ANZEIGE
Mit FP Sign können Kommunen Verträge, Genehmigungen und Bescheide digital signieren und siegeln. Für revisionssichere Freigabeprozesse, die Ihre Verwaltung sicher digitalisieren.
Der öffentliche Sektor steht derzeit vor großen strukturellen Veränderungen. Laut dem dbb Monitor Öffentlicher Dienst 2025 fehlen bundesweit rund 570.000 Beschäftigte, Tendenz steigend (dbb.de). Gleichzeitig erwarten Bürgerinnen und Bürger zunehmend digitale, einfache und transparente Verwaltungsprozesse – der eGovernment MONITOR 2025 der Initiative D21 zeigt, dass über zwei Drittel der Bevölkerung vollständig digitale Verwaltungsleistungen bevorzugen (initiatived21.de).
Diese Entwicklung stellt öffentliche Einrichtungen vor eine doppelte Herausforderung: Sie müssen mit weniger Personal mehr Effizienz erreichen – und dabei höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen. Denn Digitalisierung bedeutet nicht nur Geschwindigkeit, sondern vor allem Vertrauen. Dokumente, Genehmigungen oder Verträge mit sensiblen Informationen verlangen in ihrer Bearbeitung nachweisbare Integrität, fälschungssichere Prozesse und volle Transparenz über den gesamten Dokumentenlebenszyklus hinweg. Eine Lösung für die Vertrauensfrage: Digitale Signaturen und elektronische Siegel mit Datenverarbeitung in Deutschland.
Digitale Signaturen und Siegel: Unterschätzte Tools in der Verwaltungsarbeit
Die öffentliche Hand steht an einem Wendepunkt: Digitale Prozesse sind in vielen Behörden etabliert, doch noch immer fehlt oft die letzte Stufe zur vollständigen Rechts- und Manipulationssicherheit. Genau hier entfalten digitale Signaturen und elektronische Siegel ihre Wirkung – sie sichern die Authentizität und Nachvollziehbarkeit von Verwaltungsdokumenten.
Die eIDAS-Verordnung der Europäischen Union bildet seit 2016 den verbindlichen Rahmen für elektronische Identifizierungs- und Vertrauensdienste. Sie stellt sicher, dass elektronische Signaturen und Siegel in allen EU-Mitgliedstaaten rechtlich anerkannt sind. Behörden können so elektronische Siegel – sogenannte Behördensiegel – verwenden, um amtliche Dokumente wie Urkunden, Bescheinigungen, Beschlüsse oder Mitteilungen rechtskonform zu validieren.
Während eine elektronische Signatur die Unterzeichnung durch eine natürliche Person belegt, weist das elektronische Siegel die Herkunft eines Dokuments von einer juristischen Person – etwa einer Kommune oder Behörde – nach. Ergänzt um Zeitstempel und nachweisbare Prüfpfade entsteht ein vollständiger Schutzkreis: Jede Signatur, jedes Siegel, jeder Freigabeprozess wird automatisch dokumentiert und revisionssicher nachverfolgt.
Anwendungsfelder in der kommunalen Verwaltung
Elektronische Signaturen und Siegel kommen in der öffentlichen Verwaltung überall dort zum Einsatz, wo Dokumente nachvollziehbar, fälschungssicher und rechtsverbindlich erstellt werden müssen:
- Arbeits- und Dienstverträge: Digitales Personalmanagement wird mit hybriden Arbeitsmodellen immer relevanter. Verträge können ortsunabhängig signiert und anschließend mit einem elektronischen Siegel versehen werden. Der gesamte Workflow bleibt revisionssicher dokumentiert – ein Plus für mobiles Arbeiten und effiziente Freigabeprozesse.
- Genehmigungen und Bescheide: Ob Bewohnerparkausweise, Veranstaltungs- oder Ausnahmegenehmigungen – elektronische Siegel stellen sicher, dass behördliche Dokumente unverändert und eindeutig zuordenbar bleiben, auch wenn sie weitergeleitet werden.
- Nachweise und Urkunden: Meldebescheinigungen, Personenstandsurkunden oder Zeugnisse können digital signiert und gesiegelt werden. Empfänger erhalten ein digitales Original, das inhaltlich unveränderbar und jederzeit prüfbar ist, unabhängig vom Übermittlungsweg.
