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In kommunalen Verwaltungen und Unternehmen sind Effizienz und Struktur entscheidend, um den täglichen Arbeitsalltag reibungslos zu gestalten. Mit intelligenten Büromanagementtools der Thax Software GmbH können Prozesse optimiert, Ressourcen gespart und Abläufe beschleunigt werden.
KI-Spracherkennung und Diktatmanagement
Ein zentraler Bestandteil vieler Verwaltungen ist die effektive Schriftsatzverarbeitung, die Protokollierung von Sitzungen sowie die schriftliche Dokumentation wichtiger Besprechungen und Entscheidungen. Statt auf analoge Diktiergeräte und manuelle Transkriptionen zu setzen, können Behörden mit Diktat-Workflowsoftware effizienter arbeiten. Diese innovative Technologie ermöglicht es, Schriftsätze und Sitzungsaufzeichnungen direkt in die entsprechenden Akten zu übertragen, und spart somit wertvolle Zeit und Ressourcen. Ein Beispiel hierfür ist der Landkreis Lüneburg, der erfolgreich das digitale Diktiersystem „Findentity Dictate“ von Thax Software in Verbindung mit der mitgelieferten Dragon-Spracherkennung von Nuance einsetzt, um den Schreibdienst im Gesundheitsamt, Rechtsamt und weiteren Referaten maßgeblich zu entlasten.
Dokumentenmanagement für kommunale Unternehmen
Doch nicht nur die Sprachverarbeitung, auch das Dokumenten- und Vorgangsmanagement spielt eine entscheidende Rolle in kommunalen Verwaltungen und Unternehmen. Ein leistungsfähiges Kunden- und Dokumentenmanagementsystem (CRM und DMS) ermöglicht es, Vorgänge und Dokumente übersichtlich zu verwalten, farblich zu markieren und mit Metadaten zu versehen. Die Gemeindewerke Gilching etwa setzen „Findentity Office“ erfolgreich als Kundenverwaltungs- und Dokumentenmanagementsystem ein. Durch die gezielte Verknüpfung von elektronischen Aktendaten und automatisierten Textvorlagen wird der Workflow optimiert, und dank einer schnellen Volltextsuche können Dokumente schnell und unkompliziert gefunden werden. Einen optimalen Überblick über alle Vorgänge eines Projekts bietet die elektronische Akte mit den dokumentierten Aktivitäten, mit Wiedervorlagen und der nahtlosen Integration des Dokumentenmanagements.
Inventarisierung und Aktensuche
Auch die Inventarisierung von Gegenständen, wie Mobiliar, Geräten und Elektronik, stellt viele Kommunen vor Herausforderungen. Oft werden dafür noch Excel-Tabellen genutzt, die jedoch umständlich zu pflegen und fehleranfällig sind. Moderne Lösungen auf Basis von Radiofrequenz-Identifikation (RFID) oder Barcode-Technologie können hier Abhilfe schaffen. Der Emschergenossenschaft Lippeverband beispielsweise setzt erfolgreich auf die digitale Wartungsdokumentation durch das Scannen von Barcodes mit der Software „Findentity Finder“. So können Inspektionen effizient dokumentiert und nachverfolgt werden, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt.
Das System lässt sich auch auf Akten anwenden und damit die zeitraubende Aktensuche systematisieren. Die RFID-Transponder oder Barcodes der Akten werden über Lesegeräte Räumen, Arbeitsplätzen, Aktenschränken, Regalfächern oder auch Personen zugeordnet. Über einen Raumplan am Monitor können die Akten dann schnell gefunden werden.
Fazit
Die Anwendungsbeispiele verdeutlichen eindrucksvoll, wie Kommunen und Verwaltungen mit intelligenten Büromanagementtools manuelle Arbeitsprozesse digitalisieren und dadurch gerade in Zeiten des Fachkräftemangels und steigender Anforderungen Zeit, Ressourcen und Kosten einsparen können. Eine flexible und anpassungsfähige Büromanagement-Software, die verschiedene Aufgabenbereiche miteinander verknüpft, ist dabei unerlässlich, um eine reibungslose Integration mit bestehenden Systemen zu gewährleisten. Mit innovativen Lösungen können kommunale Verwaltungen und Unternehmen ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten und sich so auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
KommDIGITALE 2024
Besuchen Sie uns vom 19. bis 21. November auf der KommDIGITALE in Bielefeld und überzeugen sich von unseren digitalen Lösungen für das effiziente Büromanagement. Sie finden uns auf dem Gemeinschaftsstand des Bundesverbands IT-Mittelstand (BITMi), Stand B4.
Kontakt:
Thax Software GmbH
Halberstädter Str. 6
10711 Berlin
Ansprechpartner:
Thorsten Bartsch
Tel.: 030 89064140
E-Mail: info@thax.de
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