Version von Receipt4S orientiert sich speziell an den Anforderungen von öffentlichen Verwaltungen und Entsorgern.

Wer aktuell noch über keine TSE verfügt, kann aufatmen: Für Fälle, welche die SD-Faktura, das SAP-Kassenbuch oder Individualentwicklungen betreffen, beinhaltet Receipt4S Lite bereits eine Technische Sicherheitseinrichtung (TSE). Und wenn Sie jetzt denken: „Puh, so ein Software-Projekt dauert bestimmt ewig – was halsen wir uns damit auf?“, dann enttäuschen wir Sie ausnahmsweise gerne: Dank jahrelanger Erfahrung mit dem bewährten Add-On benötigen wir von Projektbeginn bis zum GoLive durchschnittlich nur sechs Wochen.

Die Funktionen im Überblick:

  • Übernahme und Verwaltung der prüfungsrelevanten Kassendaten
  • TSE-Integration bei SD Bar-/Sofortverkaufsprozess (VA01) und SAP-Kassenbuch
  • Problemlose Integration (ohne TSE) Ihrer Bestandskassen inkl. Software
  • DSFinV-K Export
  • Vollständigkeitskontrolle (automatisiert)
  • SAP S/4HANA kompatible Protokollierung sämtlicher Vorgänge (Journalfunktion)
  • Ablage der Originale und weiterer Daten 1:1 im angeschlossenen Archiv
  • Bereitstellung der Prüfungsdaten für den Z1-, Z2- und Z3-Zugriff
  • Werkzeuge zur progressiven und retrograden Prüfung SAP FI/CO und SAP CAR
  • Reportingfunktionen
  • On-Premise oder Cloud-Lösung
  • Bei Bedarf: UI5-Weboberfläche (SAP Fiori)

Noch Fragen? Gerne! Sie erreichen unseren Receipt4S Lite-Experten Yannik Neidiger per E-Mail unter yannik.neidiger@consult-sk.de und telefonisch unter 0571/783435-11.

Kontakt:

Consult-SK GmbH
Yannik Neidiger,  PPA. Leiter Produkt- und Projektentwicklung
Simeonsplatz 2
32423 Minden
Tel. 0571/783435-11
yannik.neidiger@consult-sk.de
www.receipt4s.de