- Einzelverträge und Vereinbarungen: Viele kommunale Prozesse beruhen auf individuellen Vertragsabschlüssen – etwa bei der Vermietung oder Verpachtung von Liegenschaften (z.B. Sportstätten), für Beiträge zur Kindertagesstätte inklusive SEPA-Mandat oder bei Vergabeverträgen im Beschaffungswesen. All diese Einzelverträge können mittels digitaler Signaturen rechtskonform abgebildet werden.
FP Sign: Die Lösung für Dokumentenintegrität in der öffentlichen Hand
FP Sign unterstützt dabei, Freigabe- und Genehmigungsprozesse medienbruchfrei zu digitalisieren. Über eine benutzerfreundliche Web-Anwendung können Behörden Dokumente rechtskonform signieren, siegeln und in Echtzeit nachverfolgen – inklusive automatischer Zeitstempel, revisionssicherer Audit-Trails und flexibel gestaltbarer Genehmigungsprozesse. Die Plattform lässt sich nahtlos in bestehende Verwaltungsinfrastrukturen integrieren, etwa in Dokumentenmanagementsysteme oder Fachverfahren, und unterstützt sowohl einfach strukturierte Abläufe (z. B. Bescheidfreigaben) als auch komplexe, mehrstufige Genehmigungsverfahren (z. B. Rechnungsfreigaben oder Vertragsabschlüsse). Mit intuitiver Drag-&-Drop-Konfiguration können Genehmigungsabläufe ohne Programmierkenntnisse angepasst werden.
Mit seinem 360-Grad-Funktionsumfang bietet FP Sign eine technische und rechtliche Klammer für Dokumentenintegrität: Ein einmal signiertes oder gesiegeltes Dokument bleibt unverändert, überprüfbar und vertrauenswürdig – unabhängig von der Zahl der Bearbeitungsschritte oder der Dauer der Archivierung. Jeder Schritt im Freigabeprozess wird protokolliert, jede Handlung nachvollziehbar dokumentiert.
100% deutsche Datensouveränität und zertifizierte Sicherheit
FP Sign steht für höchste Sicherheit und Datenschutz in der digitalen Vertragsabwicklung. Die von FP Digital entwickelte und betriebene Lösung erfüllt die C5-Standards des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), während FP Digital selbst nach ISO 27001 zertifiziert ist. Damit garantiert FP Sign 100 % deutsche Datensouveränität – ohne Abhängigkeit von US-Cloud-Diensten.
Gemäß der europäischen eIDAS-Verordnung ermöglicht FP Sign das Unterzeichnen und Siegeln von Dokumenten mit verschiedenen Vertrauensstufen – von der fortgeschrittenen bis hin zur qualifizierten elektronischen Signatur bzw. dem qualifizierten elektronischem Siegel. So werden auch besonders sensible Verwaltungsprozesse, etwa im Personalwesen, manipulationssicher abgebildet.
Die Signaturlösung wird in zertifizierten deutschen Rechenzentren gehostet, sodass Behörden die volle Kontrolle über Speicherorte, Zugriffe und Berechtigungen behalten. Mittels White-Labeling und eigener Sub-Domains kann die Web-Anwendung nach individuellen Designvorgaben gestaltet werden – für Signaturvorgänge, die das Look & Feel der Kommune widerspiegeln und zusätzlich Vertrauen schaffen. FP Sign ist skalierbar, vom kommunalen Pilotprojekt bis zur länderübergreifenden Einführung und schafft die Basis für eine effiziente, sichere und vertrauenswürdige digitale Verwaltung.
Vertrauen schaffen durch digitale Integrität
Digitale Verwaltung bedeutet mehr als papierlose Prozesse: Sie steht für Nachvollziehbarkeit, Transparenz und Sicherheit. FP Sign ermöglicht genau das – durch rechtskonforme elektronische Signaturen, Siegel und Prüfpfade, die Manipulationen ausschließen. So wird aus Digitalisierung echte Modernisierung: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit – und vor allem mehr Vertrauen in Verwaltungsarbeit, die die Zukunft gestaltet.
Hier erhalten Sie mehr Informationen über FP Sign
Kontakt:
FP Digital Business GmbH
Barbara-McClintock-Straße 11
12489 Berlin
E-Mail: info@fp-dbs.com
www.fp-dbs.com
