E-Rechnungsbearbeitung sicher und einfach – mit der OfficeMaster Suite von Ferrari electronic

Pro Jahr werden vorsichtigen Schätzungen zu Folge in Deutschland noch 30 Milliarden (!) Papierrechnungen versandt. Da 15 Prozent des deutschen Bruttoinlandsprodukts auf öffentliche Auftraggeber zurückgehen, ergäbe eine vorsichtige Schätzung rund 4,5 Milliarden Papierrechnungen an die öffentliche Verwaltung. Doch mit den Digitalisierungsvorschriften von Bund und Ländern ist das Ende der Papierrechnungen in der öffentlichen Verwaltung längst eingeläutet. Der Bund ist hier mit der Umsetzung des E-Government-Gesetzes seit 2018/19 vorne dran, die Länder folgen unterschiedlich schnell und auf unterschiedlichen Wegen in Richtung E-Rechnung. Auch für Unternehmen im B2B-Bereich wird es ab 2025 ernst, sie dürfen dann nur noch E-Rechnungen untereinander stellen. Für Auftraggeber aus der öffentlichen Verwaltung bedeutet dies, dass sie E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen; von Behörden und Verwaltungen beauftragte Unternehmen müssen sich in die Lage versetzen, E-Rechnung zu versenden. Ideal dafür geeignet ist die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic aus Berlin.

E-Rechnung
Intelligente Unified-Communications-Lösungen wie die OfficeMaster Suite sind der Motor jeder agilen und modernen Verwaltung. Bild: Ferrari electronic AG

Gesetzgeber und nachgeschaltete Standardisierungs- und Organisationsgremien in Deutschland und der EU haben genau definiert, was eine E-Rechnung ist: „Eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, welches ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht.“ Damit wird der Anspruch formuliert, dass Rechnungen auch gleich digital weiterverarbeitet werden müssen und Rechnungsinformationen nicht per Hand in die weiterverarbeitenden Systeme übergeben werden. Nur dann greifen die Vorteile der Digitalisierung: Fehler werden vermieden, die Effizienz gesteigert und gleichzeitig die Mitarbeitenden entlastet.

E-Rechnungen mit ZUGFeRD und X-Rechnung versenden

Die öffentliche Verwaltung, ihre Behörden und ihr nachgeordnete Stellen, wie Landesämter, Staatsbetriebe, Polizei und Feuerwehr etc., stehen vor der Herausforderung, den elektronischen Datenaustausch, der natürlich auch den Empfang von Rechnungen umfasst, so zu gewährleisten, dass elektronische Rechnungen nicht nur als Ganzes gesehen, sondern die Inhalte auch automatisiert gelesen werden können. Hier kommen die Standards ZUGFeRD und X-Rechnung ins Spiel. Das Auslesen der strukturierten Rechnungsdaten einer X-Rechnung, die auch in ZUGFeRD enthalten ist, bildet die Grundlage für die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung.

Sicheres Datenaustauschformat NGDX versteht E-Rechnungen

Klar im Vorteil sind Unternehmen und Behörden, die den elektronischen Rechnungsversand und -Empfang reibungslos umsetzen können. Das ist die Kernkompetenz von Ferrari electronic, einem Berliner Spezialisten für Unified Communications, und seiner OfficeMaster Suite: Mit dem von Ferrari electronic entwickelten Standard Next Generation Document Exchange, NGDX, lassen sich hybride Dokumente austauschen, die vom Menschen gesehen und von der Maschine gelesen werden können. Mit NGDX gehen Dokumente im Original, verlustfrei und End-to-End, inklusive Farben, Formatierungen und in hoher Auflösung, als PDF direkt im E-Mail-Postfach des Empfängers ein, und können im Falle einer X- oder ZUGFeRD Rechnung gleich automatisch weiterverarbeitet werden Potenziell schädliche, aktive Inhalte wie Hyperlinks oder Applikationen, über die häufig Schadprogramme eingeschleust werden, sind von der Übertragung ausgeschlossen.

Manipulationsschutz, Verschlüsselung, rechtsgültige Empfangsbestätigung sorgen dafür, dass auch bei elektronischen Rechnungen Rechtssicherheit wie auf dem Postweg besteht. Es gibt daher keine Ausrede mehr für nicht versandte oder nicht empfangene Rechnungen.

Nahtlose Integration in vorhandene Systeme

Doch die OfficeMaster Suite überzeugt noch weiter: Da sie kompatibel mit bestehenden Kommunikationsinfrastrukturen wie etwa E-Mail ist, können Rechnungen ganz einfach auch auf diesem Weg verschickt werden. Damit besteht für Mitarbeitende keine Notwendigkeit, sich in eine weitere Software einzuarbeiten. Die Integration in bestehende IT-Umgebungen und Workflows ist möglich, so dass die automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnung vom digitalen Eingangsstempel, über die Freigabe bis hin zur Zahlung und anschließenden rechtssicheren Archivierung ohne Medienbruch erfolgt.

Falls vorhandene IT-Systeme keine elektronischen Rechnungen empfangen können, kann die OfficeMaster Suite eine X-Rechnung aus dem ZUGFeRD -Dokument extrahieren, ein ZUGFeRD -Dokument per Fax versenden oder per Web-Schnittstelle bereitstellen.

Fazit: Innovative Dokumentenaustauschlösungen wie die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic heben den Versand, Empfang und die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen c auf eine neue Stufe. Sie sind Wegbereiter für die Digitalisierungsvorhaben und -pflichten aller Bundes- und Landesbehörden sowie nachgeordneter Verwaltungsstellen.

Mehr Infos zur OfficeMaster Suite

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