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Die Grundsteuerreform hat für Kommunen Veränderungen in Bezug auf die Digitalisierung im Gepäck. Die Messbescheiddaten werden von den Finanzbehörden nun ausschließlich in elektronischer Form via ELSTER-Portal zur Verfügung gestellt. Papierbasierte Prozesse sind damit nicht mehr möglich.
Speziell für Kommunen, Kammern, Universitäten, Landschaftsverbände, Banken, Behörden, Anstalten oder Service-Provider steht im ELSTER-Portal das Verfahren ELSTER-Transfer bereit. Darüber lassen sich bestimmte Daten – wie eben die Messbescheiddaten für die Grundsteuer – elektronisch mit der Finanzverwaltung austauschen sowie Dokumente in die Postfächer von Anwendern einstellen.
Da die Rechenzentren der Partner der Finanzverwaltung bei Datenabholverfahren aber ausschließlich Rohdaten zur Verfügung stellen, bedarf es nun zwingend einer externen Software, in der diese aufbereitet und weiterverarbeitet werden. Städte und Gemeinden, die im Umfeld der Grundsteuer noch mit papierbehafteten Prozessen gearbeitet haben, sollten sich also zügig ein digitales System für die Bearbeitung ihrer Abgabeninformationen anschaffen.
Teilautomatisierung durch Software
Ein solches Programm, das den ELSTER-Transfer zuverlässig unterstützt, ist beispielsweise DATEV Kommunale Abgabe. Die elektronisch übermittelten Messbescheiddaten lassen sich darin sowohl für die Grundsteuer als auch für die Gewerbesteuer einfach einlesen. Im Zuge des Imports werden neue Finanzamtsaktenzeichen oder Steuernummern automatisiert im Bestand angelegt und neue Abgaben gebildet.
Ist für das importierte Finanzamtsaktenzeichnen oder die Steuernummer bereits eine Abgabe im System vorhanden, erzeugt der Import auf Basis des dahinterliegenden Sachverhaltes eine entsprechende Korrekturversion. Die durchgeführten Aktionen werden in einem Ergebnisprotokoll dokumentiert. Sollten sich seitens der Finanzverwaltung Änderungen am Satzaufbau der Importdateien ergeben, werden diese zeitnah in der Importschnittstelle angepasst.
Reibungsloser Prozess, geprüfte Datenqualität
Vor dem ersten Import ist es sinnvoll, die Datenqualität des zuständigen Finanzamtsaktenzeichen- und Steuernummernbestands zu prüfen. Das eindeutige Zuordnungskriterium für die elektronische Verarbeitung ist das Finanzamtsaktenzeichen bzw. die Steuernummer. Ein Import ist nur möglich, wenn diese mit den von den Finanzbehörden geführten Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern übereinstimmen.
Im Hinblick auf die Umsetzung der Grundsteuerreform empfiehlt es sich, den Datenbestand zu prüfen und gegebenenfalls zu bereinigen. Zu beachten ist, dass die Finanzamtsaktenzeichen und Steuernummern in den Importdateien rein numerisch übermittelt werden und deswegen weder Sonderzeichen noch Trennstriche enthalten dürfen. Falls Sonderzeichen und Trennstriche enthalten sind, müssen diese deshalb entfernt werden.
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